會計憑證檔案15年保管期限存在的法律隱患

近兩年，為了有效解決會計檔案大量占用檔案庫房及保管難度大等問題，筆者所在的中原油田檔案館開展了保管期滿會計檔案鑒定銷毀工作。在鑒定銷毀工作中，筆者經過對會計憑證內容的分析，發現“會計憑證的保管期限為15年”的主張存在法律隱患。

1 會計憑證中涉及的法律隱患

1.1 民法隱患。在我國，民事法律關系的一般訴訟時效（法律有特殊規定的除外）為兩年，同時，《民法通則》第137條明確規定：“訴訟時效期間從知道或者應當知道權利被侵害時起計算。但是，從權利被侵害之日起超過二十年的，人民法院不予保護。有特殊情況的，人民法院可以延長訴訟時效期間。”這是對訴訟時效的起算日以及最長訴訟時效為20年作出的規定。許多民事案件，尤其是工傷補償、工資待遇、房產權屬、安置補償、繼承等糾紛，牽涉的相應法律關系的處理，一般都需要適用當時的法律、法規、規章或者是文件的規定，相應地，需要使用十五年前，甚至是二十多年前的相關資料和憑證作為證據。例如，某律師處理過的一起原告訴某國有企業侵權事故索賠案件中，被告主張原告的侵權事故發生在二十一年前，按照《民法通則》的規定，原告的主張不應受到法律保護。而該律師作為原告代理人，在詳盡翻閱了相應企業改制變更檔案資料的基礎上，確定了發生侵權事故時的責任主體，以此為切入點，幸運地發現了21年前處理該侵權事故的一紙《會議紀要》，該《會議紀要》作為當時賠償的依據已經作為會計憑證歸檔，其中同時提及，“鑒于傷者尚且年幼，不宜安裝假肢，建議待其成年后考慮安裝”。正是這樣的所謂“建議”，解決了原被告雙方當年賠償協議中沒有涉及的假肢安裝問題，據此原告主張訴訟期的起算時間應當是原告成年之日，而不是侵權事故發生之日。換言之，即使過了二十年的法定最長保護期限，原告的主張也可以得到支持。基于此，在法院的調解下，雙方就假肢安裝問題達成了和解。試想，如果相應會計憑證在十五年或者二十年后被銷毀，那么，原告的主張將成為“無源之水無本之木”。在講和諧的大背景下，目前司法實踐中，主張“重實體，輕程序”的大有人在。在“誰主張，誰舉證”的民事訴訟證據框架下，一旦當事人，甚至司法機關無法獲取十五年前的資料，那么，很有可能就會歸咎責任于檔案管理部門，從而導致檔案管理部門承擔不必要的民事責任。

1.2 刑法隱患。從刑事法律關系角度講，十五年銷毀會計憑證也是存在風險的。我國《刑法》第87條明確規定：“犯罪經過下列期限不再追訴：……（三）法定最高刑為十年以上有期徒刑的，經過十五年；（四）法定最高刑為無期徒刑、死刑的，經過二十年。如果二十年以后認為必須追訴的，須報請最高人民檢察院核準。”該法第88條同時規定：“在人民檢察院、公安機關、國家安全機關立案偵查或者在人民法院受理案件以后，逃避偵查或者審判的，不受追訴期限的限制。”很顯然，犯罪行為的追訴期限超過十五年、二十年，甚至更長時限的情況是存在的。許多經濟案件中，早期會計憑證的妥善保管在提供破案線索方面發揮了至關重要的功效。例如，在一起刑事案件中，一張十八年前的業已作為會計憑證歸檔的火車票和帶有犯罪嫌疑人身份證號碼的住宿證明，就起了至關重要的作用，與其他相關證據相互佐證，排除了犯罪嫌疑人出差期間在另一地點作案的嫌疑。相反，如果類似的會計憑證在到達保管期限后被銷毀，那么，可能導致案件偵破受阻甚至案件關鍵證據滅失，也不排除司法機關追究檔案管理部門的行政責任的可能性。

2 避免會計憑證檔案法律隱患的幾點對策

2.1 制定出存在法律風險的憑證目錄。就目前情況看，重新劃分會計憑證保管期限不太現實，筆者認為，可以由檔案管理部門牽頭，組織財務、法律等相關部門共同制定出存在風險的會計檔案目錄，在開展會計憑證銷毀工作時作為鑒定甄別的依據，不進行銷毀。

2.2 加強鑒定甄別工作。筆者認為，企事業單位在銷毀會計檔案工作中必須在鑒定甄別環節多下工夫，要求鑒定人員必須認真細致，對照會計賬簿、年度財務報告，遂頁翻閱每個憑證。會計檔案鑒定小組對保管期滿的會計檔案要逐卷進行鑒定，填寫《會計檔案鑒定登記表》，提出檔案“存毀”意見。

2.3 拍照刻盤留底。為了確保萬無一失，中原油田檔案館在進行會計憑證檔案銷毀時，對擬銷毀會計憑證檔案，進行拍照刻盤，作為會計檔案的電子檔案進行保存。這樣萬一將來有需要用的，仍可以從電子檔案中查閱到需要的信息。

（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2013-04-16）