企業集團網絡報銷模式優化研究

摘 要： 將計算機應用于會計核算、財務成本領域，稱為“會計電算化”。電算化使企業逐漸告別手工賬時代。會計電算化也改名為會計信息化，由計算機模擬傳統會計流程，逐漸發展為通過信息技術使會計流程重組。本文將流程再造的思想引入會計領域，再造網絡報銷流程，方便數據采集，利用信息技術的新發展，重新構建會計信息系統，改善目前網絡報銷系統開發應用狀況，發揮管理會計在智能化企業中的重要作用，真正實現會計從事后算賬轉向事前的預測、事中的控制的職能。此外，通過SOA架構，使企業集團各管理系統間基于科學智能的平臺，實現系統間無縫銜接，使信息資源整合，達到互聯互通，為企業信息化集成發展提供可行途徑。

關鍵詞： 會計信息化 信息技術 網絡報銷 模式優化

一、研究目的和意義

我國的會計信息化始于20世紀80年代初。將計算機應用于會計核算、財務成本領域，稱為“會計電算化”。電算化使企業逐漸告別手工賬時代。90年代，受網絡技術為核心的信息技術的不斷沖擊，會計電算化不斷向集成化發展。會計電算化也改名為會計信息化，由計算機模擬傳統會計流程，逐漸發展為通過信息技術使會計流程重組。21世紀，數字網絡高度發達，數據庫、電子商務的快速發展，以及物聯網、云計算等技術直接推動了商品化會計軟件的普及，財務軟件向智能化一體化發展。

本文將流程再造的思想引入會計領域，再造網絡報銷流程，方便數據采集，利用信息技術的新發展，重新構建會計信息系統，改善目前網絡報銷系統開發應用狀況，發揮管理會計在智能化企業中的重要作用，真正實現會計從事后算賬轉向事前的預測、事中的控制的職能。此外，通過SOA架構，企業集團各管理系統間基于科學智能的平臺，實現系統間無縫銜接，使信息資源整合，達到互聯互通，為企業信息化集成發展提供可行途徑，因此，對于集團企業網絡報銷流程的優化研究，既有理論意義，又有現實意義。

二、國內研究現狀

國內最早關于網絡報銷的理論研究始于2003年，由申亞楠和李洪濤提出。他們認為，網絡報銷應該基于因特網的財務報銷流程，在這一流程下，員工可以在任何時間，從任何地點提交財務報銷申請，領導則可用數字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業務審批，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可通過網上銀行進行付款。同時認為，信息技術使報銷流程重組優化，將報銷與網上銀行、賬務處理系統對接，實現流程自動化是財務工作的一次革命。

張瑞君在《會計流程再造》一文中提出，會計應從實時控制觀出發，以流程再造理論為指導，分析傳統流程的缺陷，利用信息技術重構會計流程，為報銷流程優化提供理論基礎。

張擁軍在《行政事業單位網上報銷模式探討》一文中提出，優化網絡報銷，需要統一核算指標，加強預算編制，推進報銷原始單據的數字化影像，設定預算額度、審批流程、審批權限、預警控制等內控關鍵點，并通過軟件系統，固化預算數據的歸屬單位、使用額度、使用時間、使用范圍，規范單據的流轉程序及領導審批權限。

三、企業集團財務報銷的發展現狀

1.傳統財務報銷模式

傳統的財務報銷模式下，公司與銀行的財務交割，公司與員工的財務報銷，分公司與下屬子公司的財務申請與轉賬，都是以書面單據和手工簽字完成的，即報銷人員填寫紙質單據，提交部門領導審批簽字，領導審批后再到財務部門審核后報賬付款。這種報銷模式看起來流程清晰，但本身存在著資金管理分散、信息滯后、對賬困難的問題。尤其是隨著企業規模的擴大，報銷業務量大大增加。同時，在跨地域多主體發展的企業集團內，這種親力親為的報銷模式無法得到及時的處理，財務管理在空間上限于一地，財務工作效率低下，無法滿足集團財務集中管控和信息共享的要求，使企業集團信息化規模效益、協同效益無法發揮。

2.網絡報銷模式

鑒于傳統報銷模式對企業集團發展的種種障礙，許多具有創新思維和遠見的企業集團基于集團管控和財務信息共享目的出發，積極引進或開發網絡報銷系統，有助于企業報銷業務的高效進行和內部控制的有效執行。在現有的應用網絡報銷模式的企業中，大部分網絡報銷系統主要分為員工提單、領導審批、財務審核、財務付款、查詢等功能模塊。在網絡報銷模式下，流程處理電子化，母子公司之間、員工與公司之間及銀行與公司之間的資金交割業務，只需要報銷人員在系統中下載或選擇報銷模板，填寫好金額等具體內容后，上傳或發送審批，網絡報銷系統會根據具體的報銷內容和審批權限將其分派給不同的審批人員，審批人員按照預算業務開支計劃和自己的權限審核會簽，如果報銷業務符合預算和業務需要，審批人員確認核準，就將審批過的單據發送給財務審核人員。如果報銷業務不符合預算或與業務具體發生情況不一致，就將單據返回申請報銷人，修改后繼續進入報銷程序。財務審核人員查詢收到審批后的電子單據后，復核無誤后，直接交由網銀支付，實時掌控支付情況。報銷系統也能自動根據報銷業務進行的階段自動轉入下一步驟，無需人工提醒或等待。

3.網絡報銷的優勢和作用

網絡報銷快捷、遠程、嚴格的預算管理、高效協同的特征，符合集團企業對于加強內部控制，建設集團一體化信息平臺的要求，因此，采用了網絡報銷系統的企業集團均取得了良好的效益，極大改變了財務管理方式，提高了會計工作效率。

4.企業集團采用網絡報銷存在的問題

鑒于傳統報銷流程的弊端和企業會計信息化的發展，許多國內外的企業集團都開始應用網上報銷模式，國內相關報銷軟件也發展迅速。“網絡報銷”很可能在扮演類似當年“會計電算化”的這個角色，這個看似基于互聯網的小小應用，正在引導企業進入管理會計應用新時代，包括安財、諾亞舟元年在內的一批眼光獨到的新興軟件企業已經在此領域耕耘多年，和傳統的財務軟件企業用友、金蝶等公司一起構成了“網絡報銷”系統領域的興起。中興通訊、煙臺萬華、中國石油等知名企業集團中對于網絡報銷的實際應用也得到了良好的評價。

然而，對于本土企業，國外網絡報銷軟件通用性不強，如IBM、微軟等公司均自行開發了內部使用的網絡報銷系統，但這些系統和開發公司的具體情況具有很強的關聯性，而不是通用的系統。國內大部分報銷軟件的設計還是對傳統財務流程的模仿和電算化，并未真正從整個流程上進行科學整合。僅在軟件使用過程中，發現問題解決問題，未能從源頭上杜絕問題的發生，沒有從企業整個系統出發，軟件只能實現簡單的業務報銷功能，而數據查詢分析及預算控制等功能相對薄弱，算不上是真正的網絡報銷。

四、基于SOA的集團企業網絡報銷流程再造

1.SOA架構

面向服務的體系結構（service-oriented architecture，SOA）是一個組件模型，它將應用程序的不同功能單元（稱為服務）通過這些服務之間定義良好的接口和契約聯系起來。接口是采用中立的方式進行定義的，它應該獨立于實現服務的硬件平臺、操作系統和編程語言。這使得構建在各種這樣的系統中的服務可以以一種統一和通用的方式進行交互，為系統集成提供了一套可行的方案。

SOA的基本結構，主要包含3個角色：服務提供者、服務注冊中心、服務請求者。服務提供者提供服務，并進行注冊以使服務可用，它提供處理一系列特定的服務接口。服務注冊中心起中介作用，它是服務的注冊場所，匯集了大量的在線Web服務。服務提供者在服務注冊中心發布他們的服務描述或幫助查找Web服務。服務請求者通過服務注冊中心查詢服務地址然后調用服務。以上3個角色是根據邏輯關系劃分的，在實際應用中角色之間可能有交叉，一個Web服務既可以是Web服務提供者，又可以是Web服務請求者，或者二者兼而有之。

2.基于SOA架構的網絡報銷

由于SOA更強調信息技術與業務流程緊密結合在一起，因而能夠更加精確地表示業務模型，更好地支持業務流程，企業可通過靈活的基礎設施和業務流程自動化擴大自己的戰略優勢。采用面向服務架構（SOA）和業務整合技術，實現了這種靈活性和流程自動化。網絡報銷系統如果采用面向服務的體系結構，通過各應用之間的整合，則可解決不同操作平臺、不同應用系統、不同數據庫類型、不同網絡結構之間信息的共享問題，綜合統籌設計成為低成本、高效率、性能勻稱、可擴充和可維護的系統，可以滿足不同企業信息化水平和業務不同而導致的報銷系統模塊差異，極大地提高網絡報銷軟件的商品化程度，促進報銷系統的發展成熟。

網上報銷系統作為面向業務流程的前端系統，起著信息收集平臺的作用，所有的費用支出都可以通過網上報銷系統收集數據，規范數據，完成數據的共享和集成。利用SOA架構，結合業務流程管理，企業整個業務流程表現為一系列協調統一的服務創新，各業務流程可互相連接，并可通過服務器監視業務流程，動態地做出響應進行調整，各管理系統間接口靈活，幫助異構系統的整合集成，將實現財務與業務信息的穿透、核算與管會的信息聯動、集中式財務核算管理、集中統一的辦公管理平臺，從而達到運營管理信息一體化的目標，提高所有流程的效率和自動化程度。

企業可通過構建高速網絡傳輸平臺來實現報銷系統數據傳遞的高效協同。采用企業服務總線（ESB），提供企業內每個功能孤島的可訪問性和一致的策略執行，包括安全、更高的可用性和更嚴格的服務水平。配備好ESB后，組織可以輕松快速地連接這些孤島并填補空缺以實現總部與分支機構、內部各部門之間及各系統間的暢通無阻的數據傳輸，方便集中管控，實現共享協同。

除了擔當運輸工具之外，ESB還可用做職能路由器、翻譯器、策略執行器、聚合器與監控器。管理報銷業務的消息流，應用管理和安全策略，以支持整個SOA管理。

3.網絡報銷的流程再造

企業流程再造工程是對企業的業務流程作根本性的思考和徹底重建，其目的是在成本、質量、服務和速度等方面取得顯著的改善。但是，流程再造在實踐來看，追求“根本性”思考、“徹底性”再設計的“流程重組”的成功率不高，困難很多，阻力很大，難以大面積推廣。因此，以“流程重組”的思想指導流程優化的工作，充分考慮大型企業集團的特點，分步實施，逐漸優化。

（1）再造后的報銷業務功能模塊

信息化的基礎是標準化，只有標準化的信息化才是有發展前途的，只有標準化的內部控制才是有效的。因此，內部控制建設的信息化，首先是要解決內部控制及其業務流程的標準化的問題，否則就是內部控制建設的信息化同大多數管理信息化建設一樣會形成“拍腦袋”工程，造成信息化建設的被動或巨大浪費。通過網絡報銷，企業想實現即時報銷、高效的資金管理、數據及時全面采集和分析，剛柔結合的預算控制，最終達到企業集中核算，協同運作的目的。但是最核心的還是高效的報銷流程，因此，在網絡報銷流程優化的過程中，主要以完善簡化報銷流程，輔之以預算和資金管理功能，網絡報銷系統就能夠達到高效智能的目標。當然，基于SOA架構，整個業務是一條動態的流程，業務模塊也隨著企業外部業務和環境的需求變化，因此，落實到某個具體企業，究竟使用哪些模塊，要根據企業的具體情況和業務發展需要增減，系統是開放動態的。

（2）再造后的網絡報銷業務流程

根據業務流程再造的思想，以再造計劃—重新設計流程—流程規范化—再造流程的步驟實施報銷業務流程再造。按照嚴格預算管理和高效審批的要求，對整個費用報銷審批流程重新梳理，精簡重復和不必要的流程，加強審批和報銷支付，提高系統間的協調性。設計流程如下：從經辦人填寫單據、部門領導審批、財務初審，到歸口部門審批、財務審批，再到出納付款、會計記賬，費用報銷程序更加科學嚴格。

再造后的網絡報銷業務流程圖（圖2）：

通過以上論述，可以看出網絡報銷模式優化的本質是業務集成與系統間的并行協同，優化再造的網絡報銷系統是基于事件驅動的會計信息系統，報銷流程不僅體現了業務增值，實現全面快速采集數據和處理報銷事項，而且實施了嚴格內控管理基礎上的柔性預算，充分考慮到了集團企業業務突發情況，使報銷真正由事后變為事前控制，加強了集團管控，促進了企業集團一體化的財務信息系統建設。

五、結語

高效的管理模式需要內部管理流程和管理工具的不斷創新，通過網絡信息技術，企業集團將強化管控落到實處，財務管理變革通過財務業務化實現業務深度的變革，集中核算實現規范及控制層次的提升。

網絡報銷系統的建設與使用，充分利用了現代化信息技術和手段，將辦公自動化、財務管理系統化有機結合在一起，使業務處理流程以標準化和高效智能化的模式進行，集團管控也嵌入日常的業務流程處理中，實現了對傳統的費用報銷與財務管理方法的變革。隨著國內大型企業集團的轉型升級和財務管理體制與國際慣例日益趨同，管理會計的影響將持續上升，基于事件驅動的網上報銷系統也將不斷完善和發展，并發揮出更大的作用。

基于SOA架構，網絡報銷系統與企業其他管理系統實現無縫結合，各系統間交互協同，信息高速共享傳遞，方便使用者數據挖掘，為管理決策服務。通過流程再造，企業報銷業務的核算、統計、分析、考核和控制，實現物流、資金流、信息流、增值流、工作流的統一管理，在預算監控的基礎上保持一定的柔性，同時嚴格權限管理和資金的分級管理，使報銷、預算、資金管理、數據分析與賬務處理在一個系統流程中都得到體現。網絡報銷的流程再造是一項系統性工程，是一個不斷優化、持續改進的過程，要不斷地推動報銷系統與企業集團的環境變革、業務拓展等多方新需求融合，循環優化。

參考文獻：

[1]張瑞君.會計流程再造.財務與會計，2003（9）.

[2]張擁軍.行政事業單位網上報銷模式探討.財會通訊，2011（23）.