論商務英語寫作的兩種信息排列方式：Deductive pattern & Inductive pattern

【摘要】現代商務英語寫作注重禮貌原則，要求從對方的角度出發去考慮問題，這就對于寫信人的溝通技巧有了更高的要求。本文從信息內容的性質角度出發，闡述了兩種不同的排列方式：演繹法與歸納法。正確的使用兩種不同方式，可以使信函內容更易于被讀者接受，從而達到有效的、善意的溝通效果。

【關鍵詞】好消息 壞消息 演繹法 歸納法

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）11-0081-01

每一封商務信函都是基于某個特定目的出發的，假如我們是在電報中用一句話去概括一封信函，這句話就應該是本信函“主旨”，英文中稱之為central idea。而這個“主旨”就決定了整篇信函的文體結構及能否取得寫信人期待的效果。在清楚的認識到“主旨”是什么之后，寫信人下一步要做的就是“組織”信息。“組織”一詞在寫作中的解釋是：將主題分為若干部分并將其按照合理順序排列的行為。因此在下筆寫信之前，寫信人需要清楚幾個問題：（1）本文的“主旨”是什么？（2）收信人對于該信息可能會有怎樣的發應？（3）基于可預見的收信人的反應，該“主旨”應該置于信函的哪個位置闡述？在此我們需要兩種不同的信息組織方法：演繹法和歸納法。

1.演繹法與歸納法

所謂演繹法或稱演繹推理（Deductive reasoning）是指人們以一定的反映客觀規律的理論認識為依據，從服從該認識的已知部分推知事物的未知部分思維方法。是由一般到個別的認識方法。演繹法是認識“隱性”知識的方法。所謂歸納法或稱歸納推理（Inductive reasoning），是在認識事物過程中所使用的思維方法。有時叫作歸納邏輯是指人們以一系列經驗事物或知識素材為依據，尋找出其服從的基本規律或共同規律，并假設同類事物中的其他事物也服從這些規律，從而將這些規律作為預測同類事物的其他事物的基本原理的一種認知方法。

2.演繹法在商務英語寫作中的應用

演繹法在商務信函中大量應用于“好消息信函”和“中性消息信函”當中。好消息信函是指信息中包含使人愉悅的內容的信件。中性消息信函是指讀者會對信函中的內容感興趣，但不會產生情感上的反應。這兩種信函在商務信函中占有絕大多數的比例，人們習慣于其演繹法的三步走結構：開篇點明主題，接下來對主題進行詳細的說明或解釋，結尾部分呼應主題或以未來為導向的結束語。以下表格為例：

演繹法排列的信息具有以下優勢：

（1）開篇的第一句話比較容易些，在此之后，其具體解釋或說明可以很自然的闡述出來。

（2）因為放在開頭這樣顯眼的位置，更容易引起讀者的重視

（3）在開篇就得知好消息，使讀者帶有愉悅的心情閱讀全文，余下的詳細內容及說明也更容易被接受。

（4）這種排列能夠節省讀者時間。一旦掌握了信函的主旨，他們可以快速的瀏覽全文。

3.歸納法在商務英語寫作中的應用

壞消息是指任何會讓讀者產生不愉悅情緒反應的信息。比如對于請求幫助、申請工作、申請開證等的否定回復都屬于壞消息信函。因為在大多數情況下讀者都對自己的請求持有被肯定的期待，壞消息必然會使讀者感到沮喪和失望。因此這類信息尤其需要寫信人認真對待，盡量避免因讀者感到傷心或丟臉而產生的破壞交際關系的負面效應。

正如上文中所述，好消息信息中需要對主題加以細節說明，壞消息信息同樣需要這樣的內容（原因、解釋等）。如果寫信人開門見山式的告知對方這個壞消息，對方的反應很有可能是負面的：“這不公平”，“不應該是這樣的”，“他們從來就不給我機會”。一旦產生這樣先入為主的消極觀念，不管后面的解釋多么合理、具體，讀者的態度也很難發生改變。因此對于寫信人來說，壞消息的原因及解釋顯得更加重要。如果這些原因被讀者所認可、理解，那么壞消息本身也是可接受的，雙方因此而保持了友好的商務關系。正因為原因及解釋的重要性，寫信人需要在組織信息時注意強調原因，使用歸納法去表達壞消息信函就可以很有效的達到這一目的。歸納法在商務信函寫作中可以簡化為四個步驟，如下表：

歸納法排列的信息具有以下優勢：

（1）在拒絕對方之前給予對方充分合理的解釋。

（2）將原因和解釋置于拒絕之前，使讀者更易接受和理解。

（3）可以避免消極的反應。在讀者閱讀完合理的解釋后，接下來的拒絕是可預見并可接受的。

（4）使用中性或是愉悅的信息作為結尾，例如表達愿意與對方以其他方式進行合作，表達希望能夠提供幫助的意愿，有利于雙方建立和維持良好的關系。

通過以上對比分析，我們可以看到，作為兩種主要的商務寫作方法，演繹法和歸納法各有所長。寫信人應該做到具體情況具體分析，根據信函的性質確定信息排列方式。

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作者簡介：

宋清濤（1981.9-），女，內蒙古呼倫貝爾市人，碩士研究生，講師，研究方向：商務英語方向。