縣級供電企業檔案管理規范化建設初探

摘 要：隨著縣級供電企業被福建電網公司的接管，縣級供電企業檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來。新形勢下，要高度重視，認真貫徹落實省電網公司有關會議精神，按照“一體化、創優秀”的要求，建立完善四項機制，扎實推進企業檔案管理工作規范化建設，促進檔案管理實現目標管理，為我市供電事業的科學發展提供基礎性的服務。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；機制；規范化

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）10-0213-02

摘 要：隨著縣級供電企業被福建電網公司的接管，縣級供電企業檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來。新形勢下，要高度重視，認真貫徹落實省電網公司有關會議精神，按照“一體化、創優秀”的要求，建立完善四項機制，扎實推進企業檔案管理工作規范化建設，促進檔案管理實現目標管理，為我市供電事業的科學發展提供基礎性的服務。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；機制；規范化

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）10-0213-02完善收集整理歸檔機制，形成系統的、豐富完整的檔案資料。

要根據自身實際，對各個部門、各種門類、各種載體的檔案資料以及輔助材料盡可能地收集齊全。特別是工程檔案是電力企業檔案的重要門類，真實地記錄了工程項目從開始立項建設到竣工交付使用的歷史面貌，反映了工程項目建設成果，是企業生產、維護、擴建、技改等項目不可缺少的重要依據。工程項目檔案的收集、整理、歸檔和移交應該與項目設計同步進行，實施事前介入、事中控制、事后核查和驗收把關。把工程檔案管理關口前移，抓住關鍵環節，確保竣工檔案的質量。總之，只有抓好收集工作，才能確保檔案的齊全、完整、準確、系統，才能從根本上保證檔案的質量，為企業健康有序的發展提供強有力的保證。另一方面，做好分類整理和歸檔工作。要將收集到的檔案資料，按照歸檔范圍和保管期限分門別類進行整理和編目造冊，同時進行檔案數字化管理，以利于檔案的保管和提供利用。

二、建立完善開發利用機制，提高檔案信息資源的價值

檔案利用是檔案利用者通過檔案利用系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。完整的檔案信息對于供電事業發展及企業文化建設等方面發揮著無可替代的作用。電力企業的改革發展，離不開信息資源。在各種信息資源中，電力檔案因與企業各種經營活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質而占有獨特的地位。檔案價值的實現，檔案工作目標的實現，檔案工作系統與外部環境的聯系與溝通，無不與檔案的開發利用工作息息相關。

電力企業要結合本單位工作的特點和實際情況，按照檔案法律法規制定適合本單位的檔案利用制度。

一是抓好檔案利用制度的落實。二是建立完備的檔案檢索體系。運用傳統形式的檢索系統和計算機檢索系統相結合，特別是計算機檢索能加快檢索速度，提高利用效率，發揮檔案信息共享優勢。三是建立完善的咨詢服務體系。檔案工作者要能熟練地解答利用者所遇到的各類問題，提醒利用者在查閱中的注意事項，提供方便快捷的利用，更好地發揮檔案的作用，為供電事業發展提供優質、高效的服務。

三、建立完善素質能力提升機制，增強檔案管理軟實力

檔案管理作為一門專業性很強的工作，它要求檔案管理人員要有扎實的檔案管理理論知識和業務知識，特別是要下一番功夫學習和掌握計算機知識，才能使自己成為綜合型檔案管理人才。可以說，檔案人員的素質決定檔案管理工作的質量。提升檔案隊伍的綜合素質，激發他們的動力，是建設電力企業檔案隊伍的關鍵之所在，同時還是保障電力企業快速發展的基礎條件。因此，面對新時期、新要求、新挑戰，電力企業應該建立完善素質能力提升機制，提升干部隊伍的綜合素質和業務能力，確實增強檔案管理工作的軟實力。一是提高檔案工作重要性的認識。明確檔案工作者的地位和作用，增強做好檔案工作的使命感、責任感。二是豐富自身的業務知識。要系統掌握各門類載體檔案的整理方法，掌握檔案的保管、保護，檔案的利用、編研，檔案信息化和檔案法制建設等各方面的知識。三是養成嚴謹細致的工作作風。嚴格遵守檔案工作各項制度規范，保證工作質量。四要學習了解一些電力工程的基礎知識，以便及時準確地為工程人員提供檔案利用，更好地為企業經營生產服務。五是檔案工作人員要有較強的檔案服務意識。在服務方法上，要由過去的被動服務變為主動服務、超前服務；在服務方式上，在不損害國家利益、企業利益的同時，最大程度實現科技檔案的價值，更好地為企業的發展建設服務；在服務手段上，要手工管理與計算機管理同步進行，提高工作效率和服務質量。

四、建立完善約束激勵保障機制，實現檔案管理持續發展

根據《檔案法》、《福建省檔案條例》及電力行業的檔案管理制度，建立完善約束激勵保障機制，把檔案管理工作作為一項長期性的工作抓緊抓好，實現檔案管理持續發展。一方面，要高度重視，完善機制，落實責任。要成立檔案工作領導小組，設立檔案管理機構，配備專門工作人員，并落實好崗位責任制度，形成檔案工作有人抓、有人管、有人負責的良好局面。二要把檔案工作列入單位年度工作計劃，進行專門研究部署，解決檔案工作場所、經費、人員保障等問題。三要建立健全統一、科學、規范的工作運行機制，使供電部門檔案管理工作朝著制度化、規范化、科學化目標不斷前進。四是建立檔案工作管理制度，保證檔案安全、有效利用。五要建立完善激勵獎勵機制，強化工作考核，使每個相關人員增強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，對檔案管理工作態度積極、能力突出而又有實績的工作人員進行表彰獎勵，對工作不力、造成不良影響的進行批評教育、責令改正，營造重視檔案工作的良好氛圍。

[責任編輯 王曉燕]