淺析企業會計信息系統

摘 要：會計信息系統是企業管理信息系統中一個面向價值信息的子系統，是對企業經營的會計資料及會計信息進行收集、分類、存儲、傳遞和報告，以輔助企業經營決策和管理控制的管理系統。會計信息化是與企業信息化相呼應的一個概念，更能從內涵及深度上概括現階段信息技術在會計工作中的應用狀況，表明我國繼會計電算化之后的一個新的發展階段。

關鍵詞：會計信息系統；企業會計信息系統；應用結構

中圖分類號：F23 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）35-0223-02

一、會計信息系統的含義與特點

會計信息系統是企業管理信息系統中一個面向價值信息的子系統，是對企業經營的會計資料及會計信息進行收集、分類、存儲、傳遞和報告，以輔助企業經營決策和管理控制的管理系統。該系統是利用信息處理技術對會計信息進行采集、儲存、處理和傳遞，完成會計核算任務，并能提供為進行會計管理、分析、決策所用的輔助信息的系統。其主要特點為集成性、自動性、實時性、復雜性、開放性。企業大量的數據是通過網絡從企業內外有關系統直接采集的，如證券監管部門、銀行部門、企業生產部門等，特別是企業外部的各個機構或部門，如會計師事務所、財政部門、稅務部門、銀行、證券監管部門等，可根據授權在線訪問，通過互聯網進入企業內部，直接調閱會計信息，實時溝通使會計信息系統由封閉走向開放，由數據的微觀處理逐步轉變為宏觀數據運作。

二、企業會計信息系統的功能結構

會計信息系統的功能結構是指會計信息系統由哪些具體的子系統構成，各子系統完成哪些基本財務會計工作以及各子系統之間的數據與控制關系。由于企業性質、行業特點、會計核算和管理的需求不同，會計信息系統所包含的內容并非完全一致，其子系統的劃分也不盡相同。就工業企業而言，會計信息系統一般由三大系統組成：（1）財務系統。主要完成會計核算及管理業務，具體包括總賬系統、應收款管理、應付款管理、薪酬管理、固定資產管理、存貨核算、成本管理、資金管理、報表管理等。（2）供應鏈系統。主要完成供應鏈業務環節中的計劃編制、業務核算、業務管理等，具體包括采購管理、庫存管理、銷售管理等。（3）管理決策系統。主要是輔助提供財務分析信息，輔助決策信息等，具體包括財務分析系統、績效評價系統、決策支持系統。

三、會計信息系統的數據關系

會計信息系統是以總賬系統為核心的，其他各子系統的數據處理都是圍繞總賬系統展開的。各子系統的數據關系表現如下：（1）總賬系統與薪酬管理之間的數據聯系。總賬系統的初始化設置數據，如會計科目檔案、部門檔案、職員檔案等，與薪酬管理可以共享。會計科目檔案在總賬系統中設置后，在薪酬管理中就不必重復設置；部門檔案、職員檔案在薪酬管理中設置后，在總賬系統中就不必重復設置。在薪酬管理中進行薪酬業務處理完畢后，各項薪酬費用的分配及其相關費用的代扣、提列，可以通過相應的轉賬憑證傳送到總賬系統中，不必手工填制與薪酬相關業務的記賬憑證。（2）總賬系統與固定資產管理之間的數據聯系。總賬系統與固定資產管理可以共享會計科目、部門檔案、固定資產期初余額等初始設置數據。固定資產管理的日常業務處理中所產生的業務數據，如固定資產增加、固定資產減少或固定資產的其他變動方式所產生的固定資產變動數據，可以生成相應的轉賬憑證傳遞到總賬系統中；月末固定資產折舊費用的計提與分配數據，也可以生成相應的轉賬憑證直接傳遞到總賬系統中。（3）總賬系統與采購管理、庫存管理、存貨核算和應付款管理之間的數據聯系。總賬系統與采購管理、庫存管理、存貨核算和應付款管理可以共享會計科目、部門檔案、供應商檔案、存貨檔案等初始設置數據。采購管理中輸入采購入庫單和采購發票，采購入庫單經過庫存管理的審核，傳遞到存貨核算中匯總記賬，存貨核算將入庫材料或商品的匯總數據生成轉賬憑證傳遞到總賬系統。采購發票經過應付款管理審核，進行采購結算，生成付款憑證或轉賬憑證傳遞到總賬系統。（4）總賬系統與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應收款管理之間的數據聯系。總賬系統與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應收款管理可以共享會計科目、部門檔案、客戶檔案、存貨檔案等初始設置數據。銷售管理中輸入銷售出庫單和銷售發票，銷售出庫單經過庫存管理的審核，傳遞到存貨核算中匯總記賬，存貨核算將出庫匯總數據生成轉賬憑證傳遞到總賬系統。銷售發票經過應收款管理審核，進行銷售結算，生成收款憑證或轉賬憑證傳遞到總賬系統。（5）總賬系統與成本管理之間的數據聯系。總賬系統與成本管理可以共享會計科目、部門檔案、項目檔案、產品檔案等初始設置數據，各產品的主要成本管理數據均來自于相關子系統，如直接人工費來自于薪酬管理，直接材料費來自于存貨核算，制造費用來自于固定資產管理、總賬系統、存貨核算，成本管理的處理結果以轉賬憑證的方式傳遞到總賬系統。（6）報表管理與各子系統之間的數據聯系。報表管理的功能是將會計信息系統中各相關子系統的會計數據進行收集和整理，并以報表文件的形式反映會計主體的財務狀況和經營成果。為實現報表編制功能，系統要求操作人員事先定義報表的取數函數與取數公式，通過取數函數、取數公式可以從各子系統中讀取數據，并生成會計報表。

四、企業會計信息系統的應用結構

1.財務應用結構。以財務核算為中心的企業，一般采用財務應用模式。這種企業的會計業務以會計核算為中心，強調與往來單位應收、應付款項核算；企業員工薪酬一般實行由銀行代發且由企業代扣個人所得稅；固定資產實現專項管理，要求自動計提折舊并編制折舊費用轉賬憑證；企業管理部門可以實時監控本單位內部的經營管理狀況、計劃執行情況和經濟效益；期末要向上級部門和稅務機關上報有關會計報表。為了滿足上述會計業務處理需求，在構建會計信息系統的應用結構上一般可以組合為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 資金管理 + 報表管理 + 財務分析。

2.工業應用結構。工業企業是從事生產經營的社會經濟組織，其特點是生產經營主要由供應、生產、銷售3個有機聯系的環節組成，突出特點是有加工、生產這一環節，企業通過再生產來實現利潤。在企業的再生產過程中，企業從貨幣資金形態開始，依次通過采購、生產、銷售3個階段來實現貨幣資金的增值。因此，工業企業會計不僅包含會計核算，還包含在生產過程中對產品實行成本控制管理以及最后階段對產品的銷售管理。為了滿足工業企業的會計業務處理需求，在構建會計信息系統的應用結構上有兩個方案供選用：一是基本應用結構，主要側重于對工業企業資金流的核算和管理，結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 報表管理；二是擴展應用結構，不僅對工業企業的資金流進行核算和管理，而且對部分物流也進行有關核算和管理，其具體結構表現為總賬模塊 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 成本管理 + 資金管理 + 報表管理 + 管理決策。

3.商業應用結構。商業企業是以盈利為目的從事商品流通經營的經濟組織。其業務特點是：批發與零售兼營，商品一般需按批次管理；有受托代銷業務，各部門單獨核算各項費用；一般須按商品品種大類統計有關購銷存數據；須按供應商來統計進貨數量與應付款項，按銷售客戶統計銷售數量與應收款項；期末編制會計報表并將有關報表報送上級主管部門。隨著計算機網絡技術在商業領域的廣泛滲透和應用，商業企業面臨著重組和再造的重大挑戰，許多跨地區的大型商貿集團、超級零售商店、連鎖店等應運而生。這些都對商業企業會計信息系統提出了新的要求。與工業企業相類似，商業企業也有兩種應用結構可供選擇：一是基本應用結構，主要側重于對商業企業的資金流實現核算和管理以及對商品物流的簡單管理，其結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 報表管理。二是擴展應用結構，主要側重于對商業企業進銷存業務實現一體化集成管理并在業務發生過程加強對資金流的核算與管理，其應用結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 成本管理 + 資金管理 + 報表管理 + 管理決策。

4.集團應用結構。隨著市場經濟的發展，企業集團日益呈現出資產規模大、資本鏈條長、管理跨度寬、地域分布廣的發展趨勢。由于企業集團組建的原動力、組建的直接目的、組建的形式不同，企業集團可以大致劃分為控股型企業集團、產業型企業集團、管理型企業集團3種類型。控股型企業集團財務實行分權管理，財務分別核算，母公司對子公司的財務控制力度低，只要求子公司定期傳遞會計報表；產業型企業集團財務實行集權管理，統一會計核算，實時掌握控制子公司的經營，強調資金的集中管理；管理型企業集團采用集權和分權管理并存的管理特征。集團企業在構建會計信息系統的應用結構上可以從兩端來考慮：一是從母公司而言，主要側重為企業集團提供全面的解決方案，其應用結構表現為總賬模塊 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 集團資金管理 + 集團財務分析 + 集團績效評價 + 集團成本管理 + 集團合并報表。二是從子公司而言，其應用結構表現為總賬系統 + 應收款管理 + 應付款管理 + 薪酬管理 + 固定資產管理 + 采購管理 + 銷售管理 + 庫存管理 + 存貨核算 + 成本管理 + 報表管理 + 財務分析。

上述集團應用結構主要考慮的是工業類的集團企業，至于商業集團企業的應用結構，可以參照商業應用結構以及集團應用結構相結合得出。

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[責任編輯 杜 娟]