高職院校辦公自動化建設之我見

[摘 要] 隨著我國高等教育體制改革的不斷深入與信息技術的不斷推廣應用，各高職院校為謀求自身的發展，都在應用信息技術提高學校管理水平。本文主要探討高職院校辦公自動化建設的實施策略。

[關鍵詞] 高職院校； 信息； 辦公自動化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 23. 034

[中圖分類號] TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）23- 0065- 02

1 前 言

高職院校的管理工作必須順應時代的發展，運用更加先進的信息技術，實現管理工作的規范化和科學化，提高工作效率。

目前，我們的辦公仍然習慣于采用傳統的人工方式或半自動化工作方式，信息化建設還處于初級階段。因此，如何利用辦公自動化技術提高高職院校行政工作效率，尤其是辦公效率，是一個值得深入研究的課題。

2 辦公自動化概述

辦公自動化（Office Automation，OA）是以管理科學為前提，以行為科學為主導，以系統科學為理論基礎，把科學社會學、人機工程學、系統工程學、決策學等多門社會科學與技術科學結合在一起，綜合運用計算機技術、通信技術和自動化技術來研究如何實現各項辦公業務的自動化的一門新興的交叉科學。

辦公自動化目前沒有一個統一、標準的定義，基本上是指利用計算機技術、通信技術、網絡技術和辦公管理技術，不斷將人們辦公的部分業務活動物化于人以外的各種先進辦公設備，并由這些辦公設備和辦公人員構成完成辦公業務的人機信息處理系統。

自20世紀60年代以來，隨著計算機信息處理技術和通信技術的發展，辦公自動化逐步走向成熟。國外辦公自動化于20世紀60年代初在美國、日本和歐洲一些發達國家興起。其中，美國推行辦公自動化最早。辦公自動化的發展大致可以分為以下4個階段。

第一階段（1975年以前），主要是采用以計算機為中心的單機設備，如文字處理機、復印機、專用交換機等，主要實現單項業務的自動化。

第二階段（1975-1982年），主要以計算機和程控交換機為核心，建立了局部計算機網絡系統，實現了關鍵業務辦公自動化。

第三階段（1983-1992年），主要采用系統綜合設備，如計算機、工作站、通信網絡等，建立了跨地域的計算機網絡系統，是辦公管理方式的一次重大變革， 實現了辦公業務綜合管理自動化。

第四階段（1993年以來），辦公自動化系統與其他信息系統結合在一起，形成了一個高度自動化、綜合化、智能化的辦公環境。內部網與廣域網絡或其他局域網相連，更有效地滿足辦公人員的信息需求。

我國辦公自動化起步較晚，但得到了黨中央和國務院的高度重視，1985年成立了OA建設領導小組和專家小組，并多次召開研討會，專門指導辦公自動化的設計。

3 高職院校辦公自動化建設

高職院校的行政管理辦公主要是高職院校各管理部門在日常運行中各項事務的處理。 例如：信息的查詢、信息的處理、通知與公告、文件管理、請示與報告、領導審批、公文處理、常用信息管理、接待安排、會議安排、工作計劃、出差安排等。

高職院校辦公室工作內容瑣碎，事務繁雜，主要是為高職院校教學科研服務的。隨著高職院校的快速發展，其行政辦公方式必將由傳統的手工辦公向自動化辦公過渡。

隨著計算機網絡技術和辦公自動化的快速發展，高職院校行政辦公迫切要求加快自動化建設。目前，高職院校行政管理辦公自動化是以校園網為平臺，利用現代的辦公設備、計算機網絡技術、通信技術、管理科學與技術，使人們的辦公活動由各種人機信息系統來協助完成，實現網上公文處理、信息交流、事務管理、辦公信息發布，實現無紙化辦公。

所以，針對當前情況，首要的任務是統一規劃，建設集成的學校綜合信息管理系統，提高工作效率。現在，大多數高職院校都已建成了自己的校園網，也開發了一些管理信息系統。但這些系統多是為解決某一部門或某一具體業務而開發的。當同一個單位甚至同一個部門同時運行幾套軟件時，由于各個軟件的信息采集標準和編碼標準不一致，就會造成各高職院校、各部門之間數據不能共享與交換。因此，應從高職院校行政管理工作的全局出發，定義統一的教育信息采集標準、編碼標準，充分利用現代信息技術，尤其是最新的數據庫和網絡技術，統一規劃，建設集成的學校綜合信息管理系統，這是提高管理工作效率的最終途徑。

其次，需要更新觀念，提高認識。要加大對推行辦公自動化的宣傳力度，要從學校信息化建設的角度來認識辦公自動化系統的重要性，通過辦公自動化系統建設提高學校的行政辦公效率和管理水平，推動學校的信息化工作。提高辦公人員的辦公自動化意識，尤其要強化各級領導的辦公自動化意識，只有領導和辦公人員都有現代化意識和觀念，才能加快辦公自動化的建設步伐。

再次，需要建章立制，長效管理。俗話說：“沒有規矩不成方圓”，管理的標準化是辦公自動化系統正常運轉的制度保障，因而，建立健全各項長效管理制度是辦公自動化順利推行的重要保證。在辦公自動化系統運行的過程中，諸如《校園網絡信息管理方法》、《數據庫管理員職責》及《網絡與信息應用、失密管理方法》等各類相關制度也要相應出臺，并在后續的系統運用過程中，針對不斷出現的新問題，對這些規章制度及時更新和完善。建立考核制度，沒有考核，辦公自動化的推行往往事倍功半，效果較差。逐步規范公文在辦公自動化系統中的運轉程序，要在系統上運行的公文必須明確規定，逐步取消部門紙質文件。同時要及時做好備份工作，對于需要存紙質文件的公文，要做好存檔工作。用戶的責任要明確到人，對于沒有及時使用系統造成工作延誤的，要給予一定的處罰。

除此之外，加強學習，提高素質也非常重要。由于辦公人員在辦公自動化系統這一人機分離系統的運用中起主導作用，這就要求辦公人員一方面要精通現代辦公知識，另一方面還要熟練運用各種辦公設備及辦公軟件。因而，提高辦公人員的綜合素質，提高辦公人員的辦公自動化綜合技能就成為高職院校推行辦公自動化的重中之重。首先，要開展培訓。對于一個新軟件的運用，要有計劃地開展培訓。由于辦公人員的計算機水平差異較大，可以選一批基礎比較好的辦公人員作為各個部門的管理員進行培訓，通過管理員對自己部門人員進行培訓，起到以點帶面的作用。此外，可以通過內部培訓來逐漸提高辦公人員的業務水平，經考核后持證上崗；對重要技術崗位還可以聘任計算機專業人才。

最后，加強防范，確保平安。由于網絡辦公自動化系統的運行會使高職院校的各類信息在一定范圍內處于開放狀態，重要數據的安全性防護因此成為關鍵。因而，在辦公自動化推行的過程中，還要做好以下兩方面的工作：一方面，要增強高職院校全體行政管理人員的保密和安全認識；另一方面，要通過各種技術手段，即數據加密、身份認證、權限控制等方式保證合法用戶的正常運用，從而在確保信息系統安全的前提下，實現高職院校辦公自動化系統有效運轉。

當前，隨著辦公自動化技術的不斷推廣及應用，高職院校管理工作正逐步走向信息化、網絡化、數字化的集成模式。這就要求高職院校的工作人員充分認識到辦公自動化建設的重要性，從自身做起，積極探索新領域，掌握新技能，全面樹立信息化服務意識。只有這樣，高職院校的教務管理工作才能更加科學、高效。