檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中的功能探討

（青海大學(xué)醫(yī)學(xué)院）

摘 要：近年來(lái)，隨著高校擴(kuò)招政策的實(shí)施，大學(xué)生數(shù)量猛增，就業(yè)出現(xiàn)多樣化，同時(shí)就業(yè)形勢(shì)也日趨嚴(yán)峻。在就業(yè)過(guò)程中，檔案資料發(fā)揮著重要作用，它能充分體現(xiàn)大學(xué)生的在校生活、學(xué)習(xí)及各種活動(dòng)。然而，當(dāng)前大學(xué)生檔案管理中存在諸多問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。因此，本文將深入探討檔案管理的就業(yè)服務(wù)中的功能，要求高校檔案管理員重視大學(xué)生檔案管理的作用，強(qiáng)化大學(xué)生檔案管理工作，促進(jìn)就業(yè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；就業(yè)；服務(wù)功能；策略

目前，我國(guó)高等教育已經(jīng)步入普及階段，每年的大學(xué)生數(shù)量都呈上升趨勢(shì)，從而引起了一系列的就業(yè)問(wèn)題，一舉成為學(xué)校、社會(huì)共同關(guān)注的熱門話題。現(xiàn)階段，我國(guó)的就業(yè)機(jī)制采取“市場(chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、自主擇業(yè)”的市場(chǎng)化形式，即單位與學(xué)生進(jìn)行雙向選擇，而絕大多數(shù)用人單位以檔案作為選拔、錄用、考核大學(xué)生資質(zhì)的重要依據(jù)，再加上學(xué)生檔案又是一種寶貴且不可再生資源，能夠真實(shí)反映大學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活等個(gè)人經(jīng)歷。可見，只有創(chuàng)建完整有效的學(xué)生檔案，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理，增強(qiáng)管理的實(shí)效性，才能適應(yīng)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，才能為用人單位輸送急需的人力資源，這對(duì)于促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，規(guī)范大學(xué)生就業(yè)服務(wù)市場(chǎng)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、目前學(xué)生檔案管理的存在問(wèn)題

1.學(xué)生檔案意識(shí)薄弱

據(jù)了解，當(dāng)前大學(xué)生的檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，一部分學(xué)生幾乎不曉得個(gè)人檔案有什么東西，未能及時(shí)將材料上交歸檔，從而缺失了許多有價(jià)值的檔案材料，甚至有學(xué)生天真地以為一張《畢業(yè)生推薦表》、自薦信就可以展示自己，僅憑這個(gè)就能為自己帶來(lái)滿意的工作。敦不知，這種意識(shí)將會(huì)嚴(yán)重影響大學(xué)生的職業(yè)生涯。

2.歸檔范圍相對(duì)狹窄

在當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)的影響下，培養(yǎng)綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才已成為高校人才的培養(yǎng)目標(biāo)，這樣才能滿足社會(huì)需求。然而，現(xiàn)有檔案管理的歸檔范圍比較狹窄，思路方法落后，檔案材料僅停留在多年不變的內(nèi)容上，不但缺乏個(gè)性，而且缺乏特性。比如心理測(cè)試 成績(jī)、技能培養(yǎng)、各種資格證書等等，諸如此類能夠反映大學(xué)生綜合素質(zhì)的檔案材料都沒(méi)有納入歸檔范圍。

3.檔案的利用滯后

許多學(xué)生檔案還因循守舊，普遍堅(jiān)持“檔隨人走”原則，即畢業(yè)生和個(gè)人檔案同時(shí)離校。目前，在社會(huì)的不斷發(fā)展過(guò)程中，用人單位紛紛采用“雙向選擇”的用人方式，常常會(huì)通過(guò)在校招聘會(huì)進(jìn)行錄用，時(shí)間確定往往是在畢業(yè)前的一個(gè)學(xué)期。但是，在用人單位開始招聘的時(shí)候，大多數(shù)高校卻提供不出完整的學(xué)生檔案，只能用《畢業(yè)生推薦表和自薦材料》來(lái)替代。這種現(xiàn)象表明：當(dāng)前學(xué)生檔案的利用非常滯后，管理方式落后，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，跟不上時(shí)代發(fā)展的需要，從而影響就業(yè)質(zhì)量。

二、檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中的功能

1.“名片”功能

學(xué)生檔案涉及學(xué)生在校期間的許多內(nèi)容，包括學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、身心健康、技能水平、獎(jiǎng)懲狀況、學(xué)校鑒定，甚至包括學(xué)生特長(zhǎng)、誠(chéng)信、就業(yè)反饋信息等一系列內(nèi)容，這些都能為用人單位錄用人才提供重要依據(jù)。通過(guò)查看大學(xué)生的檔案，用人單位可以掌握學(xué)生的基本信息，進(jìn)一步了解高校畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，即檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中發(fā)揮著“名片”功能。

2.“評(píng)價(jià)”功能

一般情況下，真實(shí)、完整的學(xué)生檔案能夠充分反映大學(xué)生的綜合素質(zhì)和整體形象，從而再現(xiàn)大學(xué)生德、智、體、美、勞各方面的綜合能力。另外，在學(xué)生步入社會(huì)以后，檔案管理在擇業(yè)定崗、定職、晉職，甚至出國(guó)留學(xué)中都起著至關(guān)重要的憑證作用。所以，檔案管理是用人單位評(píng)價(jià)學(xué)生的主要依據(jù)，在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中起著“評(píng)價(jià)“功能。

3.“發(fā)展”功能

在大學(xué)檔案建立的過(guò)程中，集中體現(xiàn)著學(xué)生成長(zhǎng)與發(fā)展的整個(gè)縮影，它能夠培養(yǎng)學(xué)生“記錄自己發(fā)展過(guò)程的所有者”和“檔案制作者”的主體意識(shí)，有利于學(xué)生進(jìn)行自我反省、自我評(píng)價(jià)和自我完善，從而實(shí)現(xiàn)自我，即檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中起著“發(fā)展”功能。

4.“保障”功能

做好檔案管理工作，在一定程度上有助于保障大學(xué)生就業(yè)的合法權(quán)益。隨著我國(guó)人事制度改革的不斷深入，用人單位的人事管理工作也日益規(guī)范，比如：畢業(yè)生參加工作后，其落戶、保險(xiǎn)辦理、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)審、學(xué)歷教育 查詢等相關(guān)問(wèn)題都需參照人事檔案，甚至畢業(yè)生進(jìn)行深造、報(bào)考公務(wù)員同樣需要人事檔案，即檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中起著“保障”功能。

三、增強(qiáng)檔案管理就業(yè)服務(wù)功能的策略

1.以用戶需求為導(dǎo)向

檔案管理必須堅(jiān)持以用戶需求為導(dǎo)向，針對(duì)用人單位需要的人才培養(yǎng)模式，科學(xué)地收集歸檔資料。收集學(xué)生的檔案材料，不單單包括大學(xué)生的個(gè)人資料，還要看重收集所能反映的專業(yè)技能、解決問(wèn)題的能力等，可以體現(xiàn)學(xué)生特性的材料。比如：職業(yè)資格證、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄、社團(tuán)活動(dòng)、重大比賽等等，促使用人單位能夠全面了解畢業(yè)生。因此，檔案管理人員要有針對(duì)性地收集用人單位頗感興趣的相關(guān)材料，以便輔導(dǎo)員、班委在評(píng)語(yǔ)時(shí)，能夠在某些方面給予學(xué)生以客觀、全面的評(píng)價(jià)，要求反映出大學(xué)生鮮明的個(gè)性品質(zhì)，真正使檔案管理起到就業(yè)服務(wù)的功能，從而提高檔案管理的實(shí)際利用價(jià)值。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

信息化時(shí)代，要想讓檔案管理更好地為就業(yè)服務(wù)，必須使檔案管理向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源共享。由于網(wǎng)絡(luò)手段可以加速學(xué)生信息的傳播和處理，拓寬大學(xué)生檔案的應(yīng)用范圍，還能使用人單位快捷地進(jìn)行網(wǎng)上查詢。建立大學(xué)生電子檔案，它具有速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)、存貯量大、便于檢索等優(yōu)勢(shì)。建立人才信息庫(kù)，能夠?yàn)橛萌藛挝弧⑾嚓P(guān)部門提供比較完整、高效的學(xué)生成長(zhǎng)數(shù)據(jù)，緩解檔案管理與利用間的矛盾。所以，各大高校需要實(shí)施檔案信息化建設(shè)，向用人單位展示學(xué)生資源，同時(shí)也樹立高校的良好形象，構(gòu)建了科學(xué)合理的大學(xué)生檔案信息管理體系。

3.堅(jiān)持“以人為本”理念

檔案管理員要樹立“以人為本”的服務(wù)理念，一要有良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)責(zé)任心，及時(shí)收集并整理學(xué)生的檔案材料，確保大學(xué)生檔案的真實(shí)性和時(shí)效性；二要深入了解單位的招聘意圖，獲取單位對(duì)檔案材料的最新要求，不斷建立人才業(yè)績(jī)檔案和誠(chéng)信檔案，肩負(fù)起對(duì)大學(xué)生、用人單位負(fù)責(zé)的雙重責(zé)任。此外，還要充分發(fā)揮檔案管理員的主觀能動(dòng)性，積極探討檔案管理業(yè)務(wù)，通過(guò)崗位培訓(xùn)、在職進(jìn)修等方式，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，與時(shí)俱進(jìn)，從而更好地做好大學(xué)生的就業(yè)服務(wù)工作。

4.增強(qiáng)師生檔案意識(shí)

加強(qiáng)檔案管理，需要增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)。檔案部門可以定期對(duì)師生進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，大力宣傳《檔案法》，讓師生正確地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的意義，以及大學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生今后職業(yè)生涯的重要作用。利用廣播、版報(bào)、網(wǎng)站等有效形式，結(jié)合學(xué)校素質(zhì)教育，不斷普及檔案知識(shí)。在檔案管理過(guò)程中，檔案管理員要密切配合學(xué)生管理部，相互溝通，相互了解，提高學(xué)生的檔案意識(shí)，使大學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案、明確歸檔材料，為充分就業(yè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，確保大學(xué)生及時(shí)、充分就業(yè)是現(xiàn)代化建設(shè)的根本要求，必須引起我國(guó)高校和社會(huì)各界的高度重視。面對(duì)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，解決大學(xué)生“就業(yè)難”的問(wèn)題迫在眉睫，特別是高校檔案管理員要充分發(fā)揮檔案管理的就業(yè)服務(wù)功能，提高思想觀念，將學(xué)生就業(yè)放在首位。檔案管理員還需具備超前的服務(wù)意識(shí)，以單位、學(xué)生為對(duì)象，以館藏檔案為基礎(chǔ)，以服務(wù)就業(yè)為目的，積極與學(xué)生、單位進(jìn)行溝通，強(qiáng)化檔案管理措施，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，集中體現(xiàn)檔案管理服務(wù)人才、服務(wù)社會(huì)的作用。

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