PDCA循環(huán)降低醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案差錯(cuò)率研究

葉承東 倪墁晨 史子冉 陳敏 王薇 殷秀惠 羅躍波

摘要：目的：研究PDCA循環(huán)在降低醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案差錯(cuò)發(fā)生率管理方面的作用。方法：隨機(jī)選取實(shí)施PDCA循環(huán)管理前半年內(nèi)10份醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案，通過(guò)查找檔案中的差錯(cuò)并分析，尋找改進(jìn)措施，并對(duì)各項(xiàng)措施按照PDCA循環(huán)的方式進(jìn)行認(rèn)真的改進(jìn)。結(jié)果：通過(guò)運(yùn)用PDCA循環(huán)法找到了多項(xiàng)有效的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案管理措施，降低了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案的差錯(cuò)發(fā)生率，使該差錯(cuò)發(fā)生率從活動(dòng)開(kāi)始前的2.2件次/檔案下降到了0.7件次/檔案。

關(guān)鍵詞：PDCA ?循環(huán) ?醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案 ?差錯(cuò)發(fā)生率

【中圖分類號(hào)】R482 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? 【文章編號(hào)】1673-9026（2020）11-198-02

醫(yī)院是一個(gè)巨大的成本中心，一家三甲醫(yī)院每年采購(gòu)成本支出少則十幾億，多則幾十億，以我院為例，每年的藥品、耗材、設(shè)備、后勤物資、基建等各項(xiàng)采購(gòu)總支出約10億元，其中又以醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)最為復(fù)雜和精細(xì)。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案是醫(yī)院檔案資料的重要組成部份，其質(zhì)量是關(guān)系患者安全、職工安全和醫(yī)院安全的大事，在醫(yī)院的審計(jì)審查、設(shè)備監(jiān)管、臨床應(yīng)用等各方面都起著重要的支撐作用[1]。

在采購(gòu)工作中，由于工作人員經(jīng)驗(yàn)水平，以及工作責(zé)任心等原因，常常會(huì)有各種差錯(cuò)發(fā)生，這些差錯(cuò)，在采購(gòu)工作結(jié)束后，都會(huì)不同程度的反映到采購(gòu)檔案中。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案差錯(cuò)：指醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作辦理過(guò)程中發(fā)生的檔案資料書(shū)寫(xiě)、記錄中的差錯(cuò)，檔案資料移交過(guò)程中的資料短少等，以及必要的審批手續(xù)不完善等差錯(cuò)。

差錯(cuò)發(fā)生率：指統(tǒng)計(jì)期間內(nèi)所查檢到的差錯(cuò)件數(shù)/統(tǒng)計(jì)期間內(nèi)所查檢的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案數(shù)（即平均差錯(cuò)發(fā)生數(shù)）。

PDCA循環(huán)是美國(guó)質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特博士首先提出[2]，并由愛(ài)德華茲·戴明等人于1954 年前后采納、宣傳，獲得普及的質(zhì)量管理方法，它將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行） [3]、Check（檢查） 和 Action（處理）。進(jìn)入2015年以來(lái)，我院在全院范圍內(nèi)廣泛開(kāi)展品管理圈及學(xué)用質(zhì)量管理工具的活動(dòng)，希望據(jù)此來(lái)提高醫(yī)院的管理水平，我科也根據(jù)及職工興趣，成立了多個(gè)品管圈，本文即活動(dòng)成果之一。

1活動(dòng)初期現(xiàn)況把握

1.1選取活動(dòng)開(kāi)始前半年內(nèi)的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同及相關(guān)檔案10份，通過(guò)人工閱讀審查的方式，查找檔案中的差錯(cuò)，并把找出的差錯(cuò)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，作為活動(dòng)初期的現(xiàn)況把握。

1.2通過(guò)魚(yú)骨圖進(jìn)行原因分析，找出產(chǎn)生錯(cuò)誤的主要原因。

1.3然后再通過(guò)畫(huà)柏拉圖來(lái)進(jìn)行真因分析，發(fā)現(xiàn)81.8%的差錯(cuò)，是屬于資料完事性錯(cuò)誤、粗心或書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤、未及時(shí)完成等三類錯(cuò)誤，即產(chǎn)生差錯(cuò)的真因。

2采用PDCA循環(huán)改進(jìn)工作：通過(guò)對(duì)現(xiàn)況的把握和分析，采用5W2H的分析方法，提出了改進(jìn)工作的基本設(shè)想，并按照PDCA循環(huán)推進(jìn)。

2.1計(jì)劃階段（PLAN）

2.2 實(shí)施（DO）

進(jìn)一步規(guī)范了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案處理流程，改進(jìn)了流程圖。

與舊流程圖比較改進(jìn)的內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)兩個(gè)時(shí)刻：材料接收時(shí)刻，和移交時(shí)刻要注意做好自查和互查。

接收申購(gòu)任務(wù)時(shí)，必須查驗(yàn)審批手續(xù)是否完整，需求及技術(shù)參數(shù)是否清楚明確。

每個(gè)環(huán)節(jié)的資料移交都必須由交接人員雙方核對(duì)。

采購(gòu)?fù)瓿珊蟮馁Y料從交檔案室改為交經(jīng)管部門匯同驗(yàn)收資料后再檔案室存檔。

為了提高工作人員的責(zé)任心，圈員還討論并設(shè)計(jì)了檔案資料移交檢查登記表，差錯(cuò)記錄表等表格并投入使用。

2.3 檢查（CHECK），活動(dòng)后，抽查10份醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案，共查檢出7項(xiàng)差錯(cuò)，查檢出的差錯(cuò)情況用柏拉圖表述如下：

2.4處理（ACTION）

·活動(dòng)后抽查10份醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案共查到差錯(cuò)：7件次;每份醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案平均0.7件次，比活動(dòng)前的2.2件次減少了1.5件次。

·目標(biāo)達(dá)成率= 1.5/1.46*100% = 102.7%

·進(jìn)步率= （2.2-0.7）/2.2*100% = 68.2%

結(jié)論：活動(dòng)后，檔案資料差錯(cuò)發(fā)生件次下降了68.2%（差錯(cuò)發(fā)生率下降68.2%），其中未及時(shí)完成，原始資料錯(cuò)或變更，簽字及審批手續(xù)不全等三種類型的差錯(cuò)，在活動(dòng)后的抽樣中未被抽出，說(shuō)明活動(dòng)有效。

3結(jié)語(yǔ)

通過(guò)活動(dòng)，有效降低了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案的差錯(cuò)發(fā)生率，提高了職工使用管理工具的能力，提高了職工主動(dòng)思考問(wèn)題主動(dòng)解決問(wèn)題的積極性，大家普遍認(rèn)為工作更有成就感，更有樂(lè)趣了。同時(shí)還形成了以下活動(dòng)成果：

一張表格：差錯(cuò)登記表;兩個(gè)時(shí)刻：檔案材料接收時(shí)刻和檔案材料移交時(shí)刻要注意做好自查和互查;三項(xiàng)制度：采購(gòu)辦公室采購(gòu)檔案資料管理制度、文檔資料自查和互查制度、電子檔案安全保密制度等三項(xiàng)科室管理文檔;四種工作登記：申購(gòu)單登記、檔案資料查驗(yàn)登記、合同登記和發(fā)票登記等SOP文檔。

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，既要注意引進(jìn)新的質(zhì)量管理方法如PDCA循環(huán)法等，又要注意引進(jìn)新的質(zhì)量管理工具，如計(jì)算設(shè)備，信息化的檔案管理系統(tǒng)等[4]。本文所述的PDAC循環(huán)是提高醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作質(zhì)量和效率的好方法，鼓勵(lì)職工學(xué)用PDCA循環(huán)的方法分析和解決問(wèn)題，是提高科室管理水平的有效途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]王春燕，陳裕鑫，路婧. PDCA 循環(huán)法在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值[J]. 醫(yī)療裝備 2020，33（11）：83-84

[2]萬(wàn)融.商品學(xué)概論[M]：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2013：

[3]陳曉紅，王吉善.醫(yī)院評(píng)審評(píng)價(jià)準(zhǔn)備指南[M].北京：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2015：221-309.

[4]吳建國(guó).新醫(yī)改形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)的探討[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理 2019，（21）：17-19.

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