醫院聲像檔案的管理與開發利用探討

摘 要：聲像檔案屬于一種最真實且又最直觀的檔案材料，在檔案的管理中具有重大意義。但是，目前在某些醫院的聲像檔案管理中也存在或多或少的缺點，比如說是：管理手段不全面、重視程度不夠大、管理制度不嚴格、開發利用不完善等。因此針對上面提出的疑問，作者從實際出發，結合醫院具體情況，對加強醫院聲像檔案的管理和開發利用等方面進行了比較深入的探討。

關鍵詞：聲像檔案；管理；開發利用

大家都知道，醫院聲像檔案是醫院檔案最重要的組成部分，也是能最直接真實的記載醫院發展歷史的重要資料。醫院聲像檔案指的是在各種各樣的社會實踐中，通過錄攝手段，產生的具有保存意義的各種載體，比如說錄像、照片、錄音、磁盤、唱片、幻燈片等等。雖然說醫院的聲像檔案數據在醫院所有檔案數據中所占的比例不多，但其巨大的檔案佐證作用，是其他任何類型的實體檔案都無法比擬無法代替的。現在，伴隨科技的不斷創新和發展，醫院的辦公條件也逐漸趨向現代化，這就使得醫院在無形又增加了巨大量的聲像檔案材料。所以，醫院對于聲像檔案的管理工作必須重視起來，必須就管理聲像檔案的方法途徑，怎樣去管理、怎樣去開發和更好的利用，談談一些有遠見的看法。

1 采取積極有效的措施，加強對醫院聲像檔案資料的管理

1.1 認真的收集和整理聲像檔案

建立相關聲像檔案的內在聯系，具體規范處理聲像檔案的收集、分類和整理。對那些聲像檔案來源較為廣泛、集中的醫院科室，要注意加強聯系和溝通，以便確保聲像檔案資料來源的可靠性及長期性。可以采用多種不同的方式對聲像資料按照不同的標準進行分類：一是可以按年代不同進行分類，分類時要注意保持前后一致性，這樣以便日后查閱；二是可以按照檔案資料的規范文字進行分類，主要包含人物、背景、時間、地點、原因、攝像共六個要素，這樣就能使查閱人在檢查相關資料時能夠顯而易見，提高對檔案資料的檢查效率，更為全面的了解照片影像里面所反應的全部內容和信息；三是可以按照資料本身所反映的具體內容進行分類，把不同版本的資料分開，同一版本的按歸檔的時間先后進行具體編號，明確標注編號、標題、錄制人姓名、時間、機型號等重要要素。另外還要注意加強檔案相關管理部門與醫院內部各科室之間的溝通合作，檔案管理相關部門要為其提供各種便利和服務，使醫院員工也能更好地配合聲像檔案的相關工作。

1.2 規范聲像檔案的管理制度和方案

要對聲像檔案的制作、收集、分類、歸檔等全部細節制定比較完善的規章管理制度，聲像檔案材料的產生、收集、分類、保管等過程要進行嚴格的質量監管和控制，相關檔案的借閱流程也必須規范處理。定期將檔案及時歸檔，定期對檔案相關管理人員進行專業的培訓，明白資料生成的基本原理、復制所需要的必須環境、聲像資料信息的存儲、電腦文件格式之間的相互轉換，還要掌握一定水平的聲像操作技術和聲像播放儀器的正確使用。另外對醫院其他非本科室的醫務人員，也要進行檔案學相關知識的專業課培訓，增強他們的檔案意識，提高工作效率，積極配合檔案資料的管理工作。在實際檔案管理的過程中也要逐步提高職業修養和素質，提高聲像檔案管理部門的軟實力。

1.3 提高檔案資料管理的現代化水平

可以使用計算機技術實現對聲像檔案管理的數字化，構建數字化的檔案管理模式也是當前檔案管理的基本趨勢。聲像資料都是由磁帶、膠片和光盤等特殊的材料制作而成，其保管的周圍環境條件也較為苛刻，對資料存放的包裝類型、溫度、濕度等都有具體要求。比如膠片類必須設立獨立包裝，固定的環境溫度和濕度，要保持干燥，防霉防濕，照片入庫前必須嚴格消毒、除菌；錄音和錄像磁帶則應保存于抗磁盤內，避免碰撞、高溫，還要注意防壓防潮等，而現在改進的現代化管理模式就有很多的優勢；一方面可將原本照片通過電子掃描儀掃描進入計算機保存，這樣既保護了照片實物，防止照片丟失、損壞、褪色，也在計算機內形成了電子文檔方便保存和日后查看；另一方面，將相關的聲音和影像資料，由原來采用的膠片存儲方式全部改成現代化數字格式，利用光盤進行存儲，更能提高其管理和利用及互聯網傳播效率。

2 聲像檔案的開發利用

最終的檔案管理目的是為現實提供服務的，離開了這個目標，其檔案管理的意義便也失去了存在價值，只能讓其走向滅亡。實際上，從古時候到如今，檔案能夠被重視，是因其能夠為不同時候提供檔案服務從而具有了無窮的生命力。進行聲像檔案的管理開發，可以讓其在不同部門發展中能夠發揮其應有的作用，在服務圍繞醫院的中心工作的前提下，聲像檔案的開發以及利用便確立了明確的發展方向。

2.1 行網上音像、相片展覽

為了查閱方便評價聲像檔案管理的質量，不只是要看聲像檔案其保管的環境、手段，還要看其開發利用的程度。如果本單位職員了解館藏的聲像檔案很少，不知到其內容時，這便無法談及其查詢以及開發利用了。對于檔案的管理者們來說，其有責任給予相關的宣傳。如：采用多媒體資料以及數字化圖片來建立聲像檔案的網站，借助各個單位的局域網實施展示以及宣傳，使檔案宣傳的范圍得到擴大，增加員工對本院聲像檔案的關注。

2.2 實行聲像檔案的編排研究，出版相關的專題圖片或者畫冊

每個醫院，都有一段其自己的發展過程，從開始到發展至今，都聚集著每個員工辛勤的汗水，都包含著令每位員工感到驕傲的歷史。從管理者開始，進行院史的專題教育，表現醫院的不平凡成長軌跡，提煉出讓每位成員為之艱苦奮斗的閃光點，增強員工的愛院情懷，這是永不會過時的。借助于自身的館藏檔案資料，檔案管理者也可以配合來開展這方面的專題編研，例如能出版一些院史圖片、專家簡介以及專科發展的圖片等等，可在本單位進行公開展出，這不只是醫院的一種宣傳工作，也是進行檔案工作宣傳、展示最佳的手段。

2.3 強化部門之間橫向合作，進行專題編研，出版相關專題圖片

因為檔案的管理部門處在環境的關系因素，有案管理者久而久之會覺得其檔案管理工作的乏味單調，對于如何進行檔案的編研工作會感到題材的枯竭，面對于數量巨大的館藏檔案時仍然會感到資料匱乏，難以下筆。實際上，檔案其管理部門可打破本部門范圍限制，與各個部門開展合作展覽專題的編研，并且立足于檔案的館藏資料，把較多數量聲像檔案進行結合，從其中發掘出新題材，如此為之，聲像檔案的開發利用難題便可以迎刃而解。

2.4 出版相關聲像檔案的光盤

聲像檔案其利用和保存之間是相互矛盾的，較高的利用會減少聲像檔案壽命，可能會使聲像檔案報廢丟失。解決好利用和保管之間的矛盾，其實可采用出版聲像檔案的光盤，將其數字化檔案進行分類編輯，然后刻錄成光盤，以便于員工之間借閱，減少其宣傳的成本，降低重要檔案的損害，這是一個相當值得采用的方法。

3 結束語

醫院的聲像檔案可作為醫院前行和發展過程中的重要見證者，它不僅只是記載了歷史，更為重要的是可以反饋的信息，給予利用，為院領導相關決策提供依據。我們需要去不斷地掌握學習新知識以及新技術，以探求醫院中聲像檔案新的載體方法，讓聲像檔案得到管理，在醫院改革發展過程中發揮其作用。總而言之，合理的去開發以及利用聲像檔案，有效的加強聲像檔案的管理，為其能夠全效的為醫院中心管理工作服務，這對于醫院的未來有著十分重要的意義。

參考文獻

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