淺析檔案數據統計利用之效益

【文章摘要】

本文提出了檔案數據統計利用必須講求社會效益和經濟效益，并對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行探討。

【關鍵詞】

檔案利用實際效益

隨著體制改革的不斷深入和發展，電力企業的生存環境發生了巨大的變化。電力企業要在激烈的市場競爭中，保持強勁的增長勢頭，必須堅持科學發展觀；而科學發展觀的一個重要方面，就是要嚴格地保護知識產權。對于企業來說，知識產權與商業秘密的保護和利用，信息資源的收集和共享，可以通過加強檔案管理，提高檔案的利用收到預期的效果，從而更好地服務于經濟、服務于社會。近年來，隨著經濟建設和社會各項事業的發展，很多問題通過檔案得以解決，充分說明了檔案工作為地方經濟發展提供了有效的服務。利用是檔案和檔案工作的出發點、歸宿及生命力。

1 檔案利用效果信息收集工作的重要性

檔案管理是一個企業管理的重要部分，對于電力企業來說也如此，保存好檔案，需要時能及時調出是檔案管理部門應當做好的工作，因此，為了實現檔案數據統計利用的企業效益和社會效益，就要完善檔案管理工作，利用信息技術管理的檔案，促進企業現代化發展，也是電力企業健康穩定發展的保障。任何企業的發展都是以實現經濟利益為發展目標，企業的綜合發展不僅僅是生產和銷售部門的工作，是多個部門配合的結果，要實現最經濟的資金投入和較高的經濟收益，就要在歷史發展的基礎上不斷創新，這就需要保留企業在發展過程中的生產檔案、經營檔案、銷售檔案等的保存，這些歷史數據的可靠性和專業性是任何研究資料不能比擬的。近幾年來，我們認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，狠抓檔案信息資源的開發利用，取得了明顯成績。隨著改革開放的深化，檔案工作的著重點逐步轉向經濟建設，轉向市場，利用擺到了檔案工作的首位。自建司以來，我們一手抓檔案管理現代化，完善檢索信息化體系，提高管理水平；一手抓轉變職能，大力開發檔案信息資源，做好查閱接待工作。五十多年來，為我司制定計劃、規劃，實行科學決策，進行經濟活動、參與市場招投標、工程建設和管理、編制技術文件，創建文明單位、創建一流企業、申報優質工程、審計、應付各種檢查、辦理房地產權，編史修志，落實政策以及干部調配、任免、晉級調資、評聘專業技術職務，解決婚姻家庭糾紛，開展訴訟、公證等一系列活動提供了大量可靠的依據，充分發揮了檔案的作用，取得了較好的社會和經濟效益。

2 在檔案信息資源開發和信息反饋工作中存在的主要問題

企業檔案資源開發利用是通過對企業需求的準確把握，以企業檔案庫存內容為基礎，對檔案資源進行一定形式加工后，形成各種形式的檔案參考資料，實現為企業生產經營服務。開展企業檔案資源服務的基本條件是：有具備檔案開發研究素質的專業人員，能運用文檔資料管理系統對檔案實體進行多層次的分類、組合、排序，善于識別檔案信息間的同異，將隱藏在檔案文書中的隱性知識表達出來，轉化為企業的技術知識檔案；有一定規模的檔案庫存。做好檔案開發利用工作，作為企業檔案業務工作管理者要從組織、資源、人才上做文章，在有條件的情況下把檔案利用與信息開發結合起來。

2.1 目前檔案數據統計的利用一般都按照如下流程，即到了年底要對檔案進行整體編制和年報，以便掌握整體檔案的情況，當前各檔案管理部門對于檔案利用數據的收集通常只能反映檔案的利用問題，無法反映檔案整體給社會帶來的經濟效益和社會效益，也就是檔案數據統計只統計了檔案卷數、利用人數以及頁數這種表層的數據，而體現不出檔案實際開發利用的情況，這樣檔案工作就只局限在了數據統計利用層面上，損失了實際利益，這是當前檔案管理明顯存在的問題。

2.2 在檔案室查（借）閱利用時，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機會。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查（借）閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提供產權依據”等等。由于不作深層次了解，利用結束亦就了結，而失去了檔案利用信息反饋的機會。檔案信息資源的開發與利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案室查（借）閱檔案或檔案室主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、學習、生產等社會實踐中的利用，不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益，也就是體現了利用檔案的作用和價值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調查。

3 將實際效益擺在第一位

針對各級檔案管理行政部門存在的問題，我們必須在如何發揮出檔案數據統計的實際效益發揮出來，如何真實統計數據，一目了然的反映出究竟有多少人查閱過哪些檔案，某人查閱過多少次檔案，對于一些檔案查閱有什么社會效益，這都是我們應當統計的范疇。如何突破性的實現檔案利用的實際效益，這是我們應當思考的問題，從根本上解決檔案利用數據統計不足的問題，真正掌握查閱檔案的目的和效益，因此，除了讓調檔者主動反應信息，做為檔案管理部門，還應當主動開展工作，做好跟蹤統計工作，具體作用如下：

3.1 明確檔案保管和調閱的價值。我國對于檔案的法律規定明確指出，檔案記載了文字、圖標等重要的歷史記錄，對于國家和社會都有重要價值。因此，只有了解了檔案的重要性才能充分發揮檔案數據的利用，當檔案喪失了自己的歷史留存價值，那么也就失去了保管的意義，充分發揮檔案利用工作，前提就是了解檔案保管的價值。傳統檔案保管是在一個相對閉塞的環境內，人們普遍認為檔案也不能帶來什么經濟效益，只是一種歷史的保存，這種觀念是帶有誤解和偏見的，尤其是單位的領導，對于檔案的價值都沒有一個正確的認識和理解，因此單位的檔案管理部門無法得到應有的重視，但是隨著社會的進步，事實證明這種想法是錯誤的，檔案的價值不管大小，一旦利用都會具有社會效益。

3.2 重視檔案數據統計利用的實際效益是真正開展檔案工作的表現。檔案管理的工作看似簡單，其實設計的工作有很多，要想充分開發檔案資源，并充分運用，就必須在收集檔案和管理兩個層面上將工作做充分，檔案的保存與管理就是為了讓檔案在需要的時候充分利用發揮用途和價值，因此檔案工作做的好與否，關鍵就是看檔案信息資源的利用程度。因此實現檔案的經濟效益乃至社會效益，讓檔案需求者獲得利用價值，這是做好檔案工作的重點，所以充分利用數據，做好檔案統計，才能體現出工作成績。

4 開發利用檔案信息資源

4.1 充分開發檔案保管功能，提供多方位服務。豐富的檔案室存是提供信息的物質基礎，搞好室存建設是提供優質服務的重要手段，廣泛收集有價值的檔案材料是豐富室存的有效措施，同時也為信息開發打好基礎。我們在收集檔案時，只有抓住重點，才能做好檔案的收集工作。只有不斷地提高檔案收集質量，才能保持檔案的完整性、系統性。只有完整齊全的檔案才能為公司各項工作服務。我們要有計劃、有重點地收集本單位、本行業的檔案資料，還要有針對性地、及時地對相關的、有價值的報刊資料進行收集，不斷豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，才能實現檔案最終的目的——利用。

4.2 加強技術創新，提供快捷服務。隨著科學技術的迅猛發展，網絡技術的應用，檔案信息資源開發產生了質的飛躍，實現了資源共享。檔案工作已從傳統的手工操作管理轉向辦公自動化，運用計算機技術對室存檔案信息進行檢索、編研，提供有價值、準確的信息，把檔案信息開發提高到新水平，真正做好檔案利用工作，突出檔案利用的中心任務和最終目的。完善檢索體系，實現多渠道、多角度檢索。探索檔案信息資源開發利用的新手段和新形勢，對檔案信息進行深層次分析整理和多次加工，將檔案內容、聲音、圖像、文字等實現一體化存儲，與此同時，可以通過網絡，檢索和提供最新檔案信息，真正實現資源共享，讓利用者對檔案利用產生一種信賴感，不斷塑造檔案利用的新形象，使檔案信息能為社會經濟建設提供最快速度的優質服務，有效體現了檔案利用社會效益的提高，推動檔案利用的社會化、遠程化進程，促進檔案信息資源的開發與利用。綜合檔案室緊緊圍繞公司的重要工作，突出重點，明確服務方向，積極主動為領導決策服務，為公司各項工作服務。

4.3 規范調閱登記工作，檔案的查調工作是檔案管理的重要方面，對于需要查閱檔案的人員，檔案室管理者必須嚴格遵守部門規定，讓查閱人員據實登記姓名、時間、用途，不可漏填；如果需要借出，那么更要詳細寫清用途，以及標注工作項目，這是做好檔案查調工作的關鍵，借閱者不可含糊其辭，明確的填寫是檔案發揮實際效益以及監督跟蹤的前提。

綜上所述，企業管理好檔案數據十分重要，也說明了檔案利用工作的一個側面，但更重要是要了解、收集檔案的實際效益，以利進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。通過挖掘企業檔案的知識價值，為企業價值創造活動服務，為提升企業核心競爭力服務，以適應現代企業制度和市場競爭日益激烈的要求。檔案工作者和工程建設者應該本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，共同做好檔案管理的各項工作。

【參考文獻】

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