淺談文檔的信息化管理

[摘 要] 本文通過分析電子文檔在檔案管理工作中的現(xiàn)狀和存在問題，提出了一些解決問題的方法。

[關(guān)鍵詞] 電子文檔； 信息化； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 052

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）010- 0090- 02

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，越來越多單位使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和辦公OA系統(tǒng)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，實現(xiàn)無紙化辦公，因此產(chǎn)生了大量的電子文件。那么，作為從事檔案工作的專業(yè)人員，我們又應(yīng)該如何看待文檔信息化，或者說如何更好地利用和推進文檔信息化，做以下闡述。

1 文檔信息化的現(xiàn)狀和趨勢

近年來，檔案界及許多先進企業(yè)的檔案專家、檔案人員對文檔信息化做了大量有益的探索，并在許多方面取得了實質(zhì)性的突破。從2004年年末開始，我公司全面實行無紙化，采用OA（辦公自動化）系統(tǒng)，就是將收文、發(fā)文和檔案管理實現(xiàn)文檔一體化，對從其他辦公自動化系統(tǒng)中來的電子文件或紙質(zhì)及實物檔案進行歸檔處理，提供網(wǎng)上電子借閱，分配權(quán)限，支持各種查詢。近年來，我們通過不斷地實踐和探索，綜合起來有以下的成果：

（1） 對電子文件有了比較客觀、全面的認識。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號等記錄在實實在在的物質(zhì)載體上，其表現(xiàn)形式和儲存形式直觀、簡單、明了；而電子文件則以磁性介質(zhì)為載體，需要借助計算機才可以變?yōu)橹庇^的視屏信息或輸出打印紙質(zhì)載體信息。從電子文件的生成過程和基本原理可以看出，它便于修改、拷貝、查詢、分類、編目、剪輯、移動、粘貼、重新編輯組合等優(yōu)點。

（2） 電子文檔系統(tǒng)得到逐步開發(fā)應(yīng)用。近年來，一些優(yōu)秀的檔案計算機管理系統(tǒng)、軟件被推廣應(yīng)用，并在檔案工作中起著越來越重要的作用。如，我公司所使用OA系統(tǒng)，已實現(xiàn)在電子文件到達檔案數(shù)據(jù)庫后，由檔案管理人員對檔案文件進行鑒定、整理、歸檔、借閱、移交、銷毀的操作，同時可以對文件處理的全過程進行自動跟蹤記錄，實現(xiàn)收發(fā)文的網(wǎng)上歸檔和文書檔案的網(wǎng)上全信息查閱。

2 文檔信息化管理存在的問題

文檔信息化為檔案事業(yè)帶來了一個良好的發(fā)展趨勢，但在實踐過程中，還存在著一些需要解決的問題，主要如下。

2.1 電子文件的安全防護問題

在電子文件給人類的工作、生活、學習和管理帶來快捷迅速、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于修改等優(yōu)點的同時，也帶來一定麻煩和不安全因素，諸如數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害、氧化變質(zhì)、理化損傷、載體霉變、信息泄露、傳輸失密、噪聲干擾、溫濕度影響、有意破壞、人為作案等。因此，電子文件的安全防護問題必須引起足夠的重視。

2.2 電子文件名不符實，檔案工作量增大

完整的電子文件是將電子公章“蓋”在正文上，并將文件的正文、附件、電子印章及發(fā)文流程信息等一起打包加密壓縮，最終生成帶有電子公章的電子公文文件，且要保證電子印章和正文內(nèi)容不可拆分，并確保遠程傳輸版文件不走樣。目前，由于受到諸多因素的制約，雖然在理論上和技術(shù)上電子文件都是成立的，但從目前已開發(fā)的電子文檔管理軟件來看，無論在設(shè)計思想還是在具體運用上，尚缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)范標準，與文檔實踐工作還存在脫節(jié)的地方。若收、發(fā)方不采用相通的公文交換平臺，電子文件就無法充分發(fā)揮其快捷便利的功效。由此帶來的電子與紙質(zhì)的文件“雙套制”，從某種程度上來說，反而增加了檔案人員的工作量和耗費了更多的人力、財力、物力。

2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文檔工作中的應(yīng)用問題

目前在這一領(lǐng)域遇到的主要問題有：① 資金困難，由于文檔信息化的投入較大，所以目前我國能將檔案上網(wǎng)的單位為數(shù)不多。② 因特網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身也存在許多問題，比如，網(wǎng)絡(luò)線路的擁擠，有時上網(wǎng)或下載時間過長；網(wǎng)絡(luò)通訊費用高，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質(zhì)性信息少；“黑客”出沒，使網(wǎng)絡(luò)安全性沒有保障等等。③ 網(wǎng)頁內(nèi)容還需不斷豐富，檔案人員還需要充分更新網(wǎng)絡(luò)知識，大部分省、市級檔案館、企業(yè)檔案館網(wǎng)上信息主要是檔案館介紹、館藏、業(yè)務(wù)咨詢、編研成果、利用辦法等條目，庫藏檔案全文檢索基本上都未開通。④ 檔案信息本身具有其特殊性，文件需要正確處理好開放與不開放問題，故相當部分的檔案信息未能及時上網(wǎng)。

3 應(yīng)對對策和措施

3.1 做好電子文件的安全防護問題

對電子文件的有效保存與維護，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。首先，要抓好信息系統(tǒng)安全保護，存儲載體：硬盤光驅(qū)、軟件程序，輸入輸出設(shè)備，因為任何一個部分發(fā)生問題都會給電子文件的齊全、完整和有效利用造成嚴重的影響。其次，選擇優(yōu)質(zhì)的材料儲存?zhèn)浞蓦娮游募牧希_保文件載體壽命，積極研究和開發(fā)電子文件的安全防護設(shè)備，使之適應(yīng)電子文件安全存放要求，同時加強防磁、防磨損、防強震、防病毒等措施。

3.2 實行電子檔案與紙質(zhì)檔案的“雙套制”保管

“雙套制”是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔和電子文檔一并保存，這也是目前我國檔案管理普遍采用的工作方式。 “雙套制”既可以保存反映歷史真實面目的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，又可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。而且由可以避免在電子文檔出現(xiàn)故障和丟失時，可以及時查閱紙質(zhì)文檔，并且可以通過紙質(zhì)文檔重新修復(fù)和重造電子文檔。

3.3 規(guī)范電子文檔歸檔管理標準

面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，要確保企業(yè)建設(shè)、管理、生產(chǎn)經(jīng)營、運行工作中電子文件、電子檔案的長久、真實保存和有效利用，必須切實注重加強相關(guān)標準、規(guī)范的研究和執(zhí)行，要結(jié)合企業(yè)實際，不斷探索信息化條件下電子文檔管理的基本要求及標準，做好這項工作，應(yīng)該按照檔案種類分別編制電子文檔歸檔管理標準，還要增補“電子文件的光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法” 兩項標準，前者是對電子文件的光盤存儲和保存進行規(guī)范，后者是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計等方面做出了細致的規(guī)定。