淺議會計電算化背景下單位的內部控制

[摘 要] 我國的會計電算化工作始于20世紀70年代。隨著會計電算化的普及，電算化在給單位帶來工作效率、經濟效益的同時，也給單位的內部控制帶來了一系列的問題和隱患。傳統的會計內部控制制度已不能適應新時代的要求，實行會計電算化后單位的內部控制問題也逐漸引起人們的關注。如果不及時解決這些問題，將嚴重阻礙會計電算化向更深層次發展。這就迫切要求我們根據電算化會計信息系統的特點，建立健全電算化背景下的內部控制體系。

[關鍵詞] 會計電算化；會計信息；賬務處理；內部控制

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 022

[中圖分類號] F232；F239.45 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15-0030-02

0 前 言

會計電算化，是將電子計算機應用在會計工作中，即以電子計算機代替人工管理賬目，利用計算機的特點和優勢，處理會計事務，將會計數據輸入到會計軟件中，以提高財務管理水平和單位的經濟效益，對記賬過程進行統計、判斷和分析，最終通過計算機顯示、打印會計憑證、賬簿和報表，從而提高會計工作的現代化水平。

內部控制，是單位為保證會計信息的準確可靠，確保本單位資產的安全和完整，運用財務管理方法，以提高單位經營效率為目的，按照職責分工方式，對本單位內部所從事的各種經濟業務活動進行監督、制約和協調，以確保有關法律法規與規章制度全面有效地順利執行而制定并認真貫徹實施的一系列控制方法、措施。

會計電算化背景下的內部控制既包括原來的手工記賬過程，又包括程序設計、應用電算化進行賬務處理過程、財務數據的備份等。

1 會計電算化與內部控制之間的相互關系

隨著計算機、網絡技術的迅速發展、普及，會計制度改革的不斷深入，特別是黨的十八大召開以后，對會計工作提出了更高的要求，會計工作全面實現電算化已經成為必然趨勢。但隨著會計電算化普及程度的不斷提高，隨之而來的舞弊案件也越來越多，涉及的金額也越來越大。由此可見，會計信息系統能夠順利有序運行的前提是建立健全、有效的內部控制機制。

1.1 原手工記賬與實行電算化記賬內部控制的區別

原手工會計下的內部控制主要采用設置相互監督和制約的會計崗位，如分別設置記總賬、明細賬、日記賬、審核、復核等崗位，通過對單位經濟業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。比如，總賬、明細賬、日記賬分人分崗位記錄，結果相互驗證，審核、復核隨時監督檢查；事后通過相互對賬和內部審計進行賬證、賬賬、賬實核對。而實行電算化后再進行賬賬核對已失去意義，只要錄入數據正確，通過計算機賬賬之間核對肯定正確，相比之下，對輸入原始憑證的審核工作就顯得尤為重要，成為內部控制的重點環節。財務人員崗位職責的分工要通過系統的設置授權才能實現，會計數據處理要由計算機系統來控制，會計原始數據錄入必須規范、標準，會計科目設置必須代碼化，會計檔案的保存、查找等都要通過計算機實現，會計電算化系統下內部控制的內容更為廣泛，技術要求也更高。

1.2 加強會計電算化背景下內部控制的意義

隨著信息時代的發展，傳統的記賬手段難以適應現代化工作的需要，取而代之的必定是會計電算化，電算化工作以其方便、準確、可靠、高效的優點越來越受到廣大財會人員的認可。電算化工作提高了會計核算的準確性，提高了會計人員的工作效率，節約了大量的人力，提高了單位的經濟效益。同時，電算化工作的弊端也浮出水面，利用計算機作弊的案件不斷發生，而且涉及的金額及造成的損失比手工記賬下大得多。這是因為實行電算化工作對原手工會計系統的內部控制帶來了巨大影響，內部控制由原來的單純人工控制變為人和計算機共同控制，原有的內部控制已無法適應現代化會計信息系統的要求。這就迫切要求我們適應電算化會計信息系統的特點，只有建立健全與會計電算化相匹配的內部控制制度，才能提高會計的分析判斷能力，為管理者提供準確可靠的會計數據，準確反映單位的經濟業務活動，使管理者做出正確的決策，以保證單位有序、健康地發展。同時，只有建立健全與會計電算化相匹配的內部控制制度，才能杜絕浪費、防止舞弊行為，才能保證單位財產的安全和完整。只有建立健全與會計電算化相匹配的內部控制制度，才能建立合理適用的崗位責任制，進一步提高會計人員工作質量，保證會計數據的真實性、可靠性，協調好各部門各實體間的工作，確保各單位經濟業務活動能夠正常、安全、有效地進行，提高管理人員素質和管理水平；才能利于審計部門及其他相關部門開展工作，加強審計工作；才能使各項財務法規政策得以貫徹落實，做到有章可循、有法可依。內部控制制度在現代會計電算化環境下，具有舉足輕重的作用。因此，建立一整套適合會計電算化系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

2 會計電算化工作對內部控制的影響

2.1 原始數據錄入的準確性對內控的影響

在電算化會計中，所有會計賬簿、財務數據分析、會計報表的編制、打印等工作均通過計算機程序的控制自動進行處理。但是，計算機中的原始數據必須經人工審核后再輸入計算機，所以計算機處理數據是否正確完全取決于原始數據輸入的準確性。這就要求內部控制對一切原始數據的處理方法和過程都必須做到規范化，并保證其準確性和相對的穩定性，一旦輸入錯誤信息，計算機本身無法辨別真偽，就會將錯就錯，造成后面一系列會計數據失真，因此，為了保證會計信息的真實性、完整性和準確性，必須加強原始數據的審核，并指定專人對錄入信息與原始數據進行認真核對。

2.2 操作員權限設置對內控的影響

實現會計電算化后會計工作崗位一般分為出納崗、會計核算崗和電算化會計崗，其中電算化會計崗又可分為會計主管、審核記賬、電算維護、數據分析、會計檔案保管員和系統管理員等崗位。根據各單位業務量不同，會計核算崗和電算化崗可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，幾個電算化崗位可以由一人擔任。如會計主管崗位可兼任審核記賬、數據分析、軟件維護等職責。對原始數據的審核至關重要，可以單獨設立一個崗位，如對會計憑證的復核設立復核崗位，加強對會計數據的事后監督。

在會計電算化工作中，為保證計算機系統的安全運行，應限制會計人員的工作權限，設立系統管理員崗位。系統管理員負責整個信息系統的正常運行，如系統軟件、硬件的維護，會計數據保存，服務器、數據庫的口令設置，會計崗位的權限分工等。系統管理員必須明確自己的職責，認真履行崗位責任，做到到位而不越位。相反，如果系統管理員的權力過大，適用于系統的所有功能，甚至超過了會計主管的權限，就會造成管理混亂、職責不清、會計信息泄露等問題。

2.3 憑證的修改對內控的影響

原手工記賬時，為了保證賬賬相符、賬證相符、賬表相符，安排不同的人員分別登記總賬、明細賬、日記賬，當記賬發生錯誤時，會計法明確規定不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，更不準重新抄寫。常用的修改方式有兩種：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這兩種修改方式均留下修改痕跡，會計業務的發生過程有據可查。實行會計電算化后，對已經錄入并保存的憑證進行修改時，我們目前應用的一些會計核算軟件提供了“取消審核”、“取消記賬”等功能，甚至有的軟件還設置了“反結賬”功能，這些設置給會計人員的會計處理帶來許多方便，但手工會計中的一些直接的線索如筆跡等，都已消失殆盡，刪除修改后的會計數據都無跡可尋，很容易發生問題，對會計內控是一個嚴峻的挑戰。

3 加強會計電算化背景下的內部控制

3.1 提高財務人員業務水平

目前，我國從事會計電算化工作的會計人員普遍素質偏低、業務知識不系統，老會計人員經驗豐富，但電算化水平不高，甚至不會，新上崗的會計人員知識水平雖高，但缺乏經驗。會計信息系統是一個相對復雜的人機系統，其應用與維護需要較為復雜的信息技術與會計知識。單位在應用會計軟件前就要組織相關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解能力，了解系統運行后新的內部控制制度、記賬流轉程序以及計算機系統提供的高質量的會計信息的進一步利用等內容，盡量培養“復合型”人才，以減少使用軟件后出錯的可能性，掌握常見問題的處理方法，提高應變能力。

3.2 明確會計人員崗位職責

完善的內部控制制度要求建立健全會計人員崗位責任制，根據各單位經濟業務的不同，設置不同的會計崗位，并定期進行考核。會計人員在處理同一筆業務時，必須相互稽核、相互監督、相互制約。手工記賬時這樣要求，實現會計電算化后更應如此。必須做到崗位分工明確，各司其職，尤其是加強系統管理員及電算會計主管的權限約束，防止越級查看和越權審批，保障會計信息的真實、完整，這也是防止人為錯誤和舞弊現象發生最有效的方法之一。

3.3 加強系統財務軟件的安全控制

財務系統的安全性受外部環境因素的影響，系統管理員要時刻注意系統的安全性和保密性。隨著網絡技術快速發展，單位應加強網絡安全控制，設置網絡安全性指標，包括數據保密、訪問控制、身份識別等，并且針對單位的實際情況，開發相應的技術來保護系統。另外，還要加強對財務人員的培訓，提高他們對自身密碼的保護意識。筆者所在單位為保證系統的安全，設置防火墻、監控系統，限制外單位對數據庫的非法訪問，專門配備一臺機器上校園網供各學院、各行政部門查看自己的財務情況，給各單位設置查賬權限、密碼，他們只能查看本學院、本部位的賬目，其余報賬、記賬的機器都不能上網，有效控制了因網絡病毒等不安全因素造成數據丟失等現象。

3.4 做好電算化會計信息系統的檔案儲存保管控制

檔案管理是保障系統能夠安全、健康運行的一項重要的基礎性工作?！稌嬰娝慊芾磙k法》規定，所有本年度發生的會計憑證、賬簿、報表、往來明細，都必須打印并裝訂成冊。建立健全完善的檔案管理制度并配備合格的檔案管理人員，嚴格執行《會計檔案管理辦法》規定，建立完善的資料借用和歸還手續、標簽與索引方法，配備安全可靠的檔案保管設備等。要堅持對會計數據每天做好備份且雙重備份，定期對所有檔案進行備份，有條件的單位最好刻錄光盤，并保管好，同時單位應制訂應急預案。

3.5 選擇安全可靠的財務軟件

單位使用的會計軟件應具有強制備份功能，以及一旦系統崩潰及時恢復到最近狀態的功能。目前我國的財務軟件種類眾多，據統計，經國家審批的會計軟件有40多種，經省級審批的也超過200種。由于軟件公司水平不同，軟件的質量也參差不齊。選擇財務軟件時，應考慮本單位實際情況，結合本單位信息管理的整體需要，盡量選擇資質好、口碑佳、實力強的企業所開發的軟件，而且各部門之間要考慮數據共享原則。

4 結束語

總之，加強會計電算化背景下的內部控制，不斷調整、完善內部控制制度，是對已建立的會計電算化系統進行全面的管理，保證系統的安全和正常運行，也是保證單位電算化工作高效有序進行的重要措施，可以確保會計數據的真實性、可靠性、完整性。

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