淺析圖書出版的高效管理

[摘 要] 高新技術(shù)已在圖書出版過程中得到越來越廣泛的運(yùn)用，同時(shí)也促進(jìn)了圖書出版管理的不斷發(fā)展。目前圖書出版行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，出版社必須采取高效的管理辦法才能獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和更好的社會(huì)效益。本文主要對(duì)圖書出版過程中如何實(shí)施項(xiàng)目管理以及使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞] 圖書出版； 高效管理； 項(xiàng)目管理； ERP

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 041

[中圖分類號(hào)] G231； F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）15- 0067- 02

面對(duì)圖書出版行業(yè)日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)，人們已意識(shí)到只有借助新技術(shù)、新手段，實(shí)施高效的管理辦法，才能幫助出版社提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。圖書出版屬于系統(tǒng)工程，目前，有很多出版社已經(jīng)開始實(shí)施項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)高效管理。

1 項(xiàng)目管理在圖書出版管理中的運(yùn)用

1.1 實(shí)施項(xiàng)目管理在圖書出版管理中的作用

實(shí)施項(xiàng)目管理主要是解決圖書出版管理中時(shí)間、成本與完成質(zhì)量之間的矛盾，科學(xué)統(tǒng)籌圖書出版社中現(xiàn)有的人力與財(cái)力資源，從而使圖書出版社實(shí)現(xiàn)任務(wù)多、質(zhì)量好、進(jìn)度快、成本低的目標(biāo)。所以，項(xiàng)目管理在圖書出版管理中屬于一種管理手段和一種統(tǒng)籌方法。

1.2 實(shí)施項(xiàng)目管理需要圖書出版實(shí)現(xiàn)信息化

在圖書出版中項(xiàng)目管理主要是對(duì)項(xiàng)目本身的范圍進(jìn)行管理、對(duì)實(shí)施的時(shí)間進(jìn)行管理、對(duì)所發(fā)生的成本進(jìn)行管理以及對(duì)完成的質(zhì)量進(jìn)行管理。即圖書出版之前對(duì)圖書進(jìn)行監(jiān)督與調(diào)控，主要包括圖書的選題質(zhì)量、編校質(zhì)量以及裝幀質(zhì)量等[1]。從而確保圖書出版實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量，以滿足市場(chǎng)的要求。同時(shí)，項(xiàng)目管理還要對(duì)圖書出版的進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行有效的監(jiān)督與控制。

在圖書出版管理工作中項(xiàng)目管理以出版社為主體，以圖書項(xiàng)目為對(duì)象，其關(guān)鍵是對(duì)圖書項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃。因此，項(xiàng)目管理需要制訂一套符合實(shí)際的進(jìn)度、成本和質(zhì)量計(jì)劃，并要求在實(shí)施的過程中嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。若進(jìn)度、成本及質(zhì)量發(fā)生偏離，需要根據(jù)圖書本身的實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整或是對(duì)整個(gè)實(shí)施的進(jìn)程進(jìn)行調(diào)整。

1.3 項(xiàng)目管理并不適合所有圖書出版工作

項(xiàng)目管理不能在所有圖書出版中運(yùn)用，因?yàn)閷?duì)于每一本需要出版的圖書，不管所產(chǎn)生的效益有多大，其出版的流程都是相同的，而出版社不可能對(duì)每一本出版的書都實(shí)施項(xiàng)目管理。因此，出版社主要是針對(duì)大型重點(diǎn)圖書、品牌圖書以及需要引進(jìn)版權(quán)的大型套書等才實(shí)施項(xiàng)目管理。

在圖書出版社中主要采用職能式的組織結(jié)構(gòu)，其項(xiàng)目組在實(shí)施項(xiàng)目管理的過程中為臨時(shí)組合，參加項(xiàng)目管理的人員需要接受該項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)以及原部門領(lǐng)導(dǎo)的雙重管理，在完成項(xiàng)目管理之后該項(xiàng)目組會(huì)被撤銷，回到原部門崗位就職。這種組合方式有利于各部門有效的溝通，實(shí)現(xiàn)各部門之間的橫向聯(lián)系，從而有利于人力資源得到更好的利用。在實(shí)施項(xiàng)目管理之前，項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面的統(tǒng)籌考慮，詳細(xì)規(guī)劃、布置每個(gè)成員在項(xiàng)目管理中的工作任務(wù)，并合理安排項(xiàng)目的開始與結(jié)束時(shí)間，合理地調(diào)度有限的資源。由于每年出版社都會(huì)出版圖書成百上千種，而出版圖書計(jì)劃中分為一般圖書與重點(diǎn)圖書，若將兩者全部實(shí)施項(xiàng)目管理，這必然會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目組之間交錯(cuò)的現(xiàn)象，既不利于人力資源的調(diào)度，更不好管理[2]。

此外，在項(xiàng)目管理實(shí)施的過程中，項(xiàng)目組成員及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)圖書出版的策劃方案、營(yíng)銷宣傳情況、圖書發(fā)行情況甚至財(cái)務(wù)資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況等信息有一定的了解。這就要求整個(gè)出版社內(nèi)及項(xiàng)目組之間做到資源共享，出版社對(duì)項(xiàng)目實(shí)施后期的發(fā)行、營(yíng)銷宣傳及信息反饋都實(shí)現(xiàn)信息化。從某種程度上來說，由于項(xiàng)目組打破了職能格局，這就避免了各部門之間存在信息孤島的現(xiàn)象，可以有效促進(jìn)出版社信息化建設(shè)，更有利于出版社實(shí)現(xiàn)高效的管理。

2 ERP系統(tǒng)在圖書出版管理中的運(yùn)用

2.1 ERP系統(tǒng)是一個(gè)相對(duì)完整的信息管理系統(tǒng)

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃，它建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，可以為企業(yè)人員提供決策支持與業(yè)務(wù)運(yùn)行的工作平臺(tái)和管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)在圖書出版中的運(yùn)用，已成為提高出版社信息化水平的重要途徑。它提供了完善的信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，有效地消除了信息孤島現(xiàn)象，有利于增強(qiáng)部門之間的協(xié)同，同時(shí)優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程。

由于出版社對(duì)于ERP系統(tǒng)應(yīng)用的個(gè)性化要求相對(duì)較高，系統(tǒng)需要經(jīng)過很長(zhǎng)一段適應(yīng)與磨合過程才能得到完全的運(yùn)用。ERP系統(tǒng)在圖書出版社中主要是以財(cái)務(wù)管理平臺(tái)為核心，實(shí)現(xiàn)圖書的編、印、發(fā)以及財(cái)務(wù)流程的一體化管理。在ERP系統(tǒng)中設(shè)置了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、出版管理系統(tǒng)、編務(wù)管理系統(tǒng)、發(fā)行管理系統(tǒng)等若干個(gè)子系統(tǒng)。由于各圖書出版社的出版流程與財(cái)務(wù)運(yùn)作形式都不盡相同，因此，ERP系統(tǒng)在圖書出版社的運(yùn)用中要滿足其個(gè)性化的要求。

2.2 ERP系統(tǒng)的管理模式較為先進(jìn)

ERP系統(tǒng)在圖書出版社的應(yīng)用為出版社提供了一體化的管理平臺(tái)，可以對(duì)圖書出版的整個(gè)供應(yīng)鏈以及各種資源進(jìn)行有效的控制，如紙張供應(yīng)、圖書出版、發(fā)行及營(yíng)銷等。

對(duì)于圖書出版社來說，全面實(shí)施ERP系統(tǒng)是對(duì)整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理的再造，為各個(gè)部門都建立了信息共享的通道，但這需要每個(gè)崗位員工的積極配合。同時(shí)，ERP系統(tǒng)具有著標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的特點(diǎn)，使出版社管理權(quán)限更為清晰化，避免了因權(quán)限問題而產(chǎn)生的一些主觀影響，從而實(shí)現(xiàn)了圖書出版的高效管理。

3 項(xiàng)目管理與ERP相結(jié)合

3.1 項(xiàng)目管理與ERP各具特點(diǎn)

項(xiàng)目管理在圖書出版管理中有很多優(yōu)勢(shì)，大部分出版社都開始嘗試使用，其優(yōu)勢(shì)在于做到精細(xì)管理與明細(xì)預(yù)算。在圖書出版之前，出版社都會(huì)對(duì)成本進(jìn)行大致的估算，而項(xiàng)目管理能夠從細(xì)節(jié)著眼，對(duì)圖書出版的成本、時(shí)間及質(zhì)量等進(jìn)行有效的控制，提高了工作人員的積極性，使出版資源得到優(yōu)化配置。同時(shí)，也提高了圖書出版的速度與質(zhì)量。

而ERP系統(tǒng)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中一種新興的產(chǎn)物，其管理是“雙核”的[3]，主要體現(xiàn)在一方面?zhèn)戎赜趯?duì)圖書出版的供應(yīng)鏈進(jìn)行高效的管理，是一種先進(jìn)的管理思想；另一方面，ERP管理與信息技術(shù)的先進(jìn)程度是相結(jié)合的，而且只是為出版社提供一個(gè)規(guī)范的體系，對(duì)出版社的發(fā)展起到的是一個(gè)輔助作用，在圖書出版中并不像實(shí)施項(xiàng)目管理那樣起到立竿見影的效果。

因此，在圖書出版的管理中，將項(xiàng)目管理與ERP相結(jié)合并同步實(shí)施，才能收到良好的管理效果。

3.2 有利于實(shí)現(xiàn)精益生產(chǎn)與敏捷生產(chǎn)

圖書出版面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，在這種生存環(huán)境下，在圖書出版過程中必須實(shí)現(xiàn)高效管理才能在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。在實(shí)施項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)管理過程中，出版社應(yīng)改變傳統(tǒng)的工作方式，對(duì)出版流程與業(yè)務(wù)都進(jìn)行重新整合，這就意味著對(duì)傳統(tǒng)工作方式的重新調(diào)整[4]。

圖書出版社將項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)相結(jié)合可實(shí)現(xiàn)精益生產(chǎn)，主要是指有利于實(shí)現(xiàn)圖書的出版高質(zhì)量，同時(shí)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，并可以建立出版社信息化平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)出版社內(nèi)部資源的有效調(diào)節(jié)并控制整個(gè)供應(yīng)鏈。此外，同時(shí)實(shí)施項(xiàng)目管理與ERP還能對(duì)圖書生產(chǎn)進(jìn)行精細(xì)化管理，有利于實(shí)現(xiàn)圖書的出版高質(zhì)量、高效益、低成本。

同時(shí)，圖書出版社將項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)相結(jié)合還可以實(shí)現(xiàn)敏捷生產(chǎn)。其出發(fā)點(diǎn)主要是對(duì)圖書市場(chǎng)進(jìn)行合理的分析與判斷，并對(duì)市場(chǎng)情況做出快速的反應(yīng)。所謂的快速反應(yīng)不僅是指速度快，還包括圖書的成本與質(zhì)量。目前各圖書出版社普遍品種多、周期短、稿量大，出版社要做到快速反應(yīng)、及時(shí)出版才能占領(lǐng)圖書市場(chǎng)。出版社將項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)相結(jié)合，可以在信息化條件下，合理地協(xié)調(diào)現(xiàn)有的資源，對(duì)圖書項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)分析論證，以出版更多優(yōu)秀的圖書。

綜上所述，要實(shí)現(xiàn)圖書出版的高效管理，應(yīng)有正確的管理辦法與管理體制，只有有效地實(shí)施項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)，并充分發(fā)揮項(xiàng)目管理與ERP系統(tǒng)在圖書出版管理中的作用，才能使圖書適應(yīng)市場(chǎng)的需求，才能使出版社健康發(fā)展。

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