淺析如何做好電子文件的歸檔工作

[摘 要] 隨著信息技術、網絡技術的發展，電子文件大量產生，如何做好電子文件的歸檔工作，已經成為人們所關注的重要課題。本文分析了電子文件歸檔存在的問題，總結了電子文件歸檔的原則，進一步提出了做好電子文件歸檔工作的幾項措施。

[關鍵詞] 電子文件； 歸檔； 檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 059

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0091- 01

電子文件作為一種新型的信息載體，以其自身獨特的記錄形式使工作質量和效率大大提高。隨著大量電子文件的不斷涌現，及時、有效收集電子文件，做好電子文件的歸檔工作成為檔案管理亟待解決的重要課題。

1 電子文件歸檔存在的問題

從目前來看，電子文件在歸檔方面存在很多問題。

（1） 草稿性電子文件易被忽視。目前，多數單位只用電子計算機起草文件，而一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

（2） 電子文件歸檔程序不夠完善。一方面電子文件歸檔后沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上；另一方面沒有把電子文件與紙質文件共同歸檔管理，對電子文件管理存在潛在的隱患，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

（3） 電子文件存儲載體不安全。目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤存儲器上，如果系統出現故障，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤、光盤作為電子文件存儲的載體，由于軟磁盤、光盤極易遭到損壞，其保存期限、可靠程度、兼容性也存在較大問題，也極不安全。

（4） 電子文件歸檔鑒定不科學。現在有些單位對歸檔電子文件的完整性、有效性、有無病毒、存儲介質等不加辨別，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面給歸檔的管理帶來了諸多不便。

2 電子文件歸檔的原則

為確保電子文件歸檔具有較強的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循，筆者認為，在電子文件的歸檔上需明確以下原則。

（1） 按時歸檔的原則。要求已經形成的正式的電子文件，以郵件或硬拷貝的形式，及時向電子檔案室進行移交。然后，由檔案管理人員設置一個個文件夾，對各個部門形成的電子文件進行分類管理。

（2） 核對、鑒定原則。有關專業人員定期對各部門已形成的電子文件進行可讀性、真實性、完整性和有效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限。然后用殺毒軟件對這些電子文件進行檢測，確保無病毒感染后，再將這些電子文件分別轉錄到與應用網絡相隔離的存儲器中。在一定時間后，將這些電子文件轉錄至一次寫入的光盤中做脫機保存，同時編制文件索引，使查閱更加方便。

（3） 復制備份原則。一般情況下，電子文件從微機轉錄到光盤上時應該拷貝3份，兩份歸檔，一份對外提供利用。應定期檢查已歸檔光盤的保存情況，尤其是溫度、濕度和防塵情況。

3 做好電子文件歸檔工作的幾點建議

做好電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，摸清文件產生的源頭，并對產生的大量電子文件的收集、鑒定、存儲工作逐步進行完善。

（1） 建立嚴密的電子文件歸檔制度。電子文件的形成涉及的環節眾多，哪一個環節出現失誤都影響到電子文件的原始性、真實性和完整性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件歸檔管理制度，明確各方面的職責，顯得尤為重要。

（2） 做好電子文件的收集、積累工作。收集工作是做好歸檔管理工作的基礎，重視對電子文件的及時收集，防止存有信息內容的載體發生丟失、損壞。收集要實行“雙套制”：紙質一套，電子版一套，特別要保證兩種載體的檔案內容信息的一致性。目前，很多單位各類公文的傳遞、批辦、催辦、均在網上操作，因此，電子文件的收集也要在網上進行，同時可以利用記錄系統的自動記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責任人等信息。

（3） 做好電子文件的鑒定工作。電子文件的易逝性、軟硬件的依賴性、信息相關性等影響電子文件的鑒定工作，因此，電子文件的鑒定工作需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機部門等多方參與，鑒定的內容包括電子文件的真偽、價值、開放度等。

（4） 嚴格電子文件的歸檔工作。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求：首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上。其次，從歸檔電子文件的數量看，一般以保存3套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，一套由相關業務部門異地保管，另一套供查閱使用。再次，從歸檔電子文件的格式上看，宜采用通用標準，文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，圖像文件宜采用JPG格式，數據文件宜采用DBF文件等。

（5） 加強電子文件存儲的安全管理。存儲載體的安全與否，關系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。在軟件管理上，要設置網絡防火墻和采取各種防病毒措施，防止計算機病毒和網絡黑客的攻擊。在硬件管理上，要進一步完善計算機設備的管理，及時升級服務器主機和數據庫，控制環境的溫度和濕度，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全與穩定。

（6） 提升電子檔案管理人員的綜合素質。電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等方面的技術、技能。因此，急需培養一大批具備檔案管理專業知識和計算機操作技能的復合型人才。一方面要為檔案管理人員提供學習的機會，舉辦計算機、網絡、多媒體等各種技術培訓班；另一方面檔案管理人員應樹立終身學習的思想，學習現代化檔案管理的相關知識，以適應新形勢下檔案管理的需要。