淺論高校檔案精細(xì)化管理

[摘 要] 本文針對(duì)高校檔案資料精細(xì)化管理，首先概述了高校檔案精細(xì)化管理的特點(diǎn)以及當(dāng)前檔案管理所面臨的問題，進(jìn)而系統(tǒng)全面地提出了實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的可行措施，為高校檔案管理部門開展檔案精細(xì)化管理提供的參考。

[關(guān)鍵詞] 高校； 檔案管理； 精細(xì)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01

精細(xì)化管理，是指在開展管理工作時(shí)，將工作任務(wù)以及工作質(zhì)量目標(biāo)細(xì)化分解后進(jìn)行管理，從而在減少人力或物力資源投入的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理的深化以及管理效率的提高。高校檔案管理工作是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，對(duì)高校檔案管理工作開展精細(xì)化管理，可以確保將高校教學(xué)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各種檔案資料規(guī)范完善地整理保存，同時(shí)對(duì)于實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資料管理的秩序化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案資料的利用價(jià)值與檔案管理工作的服務(wù)水平也具有重要的意義。

1 高校檔案精細(xì)化管理概述

（1） 精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化的檔案管理理念。高校檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的管理工作，同樣也需要結(jié)合新形勢(shì)的發(fā)展革新管理理念。而精細(xì)化管理則是一種以精細(xì)、準(zhǔn)確作為目標(biāo)的管理理念，其內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)便是將工作分解、細(xì)化、貫徹、執(zhí)行的過程。

（2） 高校檔案精細(xì)化管理對(duì)于細(xì)節(jié)管理要求嚴(yán)格。高校檔案精細(xì)化管理主要是注重細(xì)節(jié)的管理，重點(diǎn)在于各項(xiàng)管理細(xì)節(jié)以及管理措施的落實(shí)與執(zhí)行，同時(shí)追求檔案管理工作的質(zhì)量與管理效果，通過完善細(xì)節(jié)的管理實(shí)現(xiàn)檔案管理工作整體水平的提高。

（3） 精細(xì)化管理革新了檔案管理工作方式。 在管理方法上，精細(xì)化管理主要借助于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化的管理手段，并通過全新的管理方式實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效、協(xié)調(diào)與可持續(xù)開展。

2 高校檔案精細(xì)化管理問題分析

（1） 檔案管理規(guī)章制度不完善。現(xiàn)階段，部分高校由于對(duì)檔案管理工作重視程度不足，因而忽略了高校檔案管理制度建設(shè)，導(dǎo)致高校檔案管理工作在開展過程中缺乏基礎(chǔ)的依據(jù)，導(dǎo)致實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理困難。

（2） 高校檔案管理工作信息化程度較低。部分高校檔案管理部門因?yàn)橘Y金經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致檔案管理缺乏各種信息化設(shè)備，信息化的檔案管理體系建設(shè)難以開展，造成高校檔案管理工作效率較低，制約了高校檔案精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。

（3） 高校檔案管理資料的利用水平較低。當(dāng)前由于部分高校管理觀念落后，未能將服務(wù)理念滲透到檔案管理工作中，高校管理部門和師生無法方便快捷地利用檔案資料，導(dǎo)致高校檔案資料得不到充分的利用。

3 高校檔案精細(xì)化管理完善措施研究

（1） 完善高校檔案管理規(guī)章，形成制度化的檔案管理體系。形成制度化的管理體系，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理精細(xì)化的有效手段。首先高校檔案管理部門應(yīng)該按照相關(guān)法律、政策以及高校管理規(guī)定，結(jié)合高校的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定完善的管理規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理工作中的具體細(xì)節(jié)任務(wù)及控制目標(biāo)給予明確的規(guī)定。高校檔案管理規(guī)章制度應(yīng)該涵蓋檔案室管理職責(zé)規(guī)定、檔案管理制度、信息資料歸檔保存制度、檔案室安全管理制度和高校檔案資料借閱使用制度，通過完善的管理制度實(shí)現(xiàn)高校檔案資料管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（2） 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作流程的精細(xì)化。高校檔案管理工作的主要內(nèi)容便是對(duì)各種教學(xué)活動(dòng)記錄或者是師生的信息資料集中地進(jìn)行匯總、分類、編碼、整理以及歸檔保存工作。通過將檔案資料進(jìn)行整理匯編并歸檔保存，為高校的管理部門或者是師生提供便捷的檔案利用服務(wù)。因此，在管理流程的精細(xì)化管理上，應(yīng)該遵循細(xì)化分解、量化控制、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化管理的原則，將精細(xì)化管理理念滲透到高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，并嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，采取切實(shí)可行的落實(shí)措施，確保高校檔案管理工作的順利開展。

（3） 強(qiáng)化檔案信息化管理，提高高校檔案管理基礎(chǔ)條件。對(duì)高校檔案室開展信息化管理也是高校檔案精細(xì)化管理工作的基本要求，因此為了推進(jìn)檔案精細(xì)化管理工作的順利開展，必須構(gòu)建完善的信息化檔案管理體系。首先應(yīng)該確保高校檔案管理工作的資金投入，確保計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備等基本的信息化設(shè)備齊全。同時(shí)借助于功能齊全、安全性高的軟件開展檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。其次應(yīng)該為檔案室配備齊全的安全設(shè)備，確保文本檔案資料以及電子檔案資料的安全可靠。總之，通過這些措施來提高高校檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，為高校檔案精細(xì)化管理打下良好的基礎(chǔ)。

（4） 強(qiáng)化服務(wù)功能，提高高校檔案資料的利用效率。在高校內(nèi)開展檔案管理工作的目的之一便是為管理部門和師生提供利用服務(wù)，因此應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料的服務(wù)性。首先高校檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，將服務(wù)理念置于檔案管理工作的首位，以為師生提供便利的服務(wù)作為工作的目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)，通過這些措施為高校師生利用檔案提供便利的渠道，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

4 結(jié) 語

高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于確保高校教學(xué)科研工作的順利開展，提高高校管理工作水平具有重要的作用。因此高校檔案管理部門必須充分認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案工作實(shí)施精細(xì)化管理的重要性，并明確檔案精細(xì)化管理內(nèi)涵，在日常工作中落實(shí)各項(xiàng)精細(xì)化管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理工作水平的提高。