醫院檔案管理信息化的問題與對策

[摘 要] 醫院檔案管理信息化是醫院管理工作發展的必然趨勢。在目前情況下，我國醫院檔案信息化管理在思想認識、主體素質、管理模式和基礎設施等方面都存在明顯不足和問題。解決這些問題，一要轉變觀念，牢固樹立信息時代的檔案管理科學理念；二要以人為本，加速培養檔案管理信息化專業人才隊伍；三要統一標準，建立健全規范化的檔案信息化管理制度；四要加大投入，切實夯實檔案管理信息化建設技術基礎。

[關鍵詞] 醫院； 檔案管理； 信息化； 意義； 問題； 對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 063

[中圖分類號] G27； R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0095- 03

隨著國民經濟與社會不斷的發展，傳統的醫院檔案管理模式和技術已經無法適應時代發展的要求，醫院檔案管理的信息化已成為必然趨勢。加速實現檔案管理信息化，既是時代發展的客觀要求，也是醫院管理現代化的重要內容。

1 醫院檔案管理信息化的重大意義

醫院檔案管理信息化是指，在國家信息化進程的統籌規劃下，依據信息高效流動、安全共享和優質服務的原則，運用現代信息技術和計算機網絡，對醫院檔案資源進行數字化改造和網絡化管控，以實現醫院檔案資源的授權共享、高效利用和現代化管理的過程。醫院檔案管理信息化具有重大的現實意義和長遠意義。

（1） 醫院檔案管理信息化改變了傳統的檔案文件歸檔方式，節約成本，實現了檔案資源原件的永久儲存和保護。應用信息技術對醫院檔案原件進行電子掃描和數字化轉換，最終以電子文檔的形式存儲和保護，根據文檔性質、內容、形式和所屬關系進行數字化存儲和信息化檢索，改變了手工實物型的傳統歸檔方式，節省了空間，節約了成本，提高了效率，實現了檔案原件的永久保存。

（2） 醫院檔案管理信息化改變了傳統的檔案資源利用方式，打破了時空限制，實現了檔案資源的快捷使用和安全利用。傳統條件下，醫院檔案資源的利用受到時空條件和諸多因素的限制，獲取和利用過程復雜，效率低下。信息化條件下，利用計算機和網絡通過信息查詢系統，就可以快速、便捷和安全地獲得內容完整的檔案信息，效率高、范圍廣，不受時空限制，能夠最大限度地獲得檔案資源，實現檔案資源的安全共享。

（3） 醫院檔案管理信息化提升了檔案資源的自身價值和效益，放大了固有價值，實現了檔案資源的高效利用和應有價值。由于檔案管理的信息化改變了檔案資源的利用方式，實現了檔案資源的快捷使用和安全利用，因此，它真正彰顯了檔案資源的自身價值，使其對任何真正需要它的個人和單位都能隨時隨地發揮作用，顯示價值，因此，相對于傳統情況下檔案資源價值的利用受多種條件的限制和約束，檔案管理的信息化在事實上解除了一切限制和約束，放大了檔案資源的實用價值，實現了檔案資源的高效利用和應有價值。

（4） 醫院檔案管理信息化改變了傳統的檔案管理模式[1]，提高了檔案管理的質量和效益，實現了醫院檔案資源管理的現代化。傳統的醫院檔案文件大多以紙質形式存在，受紙張特性的限制，檔案管理部門常常需要不斷擴大專門的建筑，并不斷調整溫度濕度，改善環境條件，做好防火防水防腐防蟲等工作，以避免檔案資料受侵蝕遭損壞。不難理解，傳統的檔案管理模式費用與日俱增，效率與日俱下，是一種規模型外延式的管理模式。檔案管理的信息化從根本上改變了這種傳統模式，節省了存儲空間，提高了管理效率，優化了資源配置，實現了醫院檔案資源管理的科學化、現代化。

2 醫院檔案管理信息化的主要問題

醫院檔案管理信息龐雜，卷宗繁多，任務繁重，面對信息化的發展要求，在觀念認識、主體素質、管理模式、基礎設施等方面都暴露出明顯的問題。

（1） 對檔案信息化管理認識不足。受傳統檔案管理思想的影響，我國很多醫院的領導層對檔案管理信息化建設認識不足，觀念陳舊，不清楚信息化對醫院檔案管理工作的全新要求和重要作用。大多數醫院時至今日仍然習慣于手工檔案管理模式和工作方法，重收集輕整理、重保存輕統計、重使用輕編研的情況普遍存在，檔案管理信息化建設領導重視不夠，基礎設施簡陋，專職人員缺乏，檔案利用率低下，直接影響到醫院自身的發展前景和長遠利益。

（2） 對檔案信息化管理人員把關不嚴、培訓不夠，人員素質技能普遍偏低。醫院檔案管理的信息化，不僅要求提高管理者的思想認識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質。由于傳統管理體制的原因和人們對檔案工作的普遍忽視，目前很多醫院檔案管理人員缺乏管理專業知識，不少檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的，檔案專業出身的人極少，在職人員大多數沒有在職培訓或外出進修的機會與條件，不具備良好的信息技能和素質，現實工作中既熟悉檔案業務又精通信息技術的人如鳳毛麟角。

（3） 對檔案管理工作要求不高，檔案管理信息化制度尚未建立。醫院檔案管理工作，由于歷史原因，長期以來一直處于政出多門、多頭管理的狀態，既缺乏統一的管理標準和協調機構，也沒有科學化的管理制度。盡管醫院檔案資料始終由綜合檔案室負責，但事實上，綜合檔案室只對部分文書資料、科技檔案和音像檔案進行管理，而醫院各部門、各科室和行政機關的病理切片檔案、病歷檔案、財會檔案、人事檔案等分別由各個科室管理，這就造成了醫院檔案管理上機構繁多、標準不一、要求不同、水平各異的狀況，真正科學的、規范的和統一的管理制度根本沒有建立起來。

（4） 對檔案信息化管理投入不足，硬件技術和基礎設施整體落后。由于對檔案管理信息化的認識不足，特別是醫院領導重視不夠，所以大多數醫院對檔案管理信息化的投入嚴重不足，導致信息化建設硬件條件跟不上，整體基礎設施落后。一方面，檔案管理信息化的硬件條件缺乏。目前，很多醫院檔案管理業務部門不具備配套的加密計算機、專業掃描儀、移動硬盤、筆記本電腦、檔案管理專用機房等，很多業務部門的工作人員常常兼職檔案管理工作，計算機辦公系統公用、通用、混用現象普遍存在。另一方面，檔案管理基礎設施薄弱。很多單位沒有建立專門的檔案信息管理局域網，缺少大容量服務器，沒有災難防護備用設備和備份，不能保證檔案信息系統的正常運轉和安全使用。由于設備缺乏、裝備不足、網絡不通、配備有限，傳統檔案的數字化轉化和信息化處理均受影響，直接影響了檔案管理的信息化進程。

3 醫院檔案管理信息化的對策措施

針對以上存在問題，為了加速醫院檔案管理信息化進程，必須采取以下措施：

（1） 轉變觀念，提高認識，牢固樹立信息時代的檔案管理科學理念。醫院加速實現檔案管理信息化，首先必須加強學習，轉變觀念，增強檔案管理意識，牢固樹立信息時代的檔案管理科學理念。具體地說，一要充分認識檔案信息資源的巨大價值及其信息化管理的重大意義。醫院檔案資料作為醫院歷史發展的原始記錄和權威憑證，不僅是醫院以往管理工作和計劃決策的重要依據，而且是醫院未來發展的可靠依據和寶貴財富，不僅關系到醫院自身的聲譽和發展，而且關系到人民群眾的身體健康，關系到醫學科學的發展，關系到國家醫療衛生事業的發展。二要把檔案管理信息化納入醫院整體發展規劃之中，科學規劃好醫院檔案管理信息化建設，使其與醫院其他方面和部門的建設整體規劃、共同部署、協調發展、同步推進。三要樹立醫院檔案資源快速流動、信息共享和安全使用的全新理念，加速實現檔案資源的數字化改造和信息化進程，充分發揮檔案資源的依據、財富、服務和保障功能，盡早實現檔案信息資源的集中管控、無縫鏈接、無障流動、授權服務和安全共享。四要提高認識，統一思想，樹立科學管理的理念，形成統一領導下的分層管理領導責任制，切實提高檔案管理工作在醫院工作中的地位，形成領導重視、管理嚴格、部門協作、職工支持的良好工作環境和氛圍。

（2） 以人為本，強基固本，加速培養檔案管理信息化專業人才隊伍。醫院檔案管理信息化建設的專業性、技術性都很強，亟需一大批事業心強、專業基礎扎實、熟練掌握信息科學技術的復合型人才。根據目前大多數醫院的實際，加速提升檔案管理人員的素質、建設好檔案管理信息化專業人才隊伍，重點應做好以下幾方面的工作。一要大力引進檔案專業的優秀畢業生，有計劃有步驟地吸納管理專業優秀人才，按照信息時代的要求加速實現檔案管理隊伍的輸液換血，不斷優化人才隊伍結構，加速實現管理人才的結構調整和技能升級。二要加強在職檔案管理人員的業務培訓，通過崗位培訓、參觀學習、脫產進修、繼續教育等多種形式，全面提高在職人員的崗位技能和綜合素質，努力使在職人員都具有管理信息化的專業知識和能力。三要加強考核，建立健全檔案管理獎勵與淘汰制度。要根據工作需要和崗位要求，整頓隊伍，優化結構，對確實不勝任工作的人員實行轉崗或下崗，逐步淘汰專業素質差、工作不負責任的管理人員，鼓勵和獎勵優秀員工，充分調動每一位員工的積極性、主動性和創造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

（3） 統一標準，優化結構，建立健全規范化的檔案信息化管理制度。加速實現醫院檔案管理的信息化，不僅要轉變觀念、依靠人才，而且要建立規范、依靠制度。具體地說，一要形成權威統一、開放動態的信息化標準體系。檔案管理信息化建設離不開一定的標準。權威、統一、開放、動態的信息化標準體系是信息化建設規范化、制度化、科學化的前提和基礎。醫院檔案部門首先要明確檔案信息化建設的一系列標準和規范，并在建設發展的同時不斷實現標準的升級換代和與時俱進。只有這樣，檔案信息化建設才能方向明、路子正，工作才能積極主動、事半功倍。二要形成科學規范、銜接配套的檔案管理制度體系。要著眼信息化發展要求，依據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，制定一整套科學有效的檔案管理制度，包括檔案信息資源的集中管控制度、授權共享制度、分級管理制度、崗位責任制度、檢查評估制度、審查監督制度、獎懲問責制度等，并使其相互配套、互動銜接、相互支持。三要形成順暢高效、協調互動的檔案管理運行機制和模式。立足上述一系列標準和制度，建立由主要領導主抓、各級主管領導牽頭、檔案管理部門負責、檔案業務人員具體管理的運行機制和模式，努力使其上下一致，相互配合，運行高效，良性互動，以此全面提升檔案管理信息化的水平和層次。

（4） 加大投入，改善條件，切實夯實檔案管理信息化建設技術基礎。提高檔案管理信息化水平，必須加大投入，改善條件，切實解決好管理信息化的硬件建設和基礎設施問題。具體地說，一要加大資金投入力度。要把檔案信息化資金投入列入各級財政預算和醫院建設規劃，采取計劃投入的辦法，多渠道籌措建設經費，解決檔案信息化建設基礎設施投入少、條件差的老大難問題。二要配齊配足醫院檔案信息化建設亟需的必備軟件和硬件。根據管理信息化的實踐要求和技術標準，本著既滿足工作需要又節約成本的原則，給檔案管理部門配備必需的信息化設備，包括專用計算機、掃描儀、服務器、UPS電源、移動存儲器等。三要加速建設醫院檔案管理信息網絡平臺和內部局域網，加強醫院各部門各科室間的網絡化連接和管理，實現檔案信息的充分利用和資源共享，提高檔案資源的利用效益。

主要參考文獻

[1] 朱月恒. 對醫院檔案管理信息化的思考[J]. 中國醫藥指南，2012（35）：346-347.