淺析高職院校人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策

[摘 要] 近年來(lái)，伴隨著高等職業(yè)教育的迅猛發(fā)展及人事制度改革的不斷深入推進(jìn)，高職院校人事檔案管理工作出現(xiàn)了一系列亟待解決的問(wèn)題。為此，筆者結(jié)合自已多年從事人事檔案管理工作的實(shí)踐，針對(duì)高職院校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出個(gè)人一些粗淺的意見(jiàn)和建議，以期對(duì)高職院校人事檔案管理工作邁上新臺(tái)階起到積極作用。

[關(guān)鍵詞] 高職院校； 人事檔案管理； 存在問(wèn)題及對(duì)策

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）012- 0082- 02

高職院校人事檔案是記錄教職工個(gè)人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的原始材料和依據(jù)，是歷史地、全面地記載和反映教職工個(gè)人的綜合信息，是各級(jí)組織考察、評(píng)價(jià)教職工綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，是學(xué)校干部隊(duì)伍、人才隊(duì)伍、師資隊(duì)伍建設(shè)的重要基石，在學(xué)校教學(xué)、科研、職稱(chēng)職定及干部選拔任用等工作中起著舉足輕重的作用。為此，新時(shí)期，為適應(yīng)高職教育的發(fā)展，如何推進(jìn)人事檔案管理工作，使人事檔案工作職能得以充分發(fā)揮，更好地為學(xué)校教育和人事工作服務(wù)，這無(wú)疑成為高職院校工作急須解決的問(wèn)題。

1 高職院校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，一些高職院校對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視和支持，認(rèn)為人事檔案管理就是單一收集資料、保存資料的工作。從制度建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)投入等方面都難以滿(mǎn)足高職院校人事檔案管理工作的需要，從而為人事檔案管理工作帶來(lái)一系列問(wèn)題。主要表現(xiàn)在：

（1） 當(dāng)前，高職院校普遍存在編制緊缺，教師人數(shù)不足的現(xiàn)象。為此，大部分高職院校在人事檔案管理工作中未設(shè)置專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，并配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，而更多采取其他管理崗位非專(zhuān)業(yè)人員兼任，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（2） 部分高職院校沒(méi)有結(jié)合學(xué)校檔案管理工作需要，在檔案材料的搜集、保管、查借（閱）等方面建立較為完善的管理制度，對(duì)檔案管理人員、檔案材料形成部門(mén)未形成獎(jiǎng)懲分明的監(jiān)督、考核機(jī)制，無(wú)法將責(zé)任和任務(wù)真正落到實(shí)處，從而嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（3） 大部分學(xué)校在人事檔案管理工作中經(jīng)費(fèi)投入較少，甚至個(gè)別學(xué)校未設(shè)立檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理人員正常業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案管理設(shè)施配備的需要，從而嚴(yán)重影響檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提高和辦公環(huán)境和設(shè)備的改善。

1.2 材料收集不完整、不全面，缺失較多

高職院校大多由中專(zhuān)學(xué)校、專(zhuān)科院校整合、重組而成，在不同的歷史背景和管理體制下，造成重組后人事檔案材料缺失嚴(yán)重，如干部任免表、年度考核材料、工人技術(shù)等級(jí)、入團(tuán)入黨材料、獎(jiǎng)懲材料、工資材料、勞動(dòng)合同等材料不全，缺失較多。主要原因有2方面：① 對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。部分單位領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，忽略了對(duì)人事檔案材料的及時(shí)收集及整理，或?qū)σ汛嬖跈n案材料不進(jìn)行及時(shí)整理歸檔，造成材料遺失或損毀，從而使得人事檔案材料往往殘缺不全，達(dá)不到檔案管理要求。② 檔案管理人員變動(dòng)頻繁。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作重視不夠，大部分單位沒(méi)有設(shè)專(zhuān)職人員對(duì)人事檔案進(jìn)行日常管理，往往抽調(diào)人員兼職進(jìn)行檔案管理，從而造成檔案管理人員變動(dòng)頻繁，影響檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展，導(dǎo)制人事檔案管理工作不具有連續(xù)性、系統(tǒng)性，影響檔案材料收集整理的不及時(shí)和不全面。

1.3 檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)總體偏低

目前檔案管理人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面總體偏弱，與新時(shí)期的檔案管理要求懸殊較大。大部分高職院校未設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)崗負(fù)責(zé)檔案管理工作，而更多采取其他管理崗位非專(zhuān)業(yè)人員兼任，所以多數(shù)都是邊干邊學(xué)，專(zhuān)業(yè)對(duì)口的少。因大部分單位或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，認(rèn)識(shí)不到位，使得檔案管理工作人員的地位得不到有效提高，壓抑了部分工作人員的積極性，造成廣大工作人員缺乏工作熱情，缺乏責(zé)任心和事業(yè)心，更多的安于現(xiàn)狀。同時(shí)，因負(fù)責(zé)檔案管理工作人員大多數(shù)學(xué)歷偏低年齡偏大等原因?qū)е茩n案管理人員隊(duì)伍總體素質(zhì)低的狀況，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使檔案工作始終處于低水平狀態(tài)。

1.4 管理手段落后，工作效率低

因?qū)W校對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)投入較少，在信息化飛速發(fā)展的今天，大部分高職院校在檔案管理工作中仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。檔案材料的收集、整理基本靠手工完成，工作人員疲于應(yīng)付檔案材料的收集、整理、裝訂，沒(méi)有時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，建立較為完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用，然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，造成一定的資源浪費(fèi)和工作效率的偏低。

2 人事檔案管理工作的對(duì)策與思考

2.1 提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好人事檔案管理工作的重要保證，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位，把人事檔案管理工作納入學(xué)校全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把人事檔案管理工作作為學(xué)校行政管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與學(xué)校其他行政工作同部署、同組織、同考核。

2.2 建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度

人事檔案性質(zhì)決定人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，只有建立建全人事檔案 管理工作制度，才能逐步實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，高職院校應(yīng)建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，從人事檔案資料的搜集、整理、歸檔、裝訂到檔案的保管、查（借）閱等方面制定相應(yīng)的規(guī)章制度。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)積極探索構(gòu)建人事檔案管理工作監(jiān)督考核機(jī)制，并成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期或不定期對(duì)檔案管理人員或部門(mén)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。在人事檔案管理工作中真正做到按章辦事，遵紀(jì)守法。

2.3 提高檔案管理人事素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

《干部檔案工作條例》第三十八條規(guī)定，各級(jí)組織人事部門(mén)要加強(qiáng)注意干部工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠，作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。建議：

（1） 設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)崗全面負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，努力構(gòu)建一支穩(wěn)定的人事檔案管理工作隊(duì)伍。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，其煩雜、瑣碎、枯燥的工作特點(diǎn)給從事人事檔案管理工作的人員提出了更高的要求，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求需要一支熱愛(ài)檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理人員。為此，要挑選那些政治素質(zhì)好，有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，有一定的科學(xué)文化知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，有堅(jiān)守崗位、樂(lè)于奉獻(xiàn)精神的人員來(lái)從事人事檔案管理工作。

（2） 加強(qiáng)人事檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)連續(xù)性較強(qiáng)的工作，所以，學(xué)校應(yīng)注重保持人事檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性，不斷加強(qiáng)人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，便于檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)，積累經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)選拔一此有文化知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)人事檔案隊(duì)伍。同時(shí)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)通過(guò)培訓(xùn)，使他們了解檔案管理的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，努力構(gòu)建一支思想過(guò)硬、作風(fēng)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精湛的人事檔案管理人員隊(duì)伍。

3 適應(yīng)新形勢(shì)要求，不斷實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化要求

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的到來(lái)，高職院校的檔案管理工作也必須有創(chuàng)新和改革，并實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，才能跟上時(shí)代的步伐，更好地為建設(shè)高職高專(zhuān)院校打好基礎(chǔ)。為此，在人事檔案管理工作中必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息，以達(dá)到人事檔案信息資源的有效共享，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。通過(guò)檔案管理工作不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個(gè)新臺(tái)階。

4 結(jié) 語(yǔ)

總之，人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的工作，我們要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)高職院校發(fā)展的重要意義，從而不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度，建立健全檔案監(jiān)督考核機(jī)制，加快檔案管理工作人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程，從而提升人事檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

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