信息化時(shí)代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新

[摘 要] 作為圖書館管理工作的關(guān)鍵部分，圖書館資料檔案管理是確保圖書館各項(xiàng)社會活動與內(nèi)部管理工作順利開展的基本保障，它是從圖書館開館之日起的原始記錄，隨著圖書館的發(fā)展壯大而發(fā)展，客觀全面地記載了圖書館在不同發(fā)展階段的發(fā)展歷程，對于圖書館開展各項(xiàng)管理工作有很大的參考價(jià)值，隨著當(dāng)前信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與應(yīng)用，對圖書館檔案管理工作提出了更高的要求，本文正是基于這一角度出發(fā)，分析了圖書館檔案管理工作的重要性以及其主要內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前圖書館檔案信息化管理實(shí)際情況，論述了其中存在的問題并提出了幾點(diǎn)解決對策。

[關(guān)鍵詞] 信息化； 圖書館； 檔案管理

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0085- 02

圖書館檔案的信息化管理主要指的是在國家檔案行政管理的相關(guān)部門的統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)下，在圖書館的檔案管理活動中推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，對圖書館各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行管理與提供服務(wù)，從而增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平的工作流程。

作為一種記錄文獻(xiàn)，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財(cái)產(chǎn)。圖書館檔案資料是對圖書館各項(xiàng)工作的全面記錄，也是對圖書館工作人員進(jìn)行考核評估的主要參考依據(jù)之一。圖書館檔案對于圖書館工作總結(jié)、工作計(jì)劃的制訂以及管理工作的開展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書館檔案管理信息化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 圖書館檔案管理工作的重要性

1.1 歷史價(jià)值

檔案資料之所以要長期地進(jìn)行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對于圖書館來說，建立和完善科學(xué)的檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅是現(xiàn)代管理對其的要求，同時(shí)也是進(jìn)行科學(xué)評價(jià)的依據(jù)，檔案資料可以準(zhǔn)確全面地反映出圖書館的發(fā)展歷程。

1.2 科學(xué)依據(jù)

圖書館檔案資料是其在進(jìn)行管理和其他活動中可以參考與借鑒的依據(jù)，在長期的積累過程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來使用，這有利于提升圖書館管理水平。

1.3 參考依據(jù)

拿圖書館的業(yè)務(wù)檔案來說，每一年的業(yè)務(wù)檔案都對圖書館內(nèi)部各個(gè)部門工作人員這一年來所進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如業(yè)務(wù)情況、業(yè)務(wù)成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些內(nèi)容都全面仔細(xì)地記載到檔案材料中，能夠?yàn)閷韴D書館的建設(shè)管理提供更多的參考資料。

1.4 更新數(shù)據(jù)

圖書館的發(fā)展歷程屬于推進(jìn)式的，也是有規(guī)律可尋的，圖書館檔案對圖書館過去的歷史記錄能夠在很大程度上幫助后人，例如在編寫圖書館的新簡介時(shí)，就可以參考過去圖書館的簡介檔案，再適當(dāng)?shù)卦黾右恍┬碌膬?nèi)容，讓新館員能夠較快地了解圖書館，適應(yīng)新工作，也可以讓圖書館的用戶更方便地了解圖書館，享受圖書館的服務(wù)。

2 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

2.1 政文檔案

政文檔案通常包括了上下級所發(fā)布的黨政文件，圖書館工作會議的記錄材料，圖書館內(nèi)部研討材料、年度工作總結(jié)和工作計(jì)劃、圖書館內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、內(nèi)查外調(diào)的資料和圖書館日常工作日志等內(nèi)容，由于圖書館內(nèi)部各個(gè)部門之間的發(fā)展?fàn)顩r存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。

2.2 業(yè)務(wù)檔案

圖書館的業(yè)務(wù)檔案主要來自圖書館各個(gè)部門，它是各部門在開展日常業(yè)務(wù)過程中所形成的文件材料。通常包含了工作執(zhí)行情況的材料、工作匯報(bào)材料、工作研究的論文等，各種反映圖書館工作狀況的數(shù)據(jù)信息如館藏量、圖書館經(jīng)費(fèi)等也包含在其中。

2.3 人事檔案

人事檔案一方面包括圖書館內(nèi)部員工的檔案材料，主要有個(gè)人的基本情況、圖書館內(nèi)部各部門的人員崗位配置情況、人員崗位變動情況、工作人員考評情況等內(nèi)容；另一方面是圖書館用戶的檔案資料，一般有用戶的基本信息、借閱卡的發(fā)放信息等。在信息化時(shí)代中，這些資料檔案通常都保存在網(wǎng)絡(luò)上，如果不對其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，那么很容易導(dǎo)致用戶隱私外泄，造成嚴(yán)重的后果。

2.4 設(shè)備檔案

圖書館設(shè)備檔案一般指的是圖書館中各種設(shè)施設(shè)備的資料、各種設(shè)備在引進(jìn)、使用、維修等工作中的記錄，特別是實(shí)行招標(biāo)采購的政策之后，對于招標(biāo)采購的設(shè)備要成立單獨(dú)的招標(biāo)設(shè)備檔案管理項(xiàng)目。

3 圖書館檔案信息化管理存在的問題

3.1 基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，信息化建設(shè)不足

圖書館檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作通常來說包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎(chǔ)檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當(dāng)前圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，某些圖書館因?yàn)闆]有建立與本館實(shí)際情況相符合的、科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的收集、整理等工作無章可循。檔案信息化管理建設(shè)過程中基本上都存在著一些問題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準(zhǔn)確、檔案分類不清楚等，這些問題在很大程度上影響著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。圖書館檔案信息化建設(shè)的發(fā)展非常緩慢，很多圖書館的檔案資源還是過去那種單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)，在當(dāng)前這樣一個(gè)信息交流廣泛的時(shí)代，已經(jīng)不能滿足用戶以及圖書館自身發(fā)展的需求。

3.2 圖書館信息化資源利用率不高

信息化的檔案資源主要有簡潔、方便、高效等優(yōu)勢，因此其在社會資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開發(fā)利用率直接關(guān)系到圖書館各項(xiàng)工作的正常開展。基于網(wǎng)絡(luò)平臺的圖書館檔案信息化建設(shè)和科學(xué)地對其進(jìn)行開發(fā)利用是未來圖書館檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢，如果不將這項(xiàng)工作做好，那么將會在很大程度上降低圖書館各項(xiàng)工作的開展效率，同時(shí)也會極大地阻礙圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就當(dāng)前的實(shí)際情況而言，很多圖書館的信息化檔案資源并沒有真正地得到開發(fā)利用，雖然少數(shù)圖書館已經(jīng)開始建立起了信息化的檔案資源管理機(jī)制，但是其管理模式依舊沒有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛，信息資源的利用率依舊較低。

3.3 圖書館信息化服務(wù)層次較低

當(dāng)前，圖書館的檔案資源信息化服務(wù)依舊還停留在對檔案材料的收集存檔環(huán)節(jié)上，僅僅為少數(shù)用戶提供簡單的咨詢服務(wù)和閱覽服務(wù)等層次上。隨著社會基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程加快，各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備逐漸得到普及和完善，云計(jì)算平臺在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來了更多的發(fā)展空間。但是圖書館信息化服務(wù)的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢沒有充分地發(fā)揮出來，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務(wù)，也沒有將用戶網(wǎng)上交流平臺建立起來，信息化服務(wù)層次過低，很多例如檔案材料報(bào)道、資源共享、專題提供等服務(wù)還沒有得到挖掘和開發(fā)。

4 圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新研究

4.1 加強(qiáng)高校圖書館檔案信息化建設(shè)

圖書館檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前圖書館檔案管理工作中的核心內(nèi)容，現(xiàn)代化信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)圖書館現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。信息化技術(shù)在圖書館檔案管理中的運(yùn)用通常有檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、編目以及管理等，同時(shí)也可以用于檔案的登記與收集。結(jié)合國外圖書館檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，信息化技術(shù)在檔案的檢索、登記方面的優(yōu)勢比較明顯。過去的檔案歸檔流程比較復(fù)雜繁瑣，檔案管理人員任務(wù)量大，很多時(shí)間都花在了檔案整理中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、登記的信息化之后可以讓該作業(yè)流程更加方便快捷。

4.2 保證檔案信息化管理的人員配備

圖書館檔案信息化管理屬于一種人機(jī)系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其作用與地位是非常重要的。信息化管理系統(tǒng)的工作人員主要分為3個(gè)部分：① 數(shù)據(jù)錄入，由于漢字自身的獨(dú)特性，數(shù)據(jù)錄入人員必須經(jīng)過專門的教育培訓(xùn)，具有專職水平； ② 信息處理與使用人員，他們是直接和信息化設(shè)備結(jié)合的人員，其作用最為重要； ③ 各個(gè)設(shè)備的維護(hù)管理人員，主要負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)中電子設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常工作。

4.3 提升圖書館檔案信息化服務(wù)層次

要有效地解決圖書館檔案信息化管理中的各種問題，就必須要努力提升圖書館檔案信息化服務(wù)的層次，讓圖書館檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。過去的圖書館檔案服務(wù)通常是通過人工操作來實(shí)現(xiàn)的檔案材料查閱，而通過信息化技術(shù)可以極大地提升圖書館檔案管理工作的效率，并能規(guī)范檔案管理流程，增強(qiáng)圖書館檔案信息化服務(wù)的水平，提升服務(wù)層次。在圖書館檔案信息化管理中，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)建立健全面向用戶的檔案服務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)和檔案信息的使用者之間建立起高效的溝通平臺，提供更穩(wěn)定、更可靠的信息化服務(wù)。

5 結(jié) 語

總之，目前我國圖書館的檔案管理工作已經(jīng)開始逐漸朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，而圖書館檔案管理信息化工作是一個(gè)不斷完善的長期性工程，它讓圖書館檔案部門從封閉逐漸走向開放，極大地提升了檔案資料的利用率和價(jià)值、降低了圖書館人力物力財(cái)力成本。隨著各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，圖書館檔案信息化管理的普及必將成為未來圖書館檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢。

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