高校人事檔案的信息化管理淺析

[摘 要] 隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來(lái)越高，信息網(wǎng)絡(luò)給其帶來(lái)了很大的便利。高校檔案人事管理的網(wǎng)絡(luò)化也在不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用到人事檔案管理中來(lái)，使其步入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為高校人事檔案信息管理提供了可靠的保障。

[關(guān)鍵詞] 高校； 人事檔案； 管理； 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)； 信息化

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內(nèi)容

1.1 人事檔案信息化管理重要性

人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，高校人事檔案是人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，一般來(lái)說(shuō)，高校對(duì)人員的考核調(diào)動(dòng)等活動(dòng)或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎(chǔ)，人事檔案管理對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和教學(xué)、科研項(xiàng)目、黨政管理的開(kāi)展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉(zhuǎn)變發(fā)展成為只能自動(dòng)化檢索和管理。網(wǎng)絡(luò)信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。

1.2 人事檔案信息化管理基本內(nèi)容

一般來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)現(xiàn)信息化需要遵從一定的程序和內(nèi)容規(guī)范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內(nèi)容規(guī)范。首先，需要根據(jù)人事信息建立一個(gè)花名冊(cè)，以花名冊(cè)為基礎(chǔ)建立建立一個(gè)人事檔案的框架。以院系為單位，每個(gè)院系編制獨(dú)立的編號(hào)，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設(shè)置好的花名冊(cè)框架之下，逐個(gè)錄入人員信息，信息的內(nèi)容包括編號(hào)、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評(píng)定時(shí)間、參加工作時(shí)間及進(jìn)入本單位時(shí)間、學(xué)歷情況等。再次，設(shè)置好紙質(zhì)檔案之后，開(kāi)始實(shí)現(xiàn)信息化，將紙質(zhì)檔案的分類并依此按順序錄入系統(tǒng)。最后，高校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化之后，對(duì)于后期的管理，包括職務(wù)和工資等項(xiàng)目的變動(dòng)，打開(kāi)系統(tǒng)查詢后進(jìn)行修改登記即可。

2 當(dāng)下高校人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題與制約因素

信息化管理意識(shí)落后，且開(kāi)發(fā)成果不多，社會(huì)影響力低。傳統(tǒng)意識(shí)得不到改變，人事檔案管理的信息化進(jìn)程就會(huì)放慢。在人們的傳統(tǒng)意識(shí)里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識(shí)到人事檔案潛在的巨大價(jià)值。另外高校領(lǐng)導(dǎo)層絕大多數(shù)處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網(wǎng)絡(luò)，多對(duì)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)不足，也導(dǎo)致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規(guī)模、實(shí)力、觀念意識(shí)等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作還處于一個(gè)較低的水平，開(kāi)發(fā)成果少。

人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個(gè)性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對(duì)個(gè)人的“德”、“能”、“勤”、“績(jī)”的記載。個(gè)人信息記錄不全面，多官方語(yǔ)言，不能客觀地反映個(gè)人的真實(shí)情況。

信息化程度不高，資源共享程度低。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，但大多只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開(kāi)發(fā)，而先進(jìn)的管理設(shè)備只是檔案管理達(dá)標(biāo)和升級(jí)考核的擺設(shè)而已，沒(méi)有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。

3 如何做好高校人事檔案信息化建設(shè)

（1） 提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)信息化是個(gè)較新的概念，管理人員需要改變傳統(tǒng)意識(shí)，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識(shí)，勇于進(jìn)取。用全新的、開(kāi)放的思維接受社會(huì)的發(fā)展和改變，將高效人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。

（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，同樣具有一定的危險(xiǎn)性，比如信息安全等問(wèn)題。信息安全隱患主要存在的問(wèn)題有：新老版本的不兼容和不可識(shí)讀性、存儲(chǔ)材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對(duì)這些問(wèn)題，一般需要從3個(gè)方面進(jìn)行改善。① 在人事檔案的管理和調(diào)閱時(shí)，明確保密級(jí)別和用戶權(quán)限。② 保證數(shù)據(jù)安全，建立安全機(jī)制，進(jìn)行專門的安全保密設(shè)計(jì)。③ 電子檔案的保存客觀環(huán)境需謹(jǐn)慎，在檔案變動(dòng)前后及時(shí)做好備份。

（3） 有步驟、分重點(diǎn)地推薦高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要有步驟、分重點(diǎn)地進(jìn)行。首先，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)和信息化實(shí)現(xiàn)程度，制訂與之相適應(yīng)的具體分層分期實(shí)施方案。其次，確保網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施齊全后，搭建系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，設(shè)置保密等級(jí)和用戶權(quán)限。再次，隨著人事的變動(dòng)，逐漸積累檔案數(shù)據(jù)資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開(kāi)放檔案共享信息。

（4） 加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)的途徑可以是高水平人才的引進(jìn)，也可以是內(nèi)部培訓(xùn)，挖掘人才。① 對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。② 引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才。③ 整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請(qǐng)專家、顧問(wèn)幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。

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