論數(shù)字檔案建設(shè)

[摘 要] 文章闡述了數(shù)字檔案系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的目的、實(shí)現(xiàn)原則，系統(tǒng)應(yīng)采用的框架結(jié)構(gòu)及技術(shù)支持，數(shù)字檔案系統(tǒng)產(chǎn)生的效果。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字檔案； 系統(tǒng)； 開發(fā)； 架構(gòu)； 建設(shè)

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0090- 02

隨著信息化的快速發(fā)展及建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個(gè)亟待解決的課題，如何實(shí)現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。本文結(jié)合本單位研制開發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，探討企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)。

1 實(shí)施數(shù)字檔案管理之目標(biāo)

檔案信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，加快企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的深化與進(jìn)步，企業(yè)實(shí)施數(shù)字檔案管理建設(shè)應(yīng)達(dá)到如下目標(biāo)：

（1） 開發(fā)建立與企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)之接口，實(shí)現(xiàn)與各應(yīng)用系統(tǒng)間的無縫連接，各應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實(shí)現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實(shí)現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機(jī)、跨地域、跨門類的快速檢索應(yīng)用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務(wù)。

（2） 采用J2EE、NET等技術(shù)開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個(gè)組成部分，使檔案資源庫在服務(wù)器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。

（3） 加強(qiáng)對電子原文的防護(hù)，通過權(quán)限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與信息的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

（4） 部分電子原文按業(yè)務(wù)部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務(wù)部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時(shí)，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

（5） 企業(yè)開發(fā)實(shí)施數(shù)字檔案系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)便捷的網(wǎng)絡(luò)化檢索利用環(huán)境，在公司局域網(wǎng)上的檢索實(shí)現(xiàn)零成本，且不影響其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作。

2 系統(tǒng)框架及定位

根據(jù)本單位各應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況，數(shù)字管理系統(tǒng)模塊的總體方案主要分為5個(gè)接口、3個(gè)平臺及1個(gè)網(wǎng)站。5個(gè)接口：即ERP電子文件自動歸檔接口，MES電子自動歸檔接口，OA電子文件自動歸檔接口，多媒體電子文件自動歸檔接口，移動載體電子自動歸檔接口；3個(gè)平臺：即檔案管理操作平臺，數(shù)字資源圖視化管理平臺，專題推送平臺；1個(gè)網(wǎng)站：即Web檢索利用網(wǎng)站。

3 技術(shù)架構(gòu)及支持

企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)總體技術(shù)架構(gòu)，采用國際標(biāo)準(zhǔn)OAIS框架結(jié)構(gòu)，即6個(gè)功能實(shí)體和3種信息包實(shí)體。

OAIS認(rèn)為，檔案系統(tǒng)是一個(gè)置身于數(shù)字資源的生產(chǎn)者、數(shù)字資源的利用者和檔案管理者之間的一個(gè)存檔體系，是以數(shù)字檔案庫為中心的資料傳遞與保存體系。主要表現(xiàn)為：

生產(chǎn)者：是提供需要保存信息的人或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)，向OAIS提交要保存的信息，包括資源對象和元數(shù)據(jù)。本單位資源生產(chǎn)者是：ERP、OA、MES、工程管理等信息系統(tǒng)，及以移動載體移交來的其他數(shù)字信息如新聞、電子報(bào)刊。

管理者：是設(shè)置OAIS整體政策的人組成，確立檔案收集的范圍，明確檔案條目的保存許可。在分公司是各級檔案管理部門的人和一整套的管理規(guī)范。

利用者：指的是與OAIS服務(wù)交互以獲取特定資源信息的人或系統(tǒng)。在分公司是內(nèi)部管理與生產(chǎn)一線上的檔案利用者、DW及其他決策支持工具。

6個(gè)功能實(shí)體分別為：

資源采集攝入實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是從信息生產(chǎn)者那里攝取歸檔信息包（SIP），并且對內(nèi)容進(jìn)行檢測整理，生成符合檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式和文件標(biāo)準(zhǔn)的存檔信息包（AIP）、從AIP中抽取出描述信息（元數(shù)據(jù)）以存入檔案數(shù)據(jù)庫。

數(shù)字檔案長期存儲實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是存儲、維護(hù)和檢索AIP。包括從數(shù)據(jù)攝取單元接收AIP數(shù)據(jù)包，并將它們存儲到服務(wù)器的某個(gè)邏輯定位之中；管理存儲系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)；對存儲有檔案的媒體進(jìn)行翻新；執(zhí)行日常的維護(hù)工作和特殊的錯(cuò)誤檢查；提供災(zāi)難恢復(fù)能力；并且為使用者提供數(shù)據(jù)包（AIP）。

數(shù)據(jù)管理實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是植入、維護(hù)和存取相關(guān)標(biāo)識，并記錄檔案館藏的描述信息以及對檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)管理的功能包括管理檔案數(shù)據(jù)庫、執(zhí)行數(shù)據(jù)庫更新、對管理數(shù)據(jù)提供查詢功能以產(chǎn)生結(jié)果集，并從這些檢索結(jié)果集中生成查詢報(bào)告。

系統(tǒng)管理實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是操縱管理整體的檔案系統(tǒng)。包括在線歸檔與聯(lián)機(jī)歸檔的提交協(xié)議；對提交進(jìn)行審計(jì)與完整性檢驗(yàn)，以確保提交內(nèi)容符合檔案標(biāo)準(zhǔn)；對系統(tǒng)的軟件硬件環(huán)境進(jìn)行配置和管理；詳細(xì)記錄各種操作；報(bào)告檔案的內(nèi)容；建立并維護(hù)檔案標(biāo)準(zhǔn)和政策；提供客戶支持；激發(fā)存儲請求等。

保存規(guī)劃實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是監(jiān)測OAIS的環(huán)境，提供相關(guān)建議以確保在OAIS中存儲的信息在長期一段時(shí)間之后，仍然能夠被相應(yīng)的目標(biāo)用戶所訪問，即便是在原有計(jì)算機(jī)環(huán)境都退化了之后。保存計(jì)劃包括的主要功能有對檔案系統(tǒng)中的存儲內(nèi)容進(jìn)行評估，隨環(huán)境變化而移植當(dāng)前的檔案館藏；對檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和政策進(jìn)行建議；監(jiān)測技術(shù)環(huán)境和目標(biāo)用戶的服務(wù)需求及知識背景的變化。

服務(wù)存取實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是支持利用者，使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存儲在OAIS中的信息，讓利用者可以請求并接收信息產(chǎn)品。包括與利用者進(jìn)行通訊以接收請求，對于某些特別保護(hù)的信息進(jìn)行管理控制以限制其訪問，生成分發(fā)信息包DIP、結(jié)果集、報(bào)告等，并且將這些響應(yīng)傳送給利用者。本單位設(shè)計(jì)的服務(wù)存取單元具體體現(xiàn)為資源目錄級的Web發(fā)布與檢索申請平臺、常規(guī)業(yè)務(wù)權(quán)限定向服務(wù)平臺、專題推送平臺3部分。

3個(gè)信息包實(shí)體分別為：

提交信息包（SIP）：是信息生產(chǎn)者提供給OAIS的信息包。它的格式和具體內(nèi)容通常情況下是信息生產(chǎn)者和OAIS系統(tǒng)之間協(xié)商的結(jié)果。

我們的提交信息包是將業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)開發(fā)人員的協(xié)商結(jié)果編制到歸檔接口軟件中，形成SIP。將SIP攝取到中間服務(wù)器，然后由檔案管理軟件處理成AIP。

存檔信息包（AIP）：在OAIS中，一個(gè)或多個(gè)SIP需要被轉(zhuǎn)換成為一個(gè)或多個(gè)AIP以進(jìn)行保存。AIP有一系列完整的內(nèi)容信息。一個(gè)AIP還可能會包括多個(gè)其他的AIP組成，是一種多維層次結(jié)構(gòu)。

分發(fā)信息包（DIP）：根據(jù)利用者（檢索用戶）的請求，OAIS需要以分發(fā)信息包（DIP）的方式提供一個(gè)AIP的所有或者部分內(nèi)容給利用者。一個(gè)DIP也可能包括多個(gè)AIP，打包信息（PI）需要以某種方式顯性出現(xiàn)，以使利用者可以明確地辨別出所要的信息。根據(jù)分發(fā)媒體和利用者需求的不同，打包信息可能以多種方式存在。

按OAIS參考模型設(shè)計(jì)企業(yè)DAS架構(gòu)具備的技術(shù)支持：

（1） 數(shù)字資源集合和資源集合描述元數(shù)據(jù)庫是企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的核心。

（2） 自動化的在線歸檔接口是數(shù)字檔案系統(tǒng)的主要模塊，歸檔范圍的60%～80%將由這些接口來完成。

（3） 采用先進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)良數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)來組織資源集合，實(shí)現(xiàn)快捷方便的檢索系統(tǒng)。

4 應(yīng)用效果

企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案各單位在同一平臺上進(jìn)行全部檔案資料的收集、管理和利用；對檔案信息資源的采集、整理、存儲、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等實(shí)現(xiàn)了全過程管理；實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、信息采集的自動化、檔案信息的電子化、檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化；建立了數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心，實(shí)施了集中存儲檔案數(shù)據(jù)，并集中布置服務(wù)系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部各部門各單位通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問數(shù)據(jù)中心進(jìn)行相關(guān)操作；實(shí)現(xiàn)了以計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、圖像處理技術(shù)等為主要手段，以高效率的業(yè)務(wù)管理、高可靠的資源服務(wù)為宗旨，滿足了企業(yè)檔案利用者（單位或個(gè)人）和檔案管理者之需求，為企業(yè)檔案建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而提高了企業(yè)管理水平。