如何做好會計電算化工作

會計電算化是以電子計算機的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，它是一個用電子計算機代替人工記帳、算帳、報帳以及替代部分由人腦完成的對會計信息的分析、處理和判斷的過程。會計電算化作為會計改革和發展的組成部分，與原手工記賬相比，具有計算速度快、存儲容量大、高度數據共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數據分析準確等特點。在市場經濟環境日益復雜的形勢下，會計電算化的應用能為企業提供及時、準確和完整的財務信息，增強了信息的決策有用性，提升了企業在市場中的核心競爭能力。

一、會計電算化的意義

保證了會計核算的及時性。減輕會計人員的工作強度，提高會計工作的效率和質量。電子計算機以極高速度處理會計數據，縮短了會計數據處理的周期，提高了會計數據的時效性，使會計信息能為企業提供更快的服務。大大地減輕了財務人員的工作量，提高工作效率，確保會計核算的及時性。

保證了會計核算的正確性。采用電子計算機進行會計核算，計算精度高，手工記賬時由于重復登記工作較多，難免發生各種差錯。使用電子計算機可以確保會計信息的正確性。

充分發揮會計的職能作用。會計職能，主要包括對經濟活動的反映和監督。由于電子計算機能以極密集的方式存儲會計信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時向管理部門和其他部門提供豐富的會計信息。并使財務人員從傳統的事前記帳、算帳、報帳中解脫出來，使財務人員有更多的時間進行財務分析、成本管理和財務管理，全面發揮會計在經濟管理中的作用。

會計電算化能有效地防止造假作弊現象的發生。在使用過程中，根據工作性質設置相應權限，增設密碼，相互牽制。財務人員只能使用，不能篡改其程序，確保會計信息系統真實、準確、安全、可靠。

推進會計工作標準化，規范化，科學化進程。加快信息傳遞，提高財務人員的反饋與控制能力。

二、會計電算化對會計工作的重要性

計算機在會計工作中的應用，使會計的核算方法和會計工作程序發生了新的變化，它們主要表現在以下幾個方面：

會計信息系統處理數據的方法發生了改變。推動會計技術，方法，理論創新和觀念更新，促進會計工作的進一步發展。計算機的應用改變了手工會計信息系統處理數據的方法。在手工條件下，會計核算工作由許多人共同完成。而使用計算機后，輸入一張原始憑證，計算機就可以按預先設置功能自動進行記賬、匯總、轉賬、編表等一系列工作。

會計信息的質量發生了改變。會計的信息質量從不同的角度詮釋有不同的意義。從信息使用者的角度來理解，它是指多大程度滿足信息使用者的需求；從會計工作人員的角度來理解，它是指符合會計準則或制度的程度。因此，我們可以用是否滿足人們的需求和滿足的程度大小來度量會計的信息質量，主要包括相關性、可靠性、真實性、及時性、可比性、有用性等。使用計算機后，提高了會計信息在上述幾方面的質量。

會計檔案的保管形式發生了改變，使用計算機后，會計檔案將以光盤存放為主，紙質為輔的方式。兩者在對環境、溫度、濕度、防電磁干擾等保存技術條件方面，提出不同的要求，并且在對歷史資料查詢形式方面也發生了重大的變化。

加強內部控制制度。在電算化條件下，對于計算機的使用權限、輸入原始數據的校驗、數據處理的正確性、數據的儲存等方面都要采用適當的控制措施，保證了會計信息的安全性。

財務人員崗位的職責劃分明確，分工發生了改變。電算化系統下會計工作是由會計人員按照崗位不同分工合作共同操作完成。會計電算化后財務人員的工作基本可以分為會計主管、出納、銀行業務、檔案的保管、審核等，所有的財務人員都要承擔系統的管理與維護工作。在電算化環境下，信息的更改、傳輸不易被發現，所以會計主管要做好授權工作。各個崗位之間相互牽制，主管只對每個崗位授予相應的職權。每個軟件使用者都有自己的操作號，每個操作號只能在相應的權限范圍內作業。比如出納不能同時還做記賬和審核的工作，做審核的財務人員只能審核，不能修改會計信息，若審核過程發現問題應讓相應的財務人員做修改。

加強財務數據的保密性。為保證財務資料的安全，以及財務數據的安全完整，企業在開展會計電算化工作時，應當設置系統進入密鑰。比如通過設置進入口令、語音識別、指紋識別等，專人專機、專機專用。

三、如何做好會計電算化工作

強化會計電算化重要性的認識。首先，應強化企業領導支持會計電算化的自覺認識。企業領導要充分認識會計電算化的重要性，大力支持會計電算化的實施和運作。具體可采取的措施有：在本企業內部要設有專門負責會計電算化實施的主管領導，并對實施效果負責；根據本企業的實際情況和本地區的整體發展狀況，制訂本企業會計電算化實施的工作規劃等。其次，企業財務人員在具體實施會計電算化的過程中，在確定系統目標與規模的基礎上，要加強對手工系統的研究與分析，應編制實施計劃和方案，對各個處理環節的權限和職責做出明確規劃，以最小的成本，實現實施會計電算化的最大效益。

重視復合型的會計電算化人才培養。針對單位會計人員的特點和工作要求，科學地確定培訓內容。在會計電算化的具體實施過程中，注重對財會人員計算機的技能培訓，注重對計算機維護人員的財務知識培訓。為了適應會計電算化工作的要求，企業要重視復合型的電算化會計人才的培養，造就一大批既精通計算機信息技術，又熟悉財務知識，能夠將兩者有機地結合起來，進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息需求的復合型人才。

做好會計電算化環境下的基礎管理工作。會計電算化基礎工作主要指會計核算規程是否規范，基礎數據是否準確、保存是否完整等。為了做好會計電算化的基礎工作，首先，實施會計電算化的企業必須建立嚴格的內部管理制度，制定崗位責任管理制度、操作管理制度、維護管理制度、機房管理制度、檔案管理制度、財務管理制度和計算機病毒的防治等制度；其次，要做好財務信息檔案管理工作，包括數據輸入輸出的管理、備份數據的管理、存檔數據的管理和保密規程等方面。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第528期2013年第47期-----轉載須注名來源也就是要求實行會計電算化后，應及時做好備份硬盤數據，并且每次備份至少兩套，并且要在備份盤上注明形成檔案的時間與操作員姓名，同時要分處、分人保管，以防意外事件導致整體資料系統的毀滅與不可恢復。還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的破壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。每年至少進行一次清除過期數據等工作。

嚴格執行操作中的授權行為。凡上機操作人員必須經過授權。根據其工作職責，給予不同的權限。設置登錄密碼，密碼是限制操作權限、檢查操作人員身份的一道防線，管理好每個人的密碼，對整個系統的安全至關重要，因此，對操作密碼要嚴格管理、實行定期更換。

由專門錄入人員錄入數據；數據輸入前必須經過有關負責人審核批準；對輸入數據進行校對；操作人員不僅要規范自己的操作范圍，還要通過口令等方式阻止他人越權進入自己的操作范圍；盡可能地限制跨期反過賬、反結賬等逆向操作行為；建立輸出記錄；建立輸出文件及報告的簽章制度；建立輸出授權制度；建立數據傳送的加密制度；系統管理崗位應保持相對穩定，若有變動應辦理嚴格的交接手續，并取消相應授權。只有具有相應權限的人才能執行輸出操作，并要登記操作記錄。設專人保存上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容等并與軟件中的“日志管理”相比較，監督操作日志。

改善和提高會計軟件功能，向財務管理方面過渡。當前會計電算化應用中普遍存在以下問題：一是只能進行事后反映，僅僅停留在模仿替代手工核算階段，無法進行科學決策、預測和事中控制；二是企業管理系統中，供應、銷售、人事、財會等子系統相互分割，尚未形成有機聯系的整個企業管理信息系統；三是會計信息系統提供的只是財務會計信息，因此必須加快會計電算化從核算型向管理型轉變。要真正充分發揮會計電算化的優勢，為單位管理服務，必須將會計電算化納入管理信息系統，提高會計軟件功能，向企業全面管理方向過渡。

（作者單位：中興--沈陽商業大廈（集團）股份有限公司）