企業辦公自動化系統應用的幾點思考

摘 要：隨著信息技術的快速發展，特別是大數據、物聯網、云計算、無線互聯技術的發展和成熟，為全球信息化進程帶來了新的機遇和挑戰。對于企業來講，順應時代發展要求，開發網絡辦公軟件，特別是移動協同辦公信息平臺，并與企業相關信息化應用系統有效結合，進而實現電子商務已成為提高企業管理水平和競爭能力的重要手段。文章將對如何在企業中構建網絡辦公平臺、開發應用基于有線和無線網絡的辦公軟件平臺進行探討。

關鍵詞：企業；辦公自動化；應用

1 建設企業門戶網站，實現與辦公自動化系統無縫集成

辦公自動化系統是企業信息化建設的重要組成部分，其主要功能是對日常公文進行處理，包括文件的接收、簽批、流轉、歸檔和查閱等。使用辦公自動化系統，可以方便相關人員對公文的統一管理，特別是對辦理進度的追蹤以及日后文件的查閱。

在部門層次多，管理鏈條長的大中型企業，每天需要處理的信息量非常大，只有提高處理效率，才能降低運營成本。經過一些企業的應用與實踐證明，建設企業門戶網站，實現與辦公自動化系統無縫集成是解決此問題的有效手段之一，它可以將日常辦公中涉及到的多項事務集成起來，包括人事、績效、財務、黨群、研發和生產等，并將這些信息與公文辦理融合在一起，方便員工日常辦公。

2 建設協同辦公系統，實現多種業務的集中展現

信息技術的快速普及和應用，使數據滲透到了社會生活的各個領域，逐漸成為一種日益重要的生產要素。建設協同辦公系統，實現與已有業務系統集成，整合信息資源，發揮各信息系統數據利用率，可以使內部數據流通和管理更加順暢和高效，提高各業務板塊反應速度。企業通過協同辦公系統的應用，可實現業務數據的集中展現、動態掌控，將多個業務系統的數據進行提取并展現出來，為決策層提供全面的工作內容展現平臺。

協同辦公來規范辦公流程，實現標準化管理，規范各種審批流程，提高組織管理的規范性和可控性，實現內部信息的有效授權和溝通。協同辦公系統強化項目管理，實現面向團隊的信息共享、集成和優化。項目負責人可以對項目情況實時跟蹤，成員間可通過多種方式進行溝通，對關鍵數據進行有效掌控，形成一個有機整體，提高項目管理水平。

另外，協同辦公系統還可以對業務過程進行跟蹤和追溯。系統可以及時、準確提供任務執行全程各狀態、變動、結果等信息，強化過程監控，增強管理層對組織的控制力，及時發現并解決問題。

3 實現對移動終端的支持，提高業務處理效率

隨著無線互聯技術得到進一步發展，帶寬不斷擴充，智能終端的各種軟件應用和無線互聯網絡的高效、緊密結合使得移動辦公系統的技術逐漸發展和成熟起來，為公司辦公信息化軟件多維度、深層次應用提供了可能，在已有辦公軟件開發的基礎上，進一步思考和探索將此類軟件應用到更大的業務范圍和更多業務流程，逐步引入移動辦公應用，將辦公信息化軟件作為載體，在提升公司管理水平方面發揮更大的作用。

建設移動協同辦公系統，使其可以支持通過移動便攜智能終端，可以隨時瀏覽、管理企業內部的工作事務，改變傳統的辦公方式，提高業務執行效率。

4 提高辦公軟件易用性，由淺入深逐步應用推廣

辦公自動化軟件的使用，可以很大程度上改變員工的工作方式，由簡單的Excel、Word文字處理統計過渡到由計算機來收集、統計、傳遞、分析和查閱信息。因此，對于軟件的開發和推廣工作要循序漸進，以使員工有一個逐步適應的過程。辦公平臺首先要滿足用戶的工作需要，并在此基礎上有所創新，使員工感受到工作上的便利。軟件開發人員要不斷搜集用戶提出的意見和建議，總結整理軟件使用中遇到的問題，并積極尋求解決辦法，提高軟件的易用性，使之成為一個快捷方便、穩定可靠、性能優良的軟件平臺。

網絡辦公軟件平臺的應用范圍可由少及多，由淺到深，逐步進行拓展。從最初比較簡單的公文辦理和發布開始，逐步增加人力資源管理、生產經營管理和日常事務管理等方面的內容，使之成為一個功能豐富的日常辦公平臺。企業可以根據自己的特點和實際情況，深入調研探討，不斷對軟件平臺進行補充，實現更多業務領域的事務在此平臺上實現，全面提高企業信息化水平和辦公效率。

5 注重培訓工作，提高員工計算機操作水平

由于辦公軟件平臺涉及面較廣，幾乎可以涉及到企業管理的方方面面，對于這樣一個軟件平臺的推廣，需要企業員工具備一定的計算機技能。因此，加強員工培訓工作，在企業中普及計算機常識就顯得尤為重要。軟件開發人員對一些基本操作方法給出通俗易懂的圖解或文字說明，這樣員工可以隨時隨地進行學習，很快掌握一些基本技能，從而減少培訓的總體工作量。

對于辦公軟件平臺的常用人員和關鍵用戶，可以采用集中學習的方式，使他們的技能水平得到快速提高。對于軟件平臺的重點應用部門，可以挑選計算機基礎較好的員工作為兼職信息員，這樣員工遇到問題時，可以首先找到信息員解決部分問題，信息員解決不了再找軟件開發和服務人員解決，采用此種方式既可以減少軟件負責人的工作量，還可以起到接力培訓的效果。

6 確保數據安全，保障系統穩定無故障運行

數據安全及穩定無故障運行是軟件應用最基本也是非常重要的問題。如果系統安全得不到保障，不僅會耽誤工作，給使用者帶來麻煩，而且會使他們產生厭煩情緒，失去信心，從而逐漸放棄使用，導致整個推進工作以失敗告終。因此，軟件系統管理員要建立完善的數據備份制度并嚴格執行，制定故障應急處理預案，設置必要的強制性安全管理措施，確保數據信息免遭非授權人員的泄露和破壞，確保系統穩定無故障運轉。同時，加強抵御黑客、病毒、惡意代碼等對信息系統攻擊的能力，防止服務中斷和由此造成的系統運行事故，確保系統安全無故障運行。

7 緊密跟蹤企業發展，持續改進系統功能

辦公自動化與企業發展密不可分，并且是相互作用的。一方面，應用辦公自動化系統可以改變企業員工的工作方式，為員工帶來嶄新的工作體驗，提高工作效率，促進企業更好更快發展。另一方面，辦公自動化的開發受到企業發展變化的影響，應根據企業實際需要不斷改進。只有緊跟企業發展，持續改進系統功能，辦公自動化系統才能更具生命力，發揮出更大的作用，成為企業發展有效的助推力量。