淺談計算機在農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的應用

摘 要：隨著計算機的普及和應用，運用計算機成為檔案管理工作發(fā)展的方向，檔案管理工作中電子計算機技術的廣泛應用，為其提供了新的有力的技術保障，使得檔案管理工作更加簡便、快捷。為了適應農(nóng)機監(jiān)理檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，運用計算機進行檔案管理成為農(nóng)機監(jiān)理工作發(fā)展的一個新的方向。

關鍵詞：檔案管理；計算機技術；應用

當今社會處于信息技術高速發(fā)展的數(shù)字化時代，電子計算機技術也在檔案管理工作中得到了普及和推廣，設備逐漸提高檔案管理現(xiàn)代化，以計算機技術為用于農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的核心信息處理技術。檔案管理電子化、信息化是信息社會對檔案工作的必然要求，也是農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作科學、規(guī)范化的有效途徑。

1 運用計算機技術管理檔案是今后檔案管理工作的必由之路

隨著檔案管理工作的不斷加強與日趨規(guī)范，檔案管理工作面臨許多亟待解決的問題，文件和檔案的數(shù)量增加，檔案的保管和利用帶來了不少的困難。落后的管理，直接或間接地影響到這些文件的質量，只有依靠電子檔案管理，有效地解決了利用計算機技術和手段。

計算機技術的應用，使用幀存儲和目錄管理，檔案管理，不僅占用大量空間，訪問，使用極不方便；在這些傳統(tǒng)的固有的，純粹的紙質檔案管理成本高，效率低，易損壞等矛盾日益突出。顯然難以適應信息爆炸和檔案管理的有效需求，只有大的數(shù)據(jù)文件從以前的文章形式發(fā)展為電子文檔通過，計算機技術在檔案管理中的應用，是解決這些矛盾的最佳途徑。

2 檔案管理工作中電子計算機技術的運用

計算機技術的廣泛應用，基于人工管理根本改變了傳統(tǒng)的文件管理方法，逐步過渡到采用先進技術。把傳統(tǒng)的文字檔案進行電子化處理，使電子計算機能識別和處理，并依靠現(xiàn)代的網(wǎng)絡技術，通過計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。檔案管理應用計算機技術主要適用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及查閱等業(yè)務。電子計算機技術在檔案管理的應用主要體現(xiàn)在以下方面：

一是用計算機編制檔案檢索工具，以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。

二是用計算機進行檔案檢索，按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。

三是用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，進行登記與統(tǒng)計和分析。

計算機運用于檔案管理的優(yōu)點

（1）利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統(tǒng)計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的。（2）進行計算機檢索主題詞時，檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算機，就很快能得出結果。檢索速度將大大提高。（3）檔案查閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。（4）電子文檔可以通過網(wǎng)絡輕松實現(xiàn)資源共享。（5）紙質檔案頻繁的調(diào)閱和復印很容易造成原件的污損乃至丟失，而電子文檔則易于保存和維護。（6）攜帶起來既方便又安全，還可實現(xiàn)檔案文件的分級管理，提高了文件的安全性。

計算機技術，電子文件的應用，取代以前的文本材料。在檔案管理中計算機技術的使用，使每個形成農(nóng)機監(jiān)理文件操作積累辦公自動化系統(tǒng)，連接轉化，完成文件的制作，修改，查詢，打印，登記，統(tǒng)計工作。通過網(wǎng)絡計算機技術的支持，極大地促進了檔案管理模式的巨大變化，檔案信息的收集，整理，查詢，利用現(xiàn)代化的管理，提高檔案管理水平和使用的質量，為農(nóng)機安全監(jiān)理工作的建設和發(fā)展的保障。

3 運用電子計算機技術管理農(nóng)機監(jiān)理檔案的主要措施

農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作是農(nóng)機監(jiān)理工作中的一項重要的工作內(nèi)容，是農(nóng)機監(jiān)理的基礎性工作，對檔案形成的人員、車輛、報表等初始信息具有法定的要求，把這些信息形成的電子文檔，對于提高農(nóng)機監(jiān)理管理工作的效率具有重要的意義，同時也能大幅度減輕檔案管理人員的工作強度。針對電子文檔易刪除、易改動的特點，制定措施妥善保存電子文檔，使電子文檔和紙質檔案一樣得到科學保管和有效利用。

一是要對現(xiàn)有的農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員進行計算機技術培訓，使他們適應信息化時代的來臨以及檔案管理信息化，數(shù)字化環(huán)境所帶來的挑戰(zhàn)，要求檔案專業(yè)技術人員必須具備計算機、網(wǎng)絡、多媒體等現(xiàn)代化技術知識，這對檔案專業(yè)技術人員的素質提出了更高要求。培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員，既熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，還要熟練地掌握網(wǎng)絡信息技術、電子計算機軟硬件技術、數(shù)字通信技術等。

二是建立現(xiàn)有的農(nóng)機監(jiān)理網(wǎng)絡辦證系統(tǒng)與農(nóng)機監(jiān)理檔案管理銜接系統(tǒng)。由于現(xiàn)有的農(nóng)機監(jiān)理網(wǎng)絡辦證系統(tǒng)開發(fā)的較早，沒有建立農(nóng)機辦證系統(tǒng)檔案管理電子輸出接口，使農(nóng)機監(jiān)理檔案的電子化建立有一定的困難.這個問題只要軟件開發(fā)公司對現(xiàn)在的農(nóng)機監(jiān)理辦證系統(tǒng)進行必要改進和升級，這個問題就很好解決，解決后就能大幅提高農(nóng)機監(jiān)理檔案管理效率和檔案的電子化要求，為今后的農(nóng)機監(jiān)理檔案管理電子化打下堅實的基礎。

三是建立健全電子文檔日常管理制度。做好農(nóng)機監(jiān)理檔案電子檔案管理工作，我們必須首先建立電子文件的歸檔解決方案，按照國家職業(yè)標準電子文檔管理，結合自身特點和實際的電子文檔管理，提出了具體的規(guī)范措施可行的實施和管理制度，形成了一套農(nóng)業(yè)電子報稅系統(tǒng)有效的監(jiān)督，使檔案的歸檔工作規(guī)則。

四是重視檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設.農(nóng)機監(jiān)理檔案電子化管理后只有通過信息網(wǎng)絡系統(tǒng)才能最大限度的發(fā)揮電子計算機系統(tǒng)在檔案管理中的優(yōu)勢，使相互的部門和單位在信息共享，傳送及查找時做到瞬間完成，極大地提高的農(nóng)機監(jiān)理檔案管理效率。

五是要加強要檔案的信息安全管理.農(nóng)機監(jiān)理檔案電子化后，通過信息網(wǎng)絡就能查尋共享，這帶來極大方便快捷的同時也不可避免的遇到網(wǎng)絡安全和風險問題。這要求我們使用安全性更高的操作系統(tǒng)，平時對數(shù)據(jù)庫加強維護，對電子檔案進行多份備份；實行嚴格的用戶身份鑒別制度，訪問控制等安全措施，避免系統(tǒng)故障和人為的破壞造成的檔案信息的損失。

運用電子計算機技術進行農(nóng)機監(jiān)理檔案管理，對于發(fā)揮信息化社會對檔案信息化管理的要求有著十分重要的意義.農(nóng)機監(jiān)理檔案管理電子化是時代發(fā)展的要求，電子計算機技術在將在農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用。

作者簡介：王國威（1970，1-），男，籍貫：安徽省蚌埠市，學歷：大專，現(xiàn)職稱：助理工程師，研究方向：農(nóng)機監(jiān)理檔案管理。