淺談?dòng)?jì)算機(jī)在農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理的應(yīng)用

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)成為檔案管理工作發(fā)展的方向，檔案管理工作中電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為其提供了新的有力的技術(shù)保障，使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)便、快捷。為了適應(yīng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理成為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作發(fā)展的一個(gè)新的方向。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用

當(dāng)今社會(huì)處于信息技術(shù)高速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)也在檔案管理工作中得到了普及和推廣，設(shè)備逐漸提高檔案管理現(xiàn)代化，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為用于農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的核心信息處理技術(shù)。檔案管理電子化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的必然要求，也是農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范化的有效途徑。

1 運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是今后檔案管理工作的必由之路

隨著檔案管理工作的不斷加強(qiáng)與日趨規(guī)范，檔案管理工作面臨許多亟待解決的問題，文件和檔案的數(shù)量增加，檔案的保管和利用帶來(lái)了不少的困難。落后的管理，直接或間接地影響到這些文件的質(zhì)量，只有依靠電子檔案管理，有效地解決了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使用幀存儲(chǔ)和目錄管理，檔案管理，不僅占用大量空間，訪問，使用極不方便；在這些傳統(tǒng)的固有的，純粹的紙質(zhì)檔案管理成本高，效率低，易損壞等矛盾日益突出。顯然難以適應(yīng)信息爆炸和檔案管理的有效需求，只有大的數(shù)據(jù)文件從以前的文章形式發(fā)展為電子文檔通過(guò)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，是解決這些矛盾的最佳途徑。

2 檔案管理工作中電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基于人工管理根本改變了傳統(tǒng)的文件管理方法，逐步過(guò)渡到采用先進(jìn)技術(shù)。把傳統(tǒng)的文字檔案進(jìn)行電子化處理，使電子計(jì)算機(jī)能識(shí)別和處理，并依靠現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要適用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及查閱等業(yè)務(wù)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下方面：

一是用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具，以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。

二是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索，按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。

三是用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)和分析。

計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（1）利用計(jì)算機(jī)管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統(tǒng)計(jì)，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無(wú)法相比的。（2）進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索主題詞時(shí)，檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將查找的文件的有關(guān)主題詞進(jìn)行組配輸入計(jì)算機(jī)，就很快能得出結(jié)果。檢索速度將大大提高。（3）檔案查閱實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，查找方便靈活，直觀性強(qiáng)。（4）電子文檔可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輕松實(shí)現(xiàn)資源共享。（5）紙質(zhì)檔案頻繁的調(diào)閱和復(fù)印很容易造成原件的污損乃至丟失，而電子文檔則易于保存和維護(hù)。（6）攜帶起來(lái)既方便又安全，還可實(shí)現(xiàn)檔案文件的分級(jí)管理，提高了文件的安全性。

計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子文件的應(yīng)用，取代以前的文本材料。在檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，使每個(gè)形成農(nóng)機(jī)監(jiān)理文件操作積累辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，連接轉(zhuǎn)化，完成文件的制作，修改，查詢，打印，登記，統(tǒng)計(jì)工作。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，極大地促進(jìn)了檔案管理模式的巨大變化，檔案信息的收集，整理，查詢，利用現(xiàn)代化的管理，提高檔案管理水平和使用的質(zhì)量，為農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作的建設(shè)和發(fā)展的保障。

3 運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的主要措施

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作是農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)檔案形成的人員、車輛、報(bào)表等初始信息具有法定的要求，把這些信息形成的電子文檔，對(duì)于提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理管理工作的效率具有重要的意義，同時(shí)也能大幅度減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度。針對(duì)電子文檔易刪除、易改動(dòng)的特點(diǎn)，制定措施妥善保存電子文檔，使電子文檔和紙質(zhì)檔案一樣得到科學(xué)保管和有效利用。

一是要對(duì)現(xiàn)有的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使他們適應(yīng)信息化時(shí)代的來(lái)臨以及檔案管理信息化，數(shù)字化環(huán)境所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，要求檔案專業(yè)技術(shù)人員必須具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，這對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)提出了更高要求。培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員，既熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，還要熟練地掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。

二是建立現(xiàn)有的農(nóng)機(jī)監(jiān)理網(wǎng)絡(luò)辦證系統(tǒng)與農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理銜接系統(tǒng)。由于現(xiàn)有的農(nóng)機(jī)監(jiān)理網(wǎng)絡(luò)辦證系統(tǒng)開發(fā)的較早，沒有建立農(nóng)機(jī)辦證系統(tǒng)檔案管理電子輸出接口，使農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的電子化建立有一定的困難.這個(gè)問題只要軟件開發(fā)公司對(duì)現(xiàn)在的農(nóng)機(jī)監(jiān)理辦證系統(tǒng)進(jìn)行必要改進(jìn)和升級(jí)，這個(gè)問題就很好解決，解決后就能大幅提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理效率和檔案的電子化要求，為今后的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理電子化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三是建立健全電子文檔日常管理制度。做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案電子檔案管理工作，我們必須首先建立電子文件的歸檔解決方案，按照國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)電子文檔管理，結(jié)合自身特點(diǎn)和實(shí)際的電子文檔管理，提出了具體的規(guī)范措施可行的實(shí)施和管理制度，形成了一套農(nóng)業(yè)電子報(bào)稅系統(tǒng)有效的監(jiān)督，使檔案的歸檔工作規(guī)則。

四是重視檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè).農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案電子化管理后只有通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能最大限度的發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，使相互的部門和單位在信息共享，傳送及查找時(shí)做到瞬間完成，極大地提高的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理效率。

五是要加強(qiáng)要檔案的信息安全管理.農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案電子化后，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)就能查尋共享，這帶來(lái)極大方便快捷的同時(shí)也不可避免的遇到網(wǎng)絡(luò)安全和風(fēng)險(xiǎn)問題。這要求我們使用安全性更高的操作系統(tǒng)，平時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)維護(hù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行多份備份；實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份鑒別制度，訪問控制等安全措施，避免系統(tǒng)故障和人為的破壞造成的檔案信息的損失。

運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理，對(duì)于發(fā)揮信息化社會(huì)對(duì)檔案信息化管理的要求有著十分重要的意義.農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理電子化是時(shí)代發(fā)展的要求，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在將在農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用。

作者簡(jiǎn)介：王國(guó)威（1970，1-），男，籍貫：安徽省蚌埠市，學(xué)歷：大專，現(xiàn)職稱：助理工程師，研究方向：農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理。