關于文書檔案管理系統(tǒng)項目的研究

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，文書檔案管理工作已經(jīng)受到了廣泛關注，為了能夠更好地促進文書檔案管理的系統(tǒng)性，文章進行了這方面的研究，希望能夠對相關人士有所幫助。

關鍵詞：文書；檔案管理；系統(tǒng)

1 研究目標和內容

1.1 研究目標

該系統(tǒng)從檔案管理工作的實際出發(fā)，按照國家檔案局頒布的工作標準研發(fā)的通用文書檔案管理系統(tǒng)，符合檔案工作的特點，較好地解決了文書歸檔立卷工作繁瑣、耗時費力、工效較低等實際問題，促進檔案管理工作走向規(guī)范化、標準化。

1.2 主要研究內容

1.2.1 系統(tǒng)總體架構

管理系統(tǒng)架構分為四個層次，分別為界面表示層、表示視圖層、業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)持久層。其中數(shù)據(jù)持久層通過JDBC技術與業(yè)務類保持連接，數(shù)據(jù)庫采用SQL Server 2005；業(yè)務邏輯層將數(shù)據(jù)對象封裝為Bean，業(yè)務方法通過Interface定義，通過Business類實現(xiàn)；表示視圖層主要通過ExtJS建立用戶界面，通過AJAX技術與Action交互，Action通過Manager類調用Business類組織JSON數(shù)據(jù)，然后返回給Action，以字符串的形式提供給ExtJS解析并生成數(shù)據(jù)列表或樹型列表；終端用戶通過瀏覽器訪問和操作。

1.2.2 系統(tǒng)結構及主要流程

系統(tǒng)主要分為檔案管理、辦公管理和系統(tǒng)管理等3個主要模塊，其中檔案管理模塊又可細分為7個子模塊。即：收文管理、發(fā)文管理、收發(fā)文管理、預歸檔管理、歸檔管理、文書檔案管理、檔案分類管理。

啟動系統(tǒng)后，可以進行文檔分類管理和文檔統(tǒng)計的操作，系統(tǒng)最主要的功能是文書檔案管理，又可分為收文管理、發(fā)文管理和收發(fā)文管理。

（1）收文管理：管理收文流程的檔案，包含檔案的增、刪、改、查等功能，特色功能之一是能夠生成收文處理單。

（2）發(fā)文管理：管理發(fā)文流程的檔案，包含檔案的增、刪、改、查等功能。

（3）收發(fā)文管理：管理收發(fā)文流程的檔案，包含檔案的增、刪、改、查等功能。

（4）預歸檔管理：管理預歸檔環(huán)節(jié)的檔案，包含檔案的增、刪、改、查等功能。

（5）立卷管理：管理歸檔環(huán)節(jié)的檔案，包含檔案的增、刪、改、查等功能。

（6）文書檔案管理：管理各環(huán)節(jié)的檔案，包含檔案的增、刪、改、查等功能。提供檔案的統(tǒng)計、打印、報表導出、借閱、歷史借閱記錄查詢等功能，并可以通過檔案分類對檔案進行分類管理。

（7）檔案分類管理：管理檔案的分類，通過樹形菜單進行操作。

（8）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)提供了文檔分類管理、文檔管理、短消息管理、用戶管理、菜單管理、角色管理、機構管理、日志管理和字典管理等系統(tǒng)功能。

1.2.3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設計

系統(tǒng)采用SQL Server 2005進行數(shù)據(jù)庫管理，系統(tǒng)中庫表主要分為檔案表、檔案分類表、檔案借閱表、檔案附件表等，各表之間的關系如下圖所示。

1.3 項目考核指標

（1）管理流程是否符合實際，是否具有通用性；（2）功能設置是否齊全，適用；（3）各類報表、文檔是否齊全、適用；（4）是否發(fā)表相關論文。

2 關鍵技術及解決途徑、創(chuàng)新點

2.1 關鍵技術及解決途徑

2.1.1 數(shù)據(jù)持久化技術。系統(tǒng)將數(shù)據(jù)庫對應的字段均以bean的形式封裝，通過JDBC連接到數(shù)據(jù)庫，提取數(shù)據(jù)時，無論是提取一條記錄還是提取一組記錄，均利用反射技術，將數(shù)據(jù)反射到bean對象中，然后直接返回或封裝到List中返回，用戶省去了編寫SQL語句的麻煩，直接調用Java代碼即可得到數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)列表，進而進行業(yè)務操作。

2.1.2 面向切面技術。通過動態(tài)代理實現(xiàn)對業(yè)務類在不侵入的前提下，為業(yè)務類提供日志管理和權限管理的方法。傳統(tǒng)的權限管理和日志管理往往要在業(yè)務類中寫入相關的代碼，這樣做的缺點是對業(yè)務類產(chǎn)生了侵入性，業(yè)務類從此依賴了權限管理和日志管理的方法，一旦軟件重構就會產(chǎn)生一些類找不到的錯誤，這樣做也不利于我們像搭積木一樣地開發(fā)軟件，通過面向切面編程，系統(tǒng)將權限管理和日志管理的方法通過XML配置文件綁定到業(yè)務類上，這樣就不會對業(yè)務邏輯產(chǎn)生侵入性。

2.1.3 RIA技術。所謂RIA，即富瀏覽器應用技術，開發(fā)人員通過使用JavaScript、DOM、DHTML、XML、CSS等技術，在瀏覽器端編寫大量腳本，獲得更好的用戶體驗，通過改寫HTML自帶的控件實現(xiàn)了功能強大的表格（附帶翻頁、列寬調整、列序調整、分組表格、表頭排序、分組表頭、雙色表格、鎖定表頭等功能）、表單（附帶功能強大的復選框、文本編輯器、表單提交校驗、微調文本框、頁簽表單等功能）、樹型菜單（附帶可復選、可拖拽、樹型表格等功能）等控件。

2.2 創(chuàng)新點與進步點

2.2.1 更易用的用戶界面。用戶界面采用了很多目前流行的技術，如折疊菜單、樹型菜單、功能頁簽等，而且對現(xiàn)有的HTML控件進行了功能加強，例如可以調整列寬列序并鎖定表頭的表格、能夠表頭分組數(shù)據(jù)分組的表格、可拖拽調整父子關系的樹等，這使得終端用戶的體驗良好，方便了用戶統(tǒng)計、查看數(shù)據(jù)和操作，而且適應多瀏覽器，IE6+、FireFox 1.5+、Safari 3+、Chrome 3+、Opera 9+均能夠較好地適應。

2.2.2 更快捷的響應速度。系統(tǒng)通過應用了一些算法，優(yōu)化了業(yè)務流程，例如空間換時間、背包算法、遞歸算法、爬山算法等，這些算法的應用大大提高了系統(tǒng)的響應時間，例如，一個1000條記錄的表格，分頁處理顯示，每頁顯示20條記錄，在沒有應用算法優(yōu)化時平均每頁數(shù)據(jù)的顯示速度為302毫秒，通過算法優(yōu)化后每頁數(shù)據(jù)的顯示速度為245毫秒，顯示速度提高了18.87%。

2.2.3 更完善的組織機構管理。系統(tǒng)中的組織機構分為人員管理、角色管理、機構管理、角色用戶關系管理、機構用戶關系管理等5個模塊，基本涵蓋了組織機構管理的各個方面，其中機構管理是按照樹型結構管理，且有機構和部門之分，機構不允許重復，同一機構結點下的部門不允許重復。角色與用戶的關系和機構和用戶的關系為多對多的關系，一個人可以在多個機構，一個機構也可以有多個人，每個人有在這個機構的開始時間和結束時間，方便了管理和維護。

2.2.4 更便捷的權限管理。系統(tǒng)中的權限管理主要是針對菜單權限的管理，分為角色菜單管理和人員菜單管理，如果設定了角色菜單權限，則這個角色所有的用戶都能夠使用該菜單結點，如果設置了人員菜單權限，則用戶只能在某個時間段內擁有對這個菜單的權限，超期后權限自動收回，當權限重疊時，系統(tǒng)會默認顯示最大權限，這使得系統(tǒng)的權限管理十分嚴謹且高度可配置。

3 成果轉化情況以及效益分析和前景分析

該系統(tǒng)是通用又可定制的文書檔案綜合管理系統(tǒng)，前景看好，符合規(guī)范的檔案管理方式和管理流程，經(jīng)過軟件的磨合期后，可在更多領域推廣，效益可觀。

4 存在問題和建議

為了簡化日常辦公的流程管理和系統(tǒng)管理的難度，本系統(tǒng)工作流程的可定制程度不高，信息表字段不可定制，如果將本系統(tǒng)產(chǎn)品化后推向市場，還需進一步完善流程管理的可定制性和信息表字段的可配置性。