外貿(mào)企業(yè)合并重組后應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案的管理

為了全面促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)濟(jì)長期健康可持續(xù)發(fā)展，全面提高外貿(mào)企業(yè)的市場競爭力，我國對外貿(mào)企業(yè)實(shí)施了相關(guān)企業(yè)的戰(zhàn)略重組，重組的重點(diǎn)在于關(guān)注外貿(mào)企業(yè)產(chǎn)權(quán)關(guān)系以及資產(chǎn)管理，還有企業(yè)整頓以及整合方面的問題。在這個合并與重組的過程當(dāng)中，面臨著一項(xiàng)非常重要的部分，就是業(yè)務(wù)檔案管理。

企業(yè)重組后，競爭力得到提高，活力明顯增強(qiáng)。然而，企業(yè)資產(chǎn)重組和結(jié)構(gòu)調(diào)整必然引發(fā)企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、人員、債務(wù)的變動，而檔案管理工作作為企業(yè)管理的一部分，其所有權(quán)和管理狀況也隨之發(fā)生變化。

一、基本情況

對很多外貿(mào)企業(yè)而言，在進(jìn)行合并重組前后對業(yè)務(wù)檔案資料收集和歸檔方面是比較困難的，主要的原因：重組期間企業(yè)組織管理易亂。外貿(mào)企業(yè)實(shí)行重組通常都是由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或者是除了重組企業(yè)之外的臨時工作小組操作，負(fù)責(zé)檔案管理的人員并不參與，很多需要查找的資料經(jīng)常有去無回，極易造成原企業(yè)檔案的遺失。業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏責(zé)任心。在外貿(mào)企業(yè)實(shí)行重組的過程當(dāng)中，鑒于員工的工作狀態(tài)及思想方面情緒波動，尤其是人事調(diào)整以及辦公地點(diǎn)搬遷，人員整合等多種不確定因素太多的情況下，不會更認(rèn)真的去催收業(yè)務(wù)檔案，很容易在這個過程中造成檔案遺失。領(lǐng)導(dǎo)無暇顧及檔案管理。在外貿(mào)企業(yè)重組的過程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)因忙于各種事宜，沒有過多的時間和精力用到檔案管理中。各家外貿(mào)企業(yè)都有一套自已的檔案管理體系和收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍。

二、幾點(diǎn)思考

堅(jiān)持業(yè)務(wù)檔案工作統(tǒng)一管理的原則。重組后的外貿(mào)企業(yè)雖有相近的主營業(yè)務(wù)，也有很多各自的拳頭產(chǎn)品，以前都是實(shí)行自己單位的檔案管理模式，一旦實(shí)行重組，則需要堅(jiān)持統(tǒng)一的管理體系。需要制訂統(tǒng)一的管理制度，堅(jiān)持在對業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)外貿(mào)企業(yè)具體實(shí)際情況作出變通及調(diào)整。應(yīng)該嚴(yán)格按照重組之后的規(guī)定，對編制參照體系做出重新規(guī)定，全宗號的設(shè)置，管理類目的設(shè)置以及類目排列，檔號的編制以及管理等統(tǒng)一。

加強(qiáng)重組企業(yè)業(yè)務(wù)檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)。全面提升重組之后的企業(yè)業(yè)務(wù)檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)。由于在重組之前原來的單位的業(yè)務(wù)檔案管理模式管理內(nèi)容都有差異，而且管理人員的水平也是參差不齊，為了保證重組之后的檔案管理做到規(guī)范統(tǒng)一，不僅需要制定全新的適應(yīng)重組之后的公司業(yè)務(wù)檔案管理制度，還應(yīng)該配備專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理人員，培養(yǎng)一批事業(yè)忠誠、業(yè)務(wù)精良的業(yè)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)，這是做好外貿(mào)企業(yè)重組之后業(yè)務(wù)檔案管理工作的非常重要的保障。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第526期2013年第43期-----轉(zhuǎn)載須注名來源建立起能夠覆蓋重組之后的企業(yè)的各公司各個部門以及項(xiàng)目組的業(yè)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)。事實(shí)證明，建立起一致穩(wěn)定的業(yè)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)對做好公司業(yè)務(wù)檔案管理工作是非常有必要的，這樣才能夠真正保證公司的業(yè)務(wù)檔案管理工作真正有序地開展。

歸類存放，高效利用。由于外貿(mào)企業(yè)在施行重組之后，業(yè)務(wù)檔案管理存在著多個檔號重復(fù)以及管理地點(diǎn)分散的情況，因此，應(yīng)該開展對企業(yè)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行重新歸類，應(yīng)該及時對外貿(mào)企業(yè)庫存中的業(yè)務(wù)檔案的價值大小以及利用頻率做出重新分析以及鑒定，在必須做出分庫房管理的情況下，提前進(jìn)行類別分類，這樣有利于業(yè)務(wù)檔案管理和利用，還應(yīng)對重組之后的企業(yè)擁有的各種類型的實(shí)體檔案做好整合以及歸類存放。按照原企業(yè)的成立時間先后順序以及內(nèi)容多少，重要程度等等做出實(shí)際調(diào)整，對業(yè)務(wù)檔案庫存存放重新做出安排和調(diào)整，還要避免在進(jìn)行電子目錄錄入的時候出現(xiàn)檔號重復(fù)等情況，保證檔案實(shí)體和電子目錄的一體性。在進(jìn)行檔案移交以及收集的過程當(dāng)中，保證檔案不散漏、不遺失。

加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理的保密保護(hù)意識。外貿(mào)企業(yè)的很多業(yè)務(wù)檔案，合同文本，都是具有保密性的，實(shí)行重組之后有許多業(yè)務(wù)資料需要重新進(jìn)行歸類，但對于這些具有保密性質(zhì)的材料，在重組之前就應(yīng)該做好保護(hù)措施，保證在重組的過程當(dāng)中保密措施有效執(zhí)行。不僅要求領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)保密意識，業(yè)務(wù)檔案管理人員更需要拿出保密措施。首先，需要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，加強(qiáng)保密管理意識。第二，應(yīng)該加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理的宣傳力度，全面提升檔案管理人員的管理意識，讓檔案管理人員認(rèn)識到保護(hù)檔案的安全和完整的重要性。第三，加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理力度。建立起專門的檔案管理小組，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，實(shí)行責(zé)任負(fù)責(zé)制。第四，建立規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)公司具體運(yùn)營情況，對業(yè)務(wù)檔案實(shí)行業(yè)務(wù)分級管理，尤其是對檔案的歸檔范圍以及保存期限，保密文件的收發(fā)及存檔等環(huán)節(jié)的所有的程序都做出明確地規(guī)定，全面提升公司的業(yè)務(wù)檔案保護(hù)工作。

在合并重組中，尋找新的跨越，使檔案工作開展有的放矢。通過對外貿(mào)企業(yè)合并重組后，業(yè)務(wù)檔案的分析，要更新管理思路，順應(yīng)發(fā)展變化新情況，制定出全新的工作目標(biāo)以及未來發(fā)展方向，使得重組之后的企業(yè)檔案管理工作能夠緊緊圍繞新目標(biāo)開展有的放矢的工作。重組合并后的企業(yè)，在主營業(yè)務(wù)上，做強(qiáng)做大做精了，同時又增加了新的增長點(diǎn)，比如房地產(chǎn)，期貨交易、文化產(chǎn)業(yè)等新的領(lǐng)域參與進(jìn)來，業(yè)務(wù)檔案必須符合新的發(fā)展方向，開擴(kuò)視野，與時俱進(jìn)，創(chuàng)新思維。首先應(yīng)該更加的目標(biāo)化，可以根據(jù)企業(yè)制定的總體目標(biāo)，進(jìn)行不斷消除原理目標(biāo)的相關(guān)因素，第二可以進(jìn)行局部優(yōu)化，使得日常開展的具體工作能夠有利于總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；從另外一方面來說，只有真正明確了具體的檔案管理工作目標(biāo)，才能夠更加有利于加強(qiáng)企業(yè)日常管理，不斷完善企業(yè)各種相關(guān)配套管理措施，還應(yīng)注重企業(yè)調(diào)查研究，然后進(jìn)行總結(jié)和歸納，并且不斷完善在日常檔案管理工作當(dāng)中遇到的一些具體問題，只有這樣才能夠真正促進(jìn)重組之后企業(yè)檔案管理工作的順利開展，也才能為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更加長遠(yuǎn)的目標(biāo)提供基本的資料儲備保障。

重組之后的企業(yè)應(yīng)該把堅(jiān)持長期健康可持續(xù)的發(fā)展戰(zhàn)略一直保持下去，重點(diǎn)圍繞提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量這一目標(biāo)，全面推行在思維以及管理等方面的創(chuàng)新，全面實(shí)行重組管控、專業(yè)化經(jīng)營以及市場化運(yùn)作這三個方面的突破，提升企業(yè)在行業(yè)以及國際上中的影響力，全力打造一支全新的精英團(tuán)隊(duì)。優(yōu)化公司業(yè)務(wù)檔案管理資源配置，最大化地謀劃未來業(yè)務(wù)檔案管理工作，進(jìn)行更加專業(yè)化的管理，進(jìn)一步加快企業(yè)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，全面提升公司業(yè)務(wù)檔案管理水平，這樣才能更好地為公司服務(wù)，為公司提供各項(xiàng)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營以及管理活動方面的服務(wù)，為全面促進(jìn)企業(yè)做大做強(qiáng)提供一份強(qiáng)有力的保障。

（作者單位：江蘇省蘇豪控股集團(tuán)有限公司）