學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策

摘 要 隨著我國教育改革工作的不斷深入，新教育體系不斷地完善，各學校的檔案管理工作面臨的問題也越來越嚴重。在科學技術日益發達的今天，在學校檔案管理過程中信息技術的應用也不斷地廣泛起來。本文對檔案信息化的含義進行了比較詳細的介紹，分析了當前我國在檔案管理信息化建設過程中存在的問題，闡述了檔案信息化建設的必要性，并針對性地提出了幾點改善措施。

關鍵詞 檔案管理信息化建設 存在問題 改善措施

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

The School Informatization Construction Problems and

Countermeasures of Archives Management

LI Rong

（Shenzhen City the Second High School， Shenzhen， Guangdong 518055）

Abstract Along with our country education reform unceasingly thorough， the new education system constantly improve， the archives management work of each school are faced with the problem is becoming more and more serious in science and technology increasingly advanced today， the application of information technology in the process of school archives management also constantly broad in this paper， the meaning of archives information are compared in detail， analyzes the current informatization construction of archives management in our country the problems existing in the process， this paper expounds the necessity of archives informatization construction， and puts forward some improvement measures.

Key words document management informatization； problems； improvement measures

0 引言

學校檔案管理工作是學校各項管理工作中的重要組成部分，在學校的建設和發展過程中有著十分重要的地位和作用。在面臨教育改革的新形勢下，學校檔案管理信息化對于學校的發展有很大的促進作用。在學習中，檔案館是檔案事業的重要結構，是信息化建設的主體。檔案管理信息化工作是新時期檔案事業的重點，具有非常重要的歷史意義，要想全面實現信息化建設，必須正確認識當前工作中存在的問題，并盡可能解決問題，促進信息化建設。本文對當前學校檔案管理信息化建設存在的問題和對策提出了幾點個人認識。

1 檔案管理信息化建設的含義

信息化是對信息的生產、檢測、傳輸、加工和利用等進行有意識的操作過程的總稱。檔案管理信息化是指在發揮檔案的憑證作用的基礎上，更加注重發揮其信息的功能，以實現檔案內容數字化和傳遞信息化的社會價值。檔案信息化有三層意思：一是檔案信息內容的數字化，方便存儲和讀取；二是檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用的綜合一體化，方便整體操作；三是檔案信息的網絡化，方便管理。

檔案信息化建設重要有三方面的內容：一、檔案信息的數字化。所謂檔案信息的數字化，是指借助數據庫技術、高速掃描技術等技術手段。將傳統的介質文件如聲像、文字等以及保存好的電子檔案有機結合，組成有秩序、有結構的檔案信息庫系統，檔案信息數字化所遵守的原則有規范性原則。效益型原則、安全性原則三個。二、檔案網站建設。檔案網站是由檔案機構在公共信息服務網站平臺上建立的主要以主頁方式提供相關服務和開展檔案宣傳工作的服務網站。具有服務、交流、宣傳等功能，其主要內容有以下幾個方面組成：機構信息、工作信息、資源信息、服務利用信息等。檔案網站建設是檔案部門與社會進行聯系的重要通道。是檔案信息化建設的重要步驟。三、數字檔案館建設。數字檔案館是一種強調用戶開發利用檔案信息便利快捷的利用電子網絡遠程系統獲取檔案信息的方式。數字檔案館有諸多特點：在功能上以存取為中心；在運行上實現了存取信息的網絡化；以一種無形的信息組織形式存在。

2 我國學校檔案信息化建設過程中存在的問題

當前我國學校檔案信息化建設還存在著一定的不足之處，主要表現在以下幾個方面：（1）檔案信息化建設沒有引起足夠的重視。相關學校領導對于檔案信息化建設的重要意義沒有清楚的認識，缺乏足夠的重視，造成了在這方面投入的精力經費都不夠，導致學校檔案基礎設施嚴重落后，即使想建設檔案信息也沒有扎實的基礎保障。（2）檔案信息化系統的安全系數不夠高。檔案信息化建設過程中肯定會與網絡有緊密頻繁的聯系，但是在網絡安全方面還缺乏足夠的監督手段，導致網絡存在不安全因素，一些涉及到國家、個人、工作等方面的秘密信息有被竊取的可能性，安全系數較低。（3）檔案信息化管理體制不到位。由于重視程度不夠，地方政府還沒有完全將學校檔案管理工作納入政府工作中來，相關機構對于學校檔案關系的聯系不夠密切，對于學校檔案管理工作幾乎不過問或者很少過問，缺乏有效的指導和必要的檢查工作。（4）檔案信息化管理缺乏專業人才。檔案信息化管理需要熟練掌握教學管理和計算機管理的綜合性人才，而當前一般都是由閑雜人員或者臨近退休的人來負責，即使有完善的設施也不能實現設備和人員的完美組合，充分發揮作用。

3 檔案管理信息化建設的必要性

（1）加強學校檔案管理信息化建設是時代發展的要求。（2）加強學校檔案管理信息化建設有助于保存檔案信息資源。（3）加強學校檔案管理信息化建設能大大提高檔案信息資源開發利用的能力。

4 解決檔案管理信息化建設問題的措施

解決當前問題，需要從以下幾個方面努力：（1）深化思想認識，加大精力資金的投入，完善制度。有關領導部門要充分認識到學校檔案信息化建設的重要性和必要性，在強化思想的基礎上，要提高理念認識，樹立國際化創新理念，指導信息化建設。有關部門要完善相關監督管理制度，加大資金的投入，完善相關基礎設施，提供充分的保障。（2）加強檔案管理人才隊伍的建設培養，提高綜合素質。優化檔案工作人員的隊伍結構，引進計算機和管理專業方面的人才，并對其進行長期培訓，使其具有較好的基礎知識、較高的專業知識、相關的學科知識、較高的個人修養和責任心等，提高其綜合素質。加強對檔案管理員的培訓和再教育工作，是團隊成員盡可能擴大知識面，不斷掌握新知識和新技能，促進檔案管理信息化的建設進程。（3）增強檔案信息化安全保障體系建設。要加強對網絡的信息安全和保密問題的研究，提高網絡的安全系數。在利用檔案資源的同時還要做好保密工作，遵循利用和保密并舉的原則，增強檔案信息和網絡的安全意識。采取一系列切實有效的管理措施和技術手段，保證內部局域網要與外部網絡的相對隔離。對于涉及學校和個人的私密信息要慎重公布，完善身份認證系統和密鑰管理系統，加強監控措施。（4）加強對檔案信息化建設的監督管理。學校檔案信息化建設是全國學校檔案建設的共同工作，對于各個學校的檔案發展等各項工作都有極大的促進作用。要加強對檔案信息化建設的領導規劃，建立信息化、開放化的建設領導系統，明確階層各成員的任務工作，對于各單位的檔案要有及時的掌握和了解。（5）加強橫向聯合，實現多部門的資源共享。每個學校都應該建立一個完整的校園信息系統，這樣能夠充分發揮整體優勢，實行一體化的統一管理。通過建立整體系統，可以實現資源的充分利用和優勢互補，避免不必要的重復和浪費，同時也能夠促進各個部門之間的交流與溝通，有效緩解存儲空間不足的情況。

5 結束語

檔案管理信息化建設對于學校和我國教育事業都有十分重要的意義，是時代發展的必然趨勢。各個學校應該根據自己的情況建立屬于自己的檔案管理系統，對于出現的問題要進行及時的分析，克服一切不利因素，投入盡量多的物力、人力、才力，采取有效措施保證檔案管理信息化建設工作的順利進行，以適應時代發展的需要

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