高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

【摘 要】當(dāng)前高校人事檔案管理工作得到了很大的發(fā)展，但因?yàn)闅v史遺留等原因，仍存在一些普遍的問(wèn)題，本文首先分析了這些問(wèn)題，主要有意識(shí)、機(jī)制、材料收集、填寫、管理手段等方面的問(wèn)題，并就這些問(wèn)題提出了有效管理對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校 人事檔案 管理 材料 信息化

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2013）08-0056-02

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校在得到前所未有發(fā)展的同時(shí)，各高校之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。而高校要在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就必須做好人才資源的管理和開(kāi)發(fā)。人事檔案管理工作是人力資源管理開(kāi)發(fā)工作的基礎(chǔ)，必須處理好。但目前高校人事檔案工作仍然存在一些問(wèn)題，高校人事檔案管理更具現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和資政性，因此，更應(yīng)加強(qiáng)高校人事檔案工作。

一 高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.管理人事檔案的意識(shí)不強(qiáng)

一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，人事檔案管理工作是保管的事務(wù)性工作，對(duì)此意識(shí)淡薄，這些領(lǐng)導(dǎo)只是把人事檔案管理工作看成學(xué)校附屬性工作，忽視其重要性，并認(rèn)為只要檔案資料不外泄、無(wú)丟失，保證外調(diào)和查檔可以順利進(jìn)行就行。因此很多高校人事檔案管理工作被忽視，導(dǎo)致檔案工作無(wú)計(jì)劃和實(shí)際意義，并且檔案保管場(chǎng)所不符合規(guī)范，經(jīng)費(fèi)和人員嚴(yán)重不足。

2.機(jī)制不順，隸屬關(guān)系不清

目前，很多學(xué)校的人事檔案管理和相關(guān)機(jī)構(gòu)關(guān)系混亂，各相關(guān)機(jī)構(gòu)各自為政，材料管理不集中，各部門隸屬不統(tǒng)一，給檔案管理工作帶來(lái)了阻礙，可能分別隸屬于人事部門、組織部門和辦公室。比如，教學(xué)基本資料和教學(xué)獎(jiǎng)懲的資料，因?yàn)樯婕敖處煒I(yè)務(wù)，所以存放在教務(wù)處；教師科研資料和科研獎(jiǎng)勵(lì)材料因?yàn)樯婕翱萍嫉膭?chuàng)新，一般存放于科技處。檔案的分散管理使得資料反映不全面，無(wú)法完整再現(xiàn)人物的真實(shí)面貌。

3.檔案材料不全，內(nèi)容失真

由于歷史原因，很多高校現(xiàn)存的人事檔案材料反映個(gè)人經(jīng)歷及家庭情況者居多，而反映現(xiàn)在的技術(shù)專長(zhǎng)、德才表現(xiàn)及工作成績(jī)的內(nèi)容頗少。再者，書寫檔案時(shí)語(yǔ)言過(guò)于抽象，具體、動(dòng)態(tài)的東西不多，甚至還存在胡編亂造現(xiàn)象，造成人事檔案缺乏嚴(yán)肅性和權(quán)威性，致使檔案本身的價(jià)值和作用難以得到完全體現(xiàn)。

4.檔案材料填寫不規(guī)范

一般而言，記錄在高校人事檔案上的都是個(gè)人的主要經(jīng)歷、思想道德品質(zhì)、工作能力和成績(jī)、學(xué)習(xí)情況、健康情況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等情況。許多人對(duì)履歷材料最終將放入檔案袋的事實(shí)不知，他們?cè)谔顚懶彰⒊錾暝隆⒓庸ぷ鲿r(shí)間時(shí)過(guò)于隨意。此外，從現(xiàn)存的檔案材料來(lái)看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過(guò)裝訂線，給檔案的保存和整理帶來(lái)了麻煩。

5.檔案管理人員素質(zhì)有待提高，管理手段過(guò)于傳統(tǒng)

實(shí)際上，許多高校對(duì)檔案管理工作不重視，管理人員的配備采用兼職的方式居多，缺乏專職管檔人員，而兼職人員因業(yè)務(wù)不熟和工作變動(dòng)，無(wú)法做到對(duì)檔案資料的有效管理，使得收集、整理、歸檔和裝訂檔案材料過(guò)于隨意和不規(guī)范，降低了檔案管理的水平。高校人事檔案管理手段過(guò)于陳舊。首先，檔案信息的儲(chǔ)存主要以紙張為主，未能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備和先進(jìn)的管理手段。再次，大部分高校的院系沒(méi)有設(shè)置專門的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，需要的資料不能及時(shí)提供，使得檔案管理更新緩慢，嚴(yán)重滯后于實(shí)際。

二 高校人才檔案管理強(qiáng)化措施

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作。要加強(qiáng)建設(shè)人事檔案工作，就必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人事檔案工作，打造領(lǐng)導(dǎo)人事檔案管理的機(jī)構(gòu)和組織，按期檢查、指導(dǎo)和督促人事檔案管理工作，加大資金投入，完善管理?xiàng)l件，健全基礎(chǔ)設(shè)施的配備，為人事檔案資料建設(shè)專用庫(kù)房，應(yīng)該分開(kāi)檔案室、閱檔室和辦公室，以便實(shí)行配套保護(hù)。完善考核檔案管理工作的機(jī)制，實(shí)行檔案工作的定性和定量考核管理，及時(shí)更新人事管理制度，推動(dòng)人才流動(dòng)的合理性。

2.重視高校人事檔案材料的收集和檔案信息開(kāi)發(fā)

人事檔案工作較之以前有了很大的改觀，但管理人員仍然要注意收集人事檔案資料時(shí)嚴(yán)格控制人事檔案的源頭，做到有效地補(bǔ)充資料和及時(shí)充實(shí)最新的資料，使人事檔案既完整又準(zhǔn)確。高校的人事檔案材料大部分是對(duì)基本內(nèi)容的記載，也有實(shí)事更新的信息材料，收集這些實(shí)際動(dòng)態(tài)材料時(shí)，要側(cè)重收集最近階段，特別是改革開(kāi)放后的個(gè)人在德、能和績(jī)方面的材料，并且要重點(diǎn)收集一些干部的年度考核材料、任免材料、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、科學(xué)技術(shù)成果材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘材料等。收集時(shí)，要嚴(yán)格控制人事檔案材料的每一個(gè)環(huán)節(jié)，掌握人事材料形成的規(guī)律，使檔案材料能及時(shí)、準(zhǔn)確及完整地反映信息，為人事檔案信息的開(kāi)發(fā)打好基礎(chǔ)，也為使用、考察、選拔及培養(yǎng)人才提供可靠依據(jù)。

3.提高高校人事檔案的案卷質(zhì)量

對(duì)于人事管理來(lái)講，人事檔案案卷是為提供利用最為核心的基礎(chǔ)，利用工作想要予以存在，那么就必須要有檔案案卷材料的存在。一份人事檔案要做到高質(zhì)量，那么必須要做到齊全完整的歸檔、認(rèn)真鑒別、準(zhǔn)確分類、清楚分目錄、編排有序、裝訂整齊。在這方面高校人事檔案工作要注重提高案卷質(zhì)量，不斷提高高校人事檔案的真正價(jià)值。

4.采用有效技術(shù)措施，保證信息安全

要建立和完善各類信息資源安全保障體系，采取有效的措施對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全管理和維護(hù)，有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識(shí)別、文件加密、安全審計(jì)、病毒防護(hù)、權(quán)限限制、防火墻、安全備份等安全技術(shù)，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。信息加密是信息安全應(yīng)用中最早開(kāi)展的有效手段，是保證網(wǎng)絡(luò)信息安全最基本、最核心的技術(shù)措施。CA認(rèn)證系統(tǒng)通過(guò)使用數(shù)字證書，運(yùn)用對(duì)稱、非對(duì)稱密碼等密碼技術(shù)建立了一套嚴(yán)密的身份認(rèn)證系統(tǒng)，從而保證信息除發(fā)送和接收方外不被其他人竊取，保證信息在傳輸過(guò)程中不被篡改，保證發(fā)送方能夠通過(guò)數(shù)字證書來(lái)確定接收方的身份。

5.加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

隨著人才流動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量的發(fā)展變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨。首先，人事檔案管理要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)編制各種檢索工具，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化。建立人事檔案信息庫(kù)，充分利用計(jì)算機(jī)把人事檔案原始材料通過(guò)電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，以方便進(jìn)行檔案的登記、統(tǒng)計(jì)、查閱等工作，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案人員可以直接進(jìn)行信息采集與核對(duì)，有關(guān)部門可隨時(shí)將本部門形成的重要電子文件通過(guò)校園網(wǎng)或其他局域網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)錄入檔案室，也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應(yīng)該建立人事檔案信息管理網(wǎng)站，以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動(dòng)，還可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

6.打造高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其管理水平及工作能力，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。首先，高校人事檔案管理人員要具備較高的思想政治素質(zhì)。人事檔案信息化管理的核心即數(shù)據(jù)庫(kù)是可以隨時(shí)變動(dòng)的，易在管理中被人為更改。因此，人事檔案管理人員不但要加強(qiáng)思想政治和職業(yè)道德教育，具有高度的思想政治覺(jué)悟和嚴(yán)格的紀(jì)律性，還要在求真務(wù)實(shí)、恪盡職守的基礎(chǔ)上，不斷更新觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)技能。其次，高校人事檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。信息時(shí)代對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高、更新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案管理人員要不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，擴(kuò)大知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及檔案信息管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

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〔責(zé)任編輯：王以富〕