淺議高校實驗室檔案的規范化管理

【摘 要】高校實驗室是教學實踐和科學研究的重要基地。高校實驗室檔案規范化管理是實驗室建設、管理和實驗教學、科研工作的支撐。本文就高校實驗室檔案管理的范疇、重要性、存在的問題及對策進行了探討。

【關鍵詞】高校實驗室；檔案；規范化管理

高校實驗室是教學實踐和科學研究的重要基地，是全面實施綜合素質教育、培養學生實驗技能、提高知識創新和科技創新能力的重要場所，所涉及的管理內容非常廣泛。其中實驗室檔案又是實驗室管理工作中的重要內容，是實驗室建設和發展的真實記載，是實驗教學、科學研究及管理經驗的總結，直接全面反映高校的教學質量、科研及管理水平。為了充分發揮實驗室檔案的作用，保證實驗室建設、實驗教學和科學研究活動的順利進行，應加強實驗室檔案管理，使實驗室檔案管理步入科學化、制度化、系統化和規范化的管理軌道。

1、高校實驗室檔案管理的范疇

實驗室檔案是指在實驗室建設、管理、教學、科研及社會服務等各項活動中形成的具有保存和參考價值的各種文件資料等，其中主要包括以下幾方面的內容：

1.1實驗室建設與管理檔案。具體包括：實驗室批準建立、調整的文件，建設項目的立項報告、經費使用情況、驗收報告等；實驗室用房和基礎建設、水電鋪設的相關圖紙；實驗室驗收考核評估材料；實驗室的各種規章制度；實驗室日志。

1.2實驗室儀器設備管理檔案。具體包括：儀器設備的固定資產帳本、低值耐用品帳本；儀器設備的借用歸還記錄、調撥、報廢憑證等；貴重儀器設備論證報告、技術資料、使用記錄履歷書、使用效益統計情況表等。

1.3實驗室教學和科研管理檔案。具體包括：實驗教學大綱、實驗教學計劃、實驗課程表、實驗教學任務通知書、實驗指導書、實驗課程小結和學生實驗成績表；實驗研究（實驗教學方法、實驗技術、實驗裝置的改進）的計劃、設計、總結、成果應用等；科研實驗計劃，實驗研究總結、論文發表和技術報告，科研實驗和社會服務記錄資料；實驗室科研成果獎勵情況和專利技術，實驗室教學和科研相關的研究論文、成果、獲獎等資料。

1.4實驗室人員檔案。具體包括：實驗室人員基本情況、崗位職責、組織分工以及管理制度；實驗室人員的培訓計劃及執行情況、年度考核情況、晉升及流動紀錄、工作日志等。

1.5實驗室經費管理檔案。具體包括：申請經費項目立項報告、經費使用預算、經費使用情況及使用效益報告；實驗用品消耗、儀器設備維修等經費支出情況統計；實驗室年度科研項目、對外培訓、專業測試、業務協作以及勞務收入情況統計等。

1.6科研項目管理檔案。具體包括：科研項目的立項報告、合同及委托協議書、科研項目年度或中期進展報告、總結報告；專利申請、科技開發、科研成果轉讓等相關資料。

2、高校實驗室檔案管理的重要性

高校實驗室檔案的特點是內容廣泛、數據量大、形式多樣、技術性強、收集周期長，這給檔案的收集與管理帶來了一定的難度。搞好實驗室檔案管理，對高校實驗室的發展會起到非常重要的作用，主要體現在以下幾個方面：

2.1為高校實驗室的管理和決策提供有效的數據依據和文獻材料支撐。完備的高校實驗室檔案準確記錄了實驗室建設和發展的全過程，也準確記錄了實驗室現有的儀器設備以及實驗教學、科學研究等與實驗室相關的工作，它能為高校實驗室的管理和決策提供真實、可靠、完整、及時的信息，為高校實驗室的科學規劃和正確決策提供有效的數據依據和文獻材料支撐。

2.2提升高校實驗室管理水平的重要手段。隨著我國高校教育體制改革的不斷深入，高校實驗室在人才培養中起著越來越重要的作用。高校實驗室的數量越來越多，規模也逐漸壯大，實驗室的等級和層次也越來越高。高水平的實驗室是建立在長期的實驗室工作和管理所積累的豐富經驗的基礎上的，并以此來不斷改進和提高高校實驗室的管理水平。其中高校實驗室檔案真實記錄和反映了高校實驗室的建設、發展、實際工作和管理等方面的情況，這對提升高校實驗室的管理水平和科研水平起著重要的作用。

2.3為組織開展高校實驗室的考核評估提供基礎材料。高校實驗室檔案記錄了與實驗室工作相關的實驗教學和科研成果，真實反映了高校實驗室的科研和管理水平。只有對高校實驗室檔案規范化管理，才能保證高校實驗室檔案所記錄的各項內容的完整性，從而真實準確的反映了高校實驗室的發展歷程，這也為組織開展高校實驗室的考核評估提供了可靠的基礎材料，保證了高校實驗室考核評估的客觀性和公正性。

2.4為改進和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。為了改進和完善高校實驗室工作，需要充分利用高校實驗室檔案，因為高校實驗室檔案記載了實驗室改革和發展過程中積累的寶貴經驗和汲取的教訓，這些高校實驗室檔案為改進和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。

3、高校實驗室檔案管理存在的問題

高校實驗室檔案的收集、分類、存貯和管理的主要目的，就是要真實地記錄高校試驗實訓工作的發展軌跡，提高實驗室檔案信息的情報利用價值。但在目前情況下，高校實驗室檔案的管理狀況卻不盡人意，具體表現在：

3.1檔案管理意識淡薄，對檔案管理認識不足。高校實驗室人員普遍只重視實驗教學和科研過程、成果的形成及由此帶來的應用需要，檔案意識淡薄，不注意資料的收集、整理和歸類，因此，丟失掉許多寶貴的實驗室資料，導致很多工作的開展無案可查，無據可依。

3.2檔案管理制度不健全，職責不明確。目前一些高校實驗室管理部門中的檔案工作尚未被充分重視，實驗室的檔案管理制度不健全，導致相關工作中既缺少規范的依據，也缺少對相關工作人員的約束。

3.3檔案管理人員專業素質有待提高。許多高校實驗室普遍沒有設置專職或兼職檔案管理人員，不能規范地進行收集、分類和整理文件資料等，長期積累起來的資料往往雜亂無章，需要調用時難以查找，經常會出現資料不全的情況。

4、高校實驗室檔案管理的對策

4.1提高實驗室人員檔案管理意識。實驗室人員要不斷增強檔案管理意識，做好實驗文件材料的收集、分類、整理工作。

4.2制定切實可行的規章制度。有效的規章制度能夠改變高校實驗室檔案管理的隨意性和不規范性，實現高校實驗室檔案的科學化和規范化管理。因此，高校應當深入調查當前各實驗室檔案的管理工作情況，并認真的分析研究，結合實際情況，制定切合實際、操作性強的高校實驗室檔案管理制度，實現高校實驗室檔案的規范化管理。

4.3加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員應提高自身業務素質，增強對檔案工作的重要性以及潛在價值的認識，認真履行崗位職責，定期開展檔案管理知識培訓，不定期對檔案業務進行檢查考核，高標準、嚴要求，做好歸檔工作。

實驗室檔案管理工作是一項具體、細致和復雜的系統工程，隨著高校實驗室發展和實驗教學科研水平的提高，對實驗室檔案的規范化管理提出了更高的要求，需要我們不斷研究和探索，在提升檔案管理水平的同時，真正起到對實驗室整體水平提升的作用。

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