談高校圖書館搬遷

[摘要]河南警察學院圖書館以前經歷過5次搬遷，這次是第6次搬遷，也是規模最大、難度最大、問題最多、最難組織協調的一次搬遷。搬遷工作前后共15個月，其中搬運整理6個多月。圖書館的搬遷是非常復雜和細致的工作，在搬遷準備工作中要詳細計劃，多次論證，做好充分的前期準備，才能按計劃完成搬遷工作。否則，將會直接影響到整個圖書館的搬遷進度。

[關鍵詞]高等院校，圖書館，搬遷

[中圖分類號]G25[文獻標識碼] A

近年來，見諸報章的有關高校圖書館搬遷的文章已有百篇以上，介紹了各類院校圖書館的搬遷經驗。根據所知所見，河南警察學院圖書館搬遷屬于較為艱難和復雜的狀況。圖書館搬遷既是復雜細致的工作，又無成熟的模式，只有根據具體情況統籌安排、周密計劃和精心組織，使各個環節協調、有序。回顧圖書館搬遷的整個過程，既有經驗可以總結，又有可以繼續完善的方面。

河南警察學院圖書館搬遷工作從2010年6月初即開始著手準備，2011年3月9日正式開始搬遷至2011年9月22日最后一次搬運物品，前后共15個月，其中搬運整理6個多月。

1基本情況

2010年6月圖書館賬上圖書約66萬余冊，其中，新校區約23.5萬冊，北校區約42.5萬冊。北校區又分為可流通圖書、下架的呆滯書、基藏書、數據不符不能流通的書幾部分。搬到新校區后，擬將全部圖書重新整合后，分為2個流通庫、1個樣本庫、1個工具書藝術書庫、1個期刊合訂本庫和1個呆滯書庫，并將全部圖書清點一遍，處理因數據不符不能流通的圖書。

2圖書館搬遷前的準備工作

圖書館往新校區搬遷工作已于2010年6月份開始著手準備，館長多次召開支委會和部主任會，研究如何在最短的時間內順利完成圖書館的搬遷工作，盡量減少對教學、科研服務的影響，并借此次搬遷為契機，對全部藏書進行一次清點。

2.1充分調研并合理布局

新校區圖書館尚未建設，學院將新校區的新教學樓一樓和臨建房2號樓整棟共3層分配給圖書館，作為臨時館舍。因此，只能根據現有條件，盡量做到布局合理。由于新教學樓的地面承重只有200千克/平方米，考慮承重問題，給學院建議用新教學樓的南區調換臨建1號樓的1層，這樣可以盡量多的存放圖書，而且與臨建2號樓的書庫臨近，便于管理和借閱。

建議上報院領導得到同意的批復后，館長帶領部主任和有關人員實地考察測量，結合館藏數量和服務管理模式對館址進行合理布局。考慮到學院的實際情況，擬將臨建1、2號樓的1層作為書庫（流通部），臨建2號樓2層作為報刊閱覽室（閱覽部），3層作為電子閱覽室（技術部），教學樓1層北區除開設名師展室、書畫藝術展室、工具書閱覽室、報刊合訂本閱覽室外，還設有信息部、服務部和館辦，采編部設在教學樓一層中部。

結合各部門的房間布局、面積，測算各室的藏書量、所需書架、閱覽桌椅等，合理計劃每個房間的具體功能。根據學院分配的圖書館房間位置，劃分出圖書館的功能區，并據此繪制出《新校區圖書館房間及功能分布圖》詳細的房間分布圖，為圖書館各部門提供搬遷地點的依據。同時，與廠家聯系，按照書庫房間布局繪制的《各房間書架安裝圖》，安裝新購置的564組書架和196組密集書架，并與總務處協調新校區圖書館房間、電源的改造。

2.2統計物品數量并起草搬遷方案

對新校區圖書館的布局及功能規劃好后，開始對資產進行清點，起草搬遷方案。資產統計主要包括圖書館家具、設備和館藏圖書的統計。

2.2.1家具設備統計

對全館所有的辦公家具、書架、期刊架、閱覽桌椅、電腦等進行核對統計，對需要搬走的設備，按類別統計數量。不需搬走或不能用的設備等搬遷完畢之后，協同國資部門做好固定資產的移交或報廢等手續。

2.2.2館藏圖書的統計

對館藏圖書進行分類統計，明確每大類圖書的冊數，計算大概的架位。

2.2.3起草搬遷方案

根據館舍布局和需搬遷物品統計，起草搬遷計劃，2010年7月7日報請相關領導審批。主要包括可用家具的數量，新校區還需添置的書架、計算機等設備的規格、數量以及館藏圖書清查的方式方法，以及搬遷過程中的各個環節的協調、進程銜接等。

2.3全館動員統一思想

圖書館搬遷是圖書館的一件大事，需要全體館員積極參與，共同完成。組織部主任多次討論、論證搬遷計劃。并召開全體館員會議，進行動員，統一思想。要求全體館員都要準確領會自己具體的工作及要求，顧全大局，從思想上有高度的認識，做到職責明確，各負其責。

2.4圖書下架準備工作

由于新校區館舍面積有限，需下架部分圖書作為呆滯書打包存放，圖書下架前對架上所有圖書進行排架檢查，并對流通量小的陳舊圖書按類順序下架、打包。

2.5搬遷招標

由于圖書館搬遷工作量浩大，依靠圖書館工作人員無法完成，經學校領導同意，采取公開招標的方式，委托專業公司承擔這項工作。

2010年6月開始接觸有關公司，溝通情況，商談搬遷方案和招投標事宜。

2010年7月21日向國資科提交圖書館搬遷招標要求，8月19日進行了公開招標。同時，也對書架購置進行了招標。

由于缺乏經驗，對投標公司考察不詳細、招標要求中未說明需清點數據、搬遷后還要進行數據整合、調整等原因，造成中標公司棄標。通過與學院國資科、財務處以及中標公司、投標公司、財政廳、招標公司等單位和部門反復協調、溝通，最終確定承擔圖書館搬遷工作的公司，并盡快地辦理了相關手續。幸未給搬遷工作造成大的影響。

小結

圖書館的搬遷是非常復雜和細致的工作，各個環節都要考慮到，因此，在圖書館搬遷準備工作中要詳細計劃，多次論證，做好充分的前期準備，才能按計劃完成搬遷工作。

3具體實施階段

3.1組織領導和組織動員

圖書館搬遷絕不是通過館員自身努力就可以完成的事情，需要人力、物力和一定的財力保證為前提條件。因此，必須加強組織領導，成立以館長為組長的圖書館搬遷工作領導小組，成員由各部室主任組成，一起組織協調搬遷各方面的工作，規劃、統籌搬遷的全過程，包括安排館舍布局、指導搬遷準備和指揮搬遷過程等。

召開全館動員大會，全館人員統一認識，群策群力，全力以赴。事實證明，做好組織動員工作，將會收到事半功倍的效果。

3.2實施搬遷

經過前期的準備，2011年3月9日正式開始搬遷。

圖書館的搬遷是復雜、瑣碎的。從工作量來看，圖書館的藏書搬遷是圖書館搬遷工作中工作量最大、任務最艱巨、最細致的一項工作。藏書搬遷，要求圖書館搬遷各個環節的協調有序，盲目無序的搬遷不但浪費人力和物力，而且還會帶來一系列負面影響，拖延工作進度。藏書搬遷應嚴格要求藏書有序，正式搬遷前圖書的下架打包與搬遷后圖書的上架、排序工作緊密相連，環環相扣、密不可分，其中任何一個環節出現問題都會給其以后的工作帶來麻煩。[1]

由于沒有大規模搬遷的經驗，在搬遷過程中還是遇到了一系列各種各樣的問題，例如：車輛的調配、人員的配合、搬遷的順序、場地的安排、架位的調整、設備的安裝調試以及與有關部門的協調等等，都需要及時的解決，否則，將會影響整個搬遷工作的進度。這就需要有高度的責任心，及時了解情況，發現問題，及時解決。

經過2個月零7天的緊張搬運，5月16日，北校區需搬遷圖書搬運完畢，全面進入整理階段。

3.3并庫和上架整理

在搬遷過程中，有兩項工作量最大、要求最細致的工作：

一是核對數據。以此次搬遷機會為契機，對館藏圖書進行一次徹底的清點。館藏清點應是一項定期進行的工作，但由于歷史原因，河南警察學院圖書館建館30多年以來，從未進行過館藏文獻的清點工作。為此，利用圖書館搬遷這一契機，對館藏圖書進行一次徹底地清點，將長期遺留下來的一些問題，進行全面而系統的清理。對所有館藏圖書逐冊掃描、核對數據，發現有問題的圖書，放在指定位置，待集中處理。最后對數據不符、無數據不能流通的書進行修改或回溯建庫。使全部館藏圖書達到數據明晰、典藏準確，可隨時上架進入流通的狀態。

二是兩個校區圖書的并庫工作。每一類圖書經過核對數據，按新的藏書布局并庫后分類上架。這項工作最為繁瑣，由于新校區圖書館均由教室作為臨時館舍，只能本著同類圖書盡量放在一個房間的原則，按類別排出各類圖書的上架位置。雖然根據兩個校區藏書總量和書庫房間布局繪制了《新校區圖書館圖書架位表》，為各類圖書提供相對準確的上架依據，但由于藏書空間的不足，架位表只是大概的估算。還是經常出現需要倒架的情況，不但費時費力，還要不斷調整工作重點和場地。這些都是由于藏書數據不準、新校區藏書布局改變和館舍不足等原因造成的。

3.4及時恢復服務

由于圖書館整體往新校區搬遷，從2011年3月9日開始閉館，影響到了師生的圖書借閱。為了將圖書館搬遷對讀者借閱的影響程度降到最低，在閉館之前的3月5日，就在新教學樓一樓南區，利用3間教室，開設140座位的自由閱覽室。同時，圖書館盡快地將比較容易搬遷的閱覽室搬遷到位。3月26日新校區閱覽室設備調試完畢，報刊閱覽正式開放。為能早日滿足師生的圖書借閱需求，在近2個月的時間里，圖書館和搬遷公司密切配合，放棄節假日，加班加點，先將1號樓書庫整理完畢。于2011年5月3日上午10點，舉行簡短儀式后正式開放，迎接讀者借閱。在一定程度上緩解了讀者強烈的借閱需求。隨后，其他部門也相繼搬遷到位，及時開展業務工作。經過5個多月的努力，8月29日，新校區圖書館各業務部門全部對讀者開放。

小結

通過對藏書清點，統計出當時館藏圖書實際總數為62萬余冊，與圖書館賬上66萬冊相差4萬冊。說明建館30多年來，共損失圖書約4萬冊，包括遺失賠償、破損、調撥和丟失的圖書，低于預期數字。說明圖書館在圖書借閱管理上還是較規范的。清點后的數據為：呆滯書159 769冊，樣本書72 782冊，工具書和藝術類樣本書9 788冊，上架流通圖書381 881冊，共624 220冊。

4經驗和不足

河南警察學院圖書館以前經歷過5次搬遷，這次是第6次搬遷，也是規模最大、難度最大、問題最多、最難組織協調的一次搬遷。通過此次搬遷總結出的經驗是：如果要順利完成圖書館搬遷工作，必須有一個好的組織領導者和一個完善、科學的搬遷方案。全體參與者要有高度的責任心、認真的工作態度和良好的配合，才能有效實施；充分調動全體館員的積極性，按照工作計劃和方案進行，才能有條不紊，井然有序地圓滿完成任務。否則，將會直接影響到整個圖書館的搬遷進度。

雖然最終完成了此次圖書館的搬遷工作，但在搬遷過程中也出現了各種問題，磕磕絆絆的事情不斷出現。這主要是由于沒有經驗、館舍面積不足、數據掌握不準確、人員之間的配合有脫節、藏書布局大面積調整等原因造成的。通過對整個搬遷過程的回顧，可以看到，圖書館的工作還有提升的空間。

總之，此次搬遷，對圖書館來說，也是一次考驗和鍛煉，體現出了黨支部的戰斗堡壘作用和黨員的先鋒模范作用。增強了館員之間的凝聚力，檢驗了館員之間、部門之間相互配合的能力。并且通過對館藏的清點和重新典藏，準確掌握了館藏數據和典藏數據。從藏書總量、典藏地點理順了全部館藏數據，不但為今后提高藏書質量提供準確的分析數據，還為將來搬入新館打下良好的基礎。

參考文獻：

[1]魏朝暉.談高校圖書館如何有效進行藏書搬遷[J].河南圖書館學刊，2011，（8）： 28-30.

作者簡介：王宏川（1958-），男，副研究館員，副館長。研究方向：數字信息、圖書館管理。