基于計算機系統在醫院人事檔案信息化管理中應用的研究

摘 要 隨著科學技術的不斷發展，計算機技術在各個領域中的應用愈來愈廣泛。在傳統的人事檔案管理工作中運用計算機技術，實現人事檔案的信息化管理不僅能夠保證人事檔案信息的及時性和準確性，而且提高信息利用的效率，具有重要的現實意義。本文對基于計算機系統在醫院人事檔案信息化管理中的應用進行了詳細的討論。

關鍵詞 人事檔案 計算機技術 信息化 管理

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

0 引言

醫院的人事檔案記錄醫院工作人員的個人人生經歷以及工作經歷。傳統的人事檔案管理工作主要由人工處理，但是近些年來絕大多數的醫院業務的日益擴大，人事檔案資料隨之不斷增多，人工檢索整理人事檔案的方式漸漸不能滿足人事資料的完整性和準確性要求。①而運用計算機技術不僅能夠實現在對人事檔案資料的全面、快速的管理，而且能提高工作的準確性，不失為增強人事檔案管理工作效率的一種有效方法。

1 人事檔案信息化管理

（1）將計算機技術運用于人事檔案管理工作，可以為員工的正常工作（如個人檔案管理、個人檔案查詢、個人工資管理以及日常考勤管理等提供便捷的查詢形式，實現數據的自動篩選，每個員工都可以通過醫院的局域網實現查詢個人檔案資料的目的。與傳統的人事檔案管理工作的方式相比，這種方法不僅具有速度快、精確度高、貯存量大、通用性強的優勢，而且可以實現員工的自助查詢，極大地提高人事檔案管理的工作效率。

（2）對醫院人事檔案管理工作實施信息化，可以給醫院領導提供全方位的人才信息，更好地滿足其對醫院的進行科學合理的人員編制和人事調整工作。醫院領導通過醫院的局域網可以實現對醫院全體工作人員的對檢查、分析和監督工作，全面了解醫院人才發展的趨勢，以為醫院的長期發展制定合理的工作方針、做好規劃工作提供了強有力的工具，這也是醫院信息化管理的重要體現。

2 人事檔案信息化管理的優勢

2.1 提高人事檔案資料利用率

在傳統的人事管理工作中，主要靠人工完成人事檔案資料的整理和檢索工作，不僅工作量很大，而且工作的精確度不能保證。將計算機技術應用于人事檔案的管理工作，可以實現人事檔案資料的快速查詢，能夠快捷地完成檔案的接收、轉遞、借查閱、自動生成各種人事檔案業務中的各類表格，具有精確性高、工作量小的優勢。②在進行人事檔案資料查詢時，工作人員能夠根據利用者的需要按其自身的特征（如姓名、所擔任工作類型以及所在部門等任意與其相關的條件）對其檔案進行快速的調取和查閱。對于醫院工作人員的基本情況，在計算機系統中可以查詢其職業類別、性別、職稱晉升時間、職稱結構、工資結構、學歷結構以及家境狀況等。此外，利用計算機系統還可以實現人事檔案資料的輸出過程，能夠根據實際情況的需要輸出個人檔案、全體檔案、人事卡片、各類人員名冊、黨團員名冊等。利用計算機系統實現上述過程，不僅免去了人工管理人事檔案的檢索、查詢、調取、翻閱、摘抄材料等一系列工作，為檔案管理人員和利用者省卻了大量時間和精力，而且提供的資料全面準確，能夠極大地提高人事檔案資料的利用率。

2.2 提高人事檔案管理工作的效率

將計算機技術運用于醫院的人事檔案管理工作，可以極大地豐富人事檔案系統的信息，使其更加全面，不僅能夠對人事檔案的各類信息進行分類和統計，而且能根據人事信息提供近似實時的分析結果。通過計算機系統可以對各種檔案信息進行自定義生成各種圖表，工作人員對這些圖標可以進行備份或者存檔的操作，保證了人事檔案信息的精確性，為醫院領導的決策提供了可靠的參考依據。此外，還可以對醫院人事檔案管理采取網絡版的形式，醫院的工作人員可以根據自己的賬號密碼直接通過人事部分的網站訪問進而查詢個人的人事檔案資料，而不需本人親自到人事部門才能查詢相關的個人信息，使得醫院的人事檔案管理工作的效率得到了極大的提高。

2.3 實現人事調動的科學化

在傳統的人事管理工作背景下，文字材料加口頭匯報是醫院任免一些干部所采取的基本形式，難免存在效率低下以及文字材料表達不全面的情況。而基于計算機系統的醫院人事檔案信息化管理可以把被任免人的個人基本情況（如平時工作、學習等）結合干部考核材料通多媒體的將被任免人員的整體形象以及資歷形式表達出來，醫院領導通過這種形式可以對被任免人員有更為全面、清晰的了解。避免在片面、主觀的情況下任免干部，實現了人事調動的科學合理化。

2.4 延長人事檔案材料的壽命

基于計算機系統的醫院人事檔案信息化管理原則上以計算機查詢為主，一般只有在向計算機系統輸入檔案信息時才會用到個人檔案資料的原件，這樣就避免了人事檔案資料的頻繁調取和查閱，相應地會大大降低原始檔案資料的磨損和人為損壞現象，使得人事檔案資料的使用壽命得到有效的延長。

2.5 節省人事檔案資料占用的空間

在人事檔案信息化管理的情況下，人事檔案信息被輸入到計算機系統以后可以通過存儲載體如優盤、光存儲介質及硬盤等進行保存，而不需大量的書面資料，這樣就大大節省了有書面資料所占用的空間。

3 完善醫院人事檔案的信息化管理

隨著計算機技術的廣泛使用，人事檔案管理的信息化是檔案管理工作的發展趨勢，為了做好人事檔案的管理工作，醫院的人事檔案管理部門應跟上時代的腳步，建立和完善人事檔案信息化管理系統，為醫院各項工作提供有力的保障。③

3.1 培養領導的現代化意識

將計算機技術融入到人事檔案資料的管理工作，實現醫院人事檔案的信息化管理是一項繁重的工作，需要醫院領導的大力支持。目前，絕大多數醫院的人事管理系統功能單一，僅僅只對員工的原始檔案信息進行錄入和管理，諸如繼續教育等新制度均沒有提供支持。很多醫院因為經濟的原因或者對人事檔案的信息化管理沒有足夠的重視，沒有購買專用的軟件系統。這些都限制了人事管理工作中計算機技術的運用。為了有效提高醫院人事檔案管理工作的效率，有必要培養領導的信息化意識，提供資金購買人事檔案管理工作所需的專用軟件，創造一個可靠的檔案信息管理平臺，為人事檔案信息化管理提供技術支撐。

3.2 培養工作人員的安全意識

基于計算機系統的人事檔案信息化管理在提高醫院人事檔案管理工作效率的同時，也帶來了信息的安全隱患，這些安全隱患涉及到數據安全、軟件安全、網絡安全以及防病毒等。人事檔案數據庫安全工作的內容不僅要防止非法用戶的調取和查閱，還要防止檔案信息被篡改和復制。所以，在完善人事檔案信息管理系統的同時，還應注重培養工作人員的安全意識，明確檔案管理工作紀律，要求工作人員嚴格遵守網絡信息安全保密的規章制度，明確不同人員檢索信息的內容和范圍，確保醫院人事檔案信息數據庫的安全。

3.3 加強人事檔案信息系統的維護工作

基于計算機系統的人事檔案信息化管理系統是一個動態的系統，只有不斷對其進行更新和維護才能確保人事檔案信息的精確性和全面性。因此，應注重培養工作人員的更新維護意識，安排相關工作人員對人事檔案數據庫進行更新和維護，為醫院提供切實可靠的員工檔案，確保人事檔案材料的全面性和準確性。

4 結語

總之，基于計算機系統的醫院人事檔案信息化管理是時代的需要，是醫院滿足現代化需求的必做工作。將計算機技術運用于醫院的人事檔案管理工作不僅能夠有效提高人事檔案管理工作的效率，還能為醫院提供切實可靠的人事檔案信息，具有非常重要的現實意義。

注釋

① 陸艷芬.檔案信息網中數據庫優化的探討[J].蘭臺世界，2010（10）：18-19.

② 劉向東.人事檔案管理中的幾點建議[J].價值工程，2010（15）：120-122.

③ 李方.淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需求[J].科技創新導報，2008（11）：178-179.