探討高校教學秘書的素質要求及提高途徑

摘 要 高校教務秘書是高校教學工作的服務者，管理者，教學秘書隊伍的素質高低直接影響高校教學工作質量及管理水平。探討高校教務秘書的素質要求及提高途徑具有重要意義。教務秘書的素質提高成為高校教務管理面臨的困境之一。筆者通過對素質內涵的探析理解，探討高校教務秘書的素質要求，并提出提高素質途徑的建議，教務秘書的素質提高很大程度取決于高校管理環境。

關鍵詞 高校管理 教學秘書 素質 提高途徑

中圖分類號：G451 文獻標識碼：A

1 素質的內涵

《辭海》對“素質”一詞的定義為：①人的生理上的原來的特點；②事物本來的性質；③完成某種活動所必需的基本條件。高校教務秘書作為高校教學管理的重要組成部分，在教學管理扮演著服務者，管理者角色，面對著焦慮，隊伍不穩定等因素，更需要一定的素質，才能有效履行教務管理的職責，發揮作用，促進高校教學質量的提高及教學管理的和諧運作。

素質的分類：三類素質是指自然素質，心理素質和社會素質。八種素質是指政治素質，思想素質， 道德素質，業務素質，審美素質，勞技素質，身體素質，心理素質。綜合幾項素質分類，對于高校教學秘書來說，應具有責任意識，管理意識，人文意識，創新協作意識的素質內涵。以政治思想的高度重視為基礎，職業道德素質及業務勞技素質為主要載體，完善心理身體素質，能夠完成崗位職責，創新高效地處理教學管理事務，協調各職能部門，服務于師生，提高教務管理質量。

2 高校教學秘書的素質要求

具有責任意識，管理意識，人文意識，創新協作意識應作為高校教學秘書的整體素質要求的重點，高于技能等素質的存在。在多數人認為教學管理的簡單操作容易完成的情況下，對高校教學秘書的素質要求具體應體現為以下幾個方面：第一，強化責任感，提高責任意識。有良好的政治思想素質，能夠把握時代的脈搏，關注教學改革，堅定樹立管理理念，把教學管理作為工作的本職責任。第二，以人為本管理，加強管理意識。教學秘書的工作不簡單地理解為對資料的處理，包括教學工作的安排及學生學籍，教師事務等各項管理，工作中應更尊重學生，尊重老師，促進溝通。第三，保持健康向上的身心狀態，重視人文意識。教學工作中肯定個人品格及才能，保持樂觀向上的工作態度，有效地管理情緒，提高工作的主動性參與性，努力實現人本價值。第四，堅持學習，具有創新協作意識。教務工作不是一成不變的，需要不斷更新學習，走出資料堆，以更有效的管理方式處理繁復的教務工作，如創新使用辦公軟件等。爭取合作交流機會，團結協作能提高工作效率。

3 高校教學秘書提高素質面臨的困境及選擇

一般來說，許多人都是抱著工作激情投身職業，希望在工作中獲得認可及自身價值的實現與對自我期待的滿足。從高校教學秘書本身來看，努力提高自身素質的同時會遇到這樣的困惑。在近年高校擴招的形勢下，大眾化教育強化，高校教務秘書的工作強度也隨之加大，工作能力要求更高，教學秘書不單是“辦事員”角色，不是簡單執行政策、上傳下達的“傳聲筒”，而應是協調管理教學工作，起到教學管理參謀作用的得力助手。但高校教學環境給予教學秘書教學管理的參與度不夠，認可度不高，影響了教學秘書自我價值的實現和自我期待的滿足。

3.1 管理與疲于應付

作為新時期的高校秘書管理應具有一定的管理理念，主動參與教學管理，發揮主觀能動性，有效提高教學管理質量。但由于擴招形勢強化，高校教學秘書人員配備不足，每位教學秘書工作量激增，一旦工作扎堆，形成工作量爆炸，教學秘書只能應付工作而無暇思考管理方法，長期如此更會降低工作效率，使之處于疲于應付狀態。

3.2 責任感與消極怠工

高校教學秘書作為高校教學運作的任務承載者，政策執行，服務師生的管理者，對管理工作應具有高度責任感，肩負著教學運轉正常的工作使命。但教學工作的細化和瑣碎，如成績管理，考試安排等，高度的責任感在一定程度使教學秘書處于高度緊張狀態，為避免教學事故也常常處于焦慮中。如此無形的精神壓力，產生一定的負面效應。加上教務工作的繁雜，工作辛苦而得不到認可和理解，責任重卻受忽視，“付出”與“回報”不對等，久而久之，工作疲倦，積極性下降，容易消極怠工。

3.3 以人為本與機械作業

長期以來，教務秘書一職被認為只需簡單操作，機械作業的工作崗位，是多數人能勝任的工作崗位，對教學秘書要求停留在整理試卷，安排考試，停調課等常規工作，忽略了教學秘書服務于教師與學生，協助于職能部門和本部門領導進行管理的職責，教務秘書與師生領導均有密切的溝通要求，和諧共處，協調管理，是高校教學秘書的必備素質。高校教學秘書應以人為本，但長期的工作狀態在一定的工作環境中形成機械作業的工作流程。

3.4 創新學習與被動接受

創新學習與工作，必要的崗位技能培訓和適時的進修，能使教務秘書接觸工作時少走彎路。教學秘書在工作也應及時學習創新工作，如培養學生管理隊伍協助等。但實際中教務秘書上崗培訓或存在于教務秘書之間的口頭交流，很多新同事對教學秘書工作一知半解，只能在以后的工作中慢慢摸索，對教務系統的使用也是被動地接受常用的功能，基于對系統的不了解也不敢嘗試操作。這樣簡單地傳承固有的工作模式難免不能與時俱進，適應新形勢的工作難度，強度。

4 提高高校教學秘書素質的途徑

第一，建立有效的激勵機制，明確崗位職責的分工，完善教務管理制度和拓寬教學秘書的發展空間，使得教師的工作責任感及成就感統一。如我院在教務工作中以條塊工作結合模式進行教務管理，暫時緩解人員配備不足的窘境。第二，創設良好的工作環境，營造和諧寬松的工作氛圍。高校管理環境的優化體現在工作中提倡人文關懷，具體在教學管理方面，應重視教學秘書在教學工作中的作用，提升對教務秘書教學工作的認可度，尊重教學秘書的勞動成果。教學秘書不是只會裝訂試卷，安排考試及課程的“人機交互”工具，需得到更多的認可和尊重，同時也要求教學秘書主動調整個人與人的關系，在工作中充分尊重學生，溝通領導與教師。第三，引進信息化系統并及時做培訓，全面普及系統，解放教學秘書的工作力，減輕其工作壓力。創設合作交流機會，發揮教學秘書主觀能動性，加強教務秘書管理的參與度，使得教務秘書融入管理，能夠管理，有效管理。如此教學秘書能夠提高素質，發揮實際作用，在自我實現上得到滿足。

參考文獻

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