淺析檔案業務外包存在的主要問題

摘要：檔案業務外包是一種新型的管理理念與方式，文章從檔案信息安全、檔案人員素質、檔案業務外包的質量、外包法規等方面分析了我國檔案業務外包存在的問題。

關鍵詞：檔案業務；業務外包

中圖分類號：G273.5文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01

一、法律法規問題

（1）法律體系問題。20世紀80年代中后期我國出現了檔案中介機構，經過了將近30年的發展，國家檔案行政管理部門還尚未正式出臺一部有關檔案業務外包的立法來規范檔案中介行業的服務，僅僅只是在2011年1月14日國家檔案局中央檔案館下發的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中提到了要制修訂《檔案中介機構管理辦法》，但到目前為止尚未頒發。針對檔案中介機構的法律法規體系不健全、規范，使得各檔案中介機構各自為政，行業內部交流較少，檔案中介機構發展難以形成規模。

（2）規范問題。在我國舊檔案管理體制的長期影響下，檔案行政管理部門的管理對象多局限于黨政部門和國有企事業單位，對檔案中介機構的管理相對來說較少，同時，檔案中介行業的管理又沒有跟上，檔案中介機構基本處于中間地帶。在30個省（市）“檔案管理條例”中，有6個“條例”規定檔案中介服務機構須向縣以上檔案行政部門備案，規定檔案行政管理部門對檔案中介服務機構有業務監督、指導的關系的有7個，還有6個無任何約束關系。檔案中介機構的發展沒有國家檔案行政管理部門的直接領導和監督管理，缺乏行業管理，制約了我國的檔案業務外包的發展。

二、檔案中介機構運作問題

（1）缺乏明確的領導中心。在美國，商業性文件中心成立了一個宗旨明確、成員分布廣泛的領導中心——國際文件與信息管理服務行業協會（PRISM），在協會的領導下，整個商業性文件中心行業呈現穩定增長的發展態勢，為整個行業的有序運轉提供了有效組織保障。同時，在PRISM的帶動下，國外商業性文件中心行業內部頻繁開展交流和活動，探討行業的熱點問題；匯集行業最新動態，進行經驗交流與信息共享，樹立起良好的行業形象。目前我國檔案中介機構行業尚未成立一個明確的領導中心來保障檔案中介服務行業的有序運轉，檔案中介機構發展各自為政，發展規模小，綜合實力差。除了北京、深圳、上海等地的部分檔案中介服務機構（如深圳檔案寄存中心、上海檔案咨詢服務中心等）的規模較大外，我國大部分的檔案中介服務機構基本上都處于分散經營狀態，行業內部交流較少，服務規模小、水平低，綜合實力差，與國外的中介機構相比毫無競爭力可言。

（2）檔案中介服務機構業務種類少，服務手段單一。據了解，在30個省（市）檔案管理條例中，有20個省（市）出臺的“檔案管理條例”規定了檔案中介服務機構的業務范圍，其中提到了檔案評估、鑒定、咨詢的有16個；有3個省（市）的“條例”涉及到了檔案整理；只有山東省的檔案管理條例將檔案業務咨詢、檔案整理、檔案價值評估、檔案技術服務、檔案寄存保管納人了檔案中介服務機構的經營范圍。目前，在我國發展的比較好的檔案中介服務項目是檔案整理、檔案寄存和檔案數字化，很少涉及檔案縮微、檔案培訓等業務。檔案中介機構的服務范圍過于狹窄，服務手段單一，與國外相比，我國的檔案中介機構還有待于進一步發展。

三、檔案專業人才問題

（1）檔案專業人才規模問題。目前，我國檔案專業人才的培養規模比較小，國家每年培養的檔案專業人數遠遠少于實際所需人數；同時，由于檔案工作相對來說較為機械、枯燥，造成各企事業單位引進專業人才困難、留住專業人才更難的狀況，致使專業人才緊缺，從事檔案工作的專業人員少之又少。

（2）檔案從業人員專業素質問題。一些檔案中介機構具體從事檔案整理的人員往往是經過短期培訓、甚至有些是不經過培訓直接上崗的，其檔案專業素養明顯偏低，大多缺乏職業資格證明，既熟悉檔案管理業務，又精通信息技術應用的“雙料人才”幾乎是鳳毛麟角。由于缺乏檔案專業知識，在從事檔案整理工作時往往會出現諸多錯誤，如檔案保管期限劃分不標準、歸檔范圍不準確、檔案目錄的錄入不符合要求、排列編號不規范等錯誤，檔案中介機構的從業人員專業素質無法得到保證，嚴重影響檔案外包服務的質量與成效，甚至全部整理工作推翻重來的情況也時有出現。因此，如何抓緊培養提高檔案人才隊伍的整體素質以適應檔案業務外包發展的需要，是我國檔案工作面臨的一個十分重要而又迫切需要解決的問題。

四、外包檔案安全問題

（1）信息內容的安全。檔案是載體和信息內容的統一體，檔案價值的發揮要依賴于其信息內容，因此，在檔案業務外包過程中檔案信息內容的安全問題面臨嚴重的挑戰。比如，在檔案外包過程中，外包公司派人對檔案進行整理，這些“外部人士”在整理檔案的過程中必然要對檔案進行深入細致的了解，特別是在數字化錄入階段，信息錄入人員要接觸每一份具體的檔案文件，了解文件的內容和在整個檔案中的地位作用，這就使被整理的檔案變得毫無秘密可言。而如果從事檔案外包工作的是沒有經過崗前培訓而又非專業檔案人員的人，他們的保密意識會非常淡薄，在沒有相關約束的前提下，他們可能會帶走文件目錄甚至檔案原件等重要的檔案信息，從而給檔案信息內容安全帶來威脅。

（2）載體的安全。檔案載體的安全主要體現在檔案整理等業務環節。在檔案整理過程中，檔案上柜的完整、美觀、整齊是檔案業務外包的主要目的。但是，在實際的操作過程中，還是存在一系列問題。例如一般檔案館所采用的基建檔案的檔案盒都是A4規格的，而基建檔案中所包含的圖紙很多都是A3或者其他規格的，這就涉及到了A3規格的檔案如何放進A4規格的檔案盒中；或者一些A4規格的紙質檔案太厚，不能完全放入一個檔案盒內，這就牽涉到檔案的拆分，而拆分檔案必然會破壞載體的完整。在實際操作的過程中就是通過拆分檔案進行裝盒的，保證了檔案的美觀、整齊，但有可能造成對檔案載體完整性的破壞。

五、外包項目質量問題

（1）缺乏質量標準。在外包過程中，檔案形成機構關心的是如何以最小的代價得到最有效、最優質的檔案業務服務；而外包機構關心的是如何以最小的生產成本獲得最大的利潤，雙方在業務外包中存在著觀念差異和經營矛盾。檔案形成機構最關注的是成本問題，在進行檔案業務外包時，必然想將外包業務以最低的成本代價委托給業務外包機構；而檔案中介機構為了獲得最大的利潤，就會最大限度地縮檔案外包的生產成本，從而使外包的質量下降。雙方都沒有一個明確的可供參考的質量標準來規范業務外包的雙方，導致在外包過程中出現各種質量問題。

（2）監管缺失。檔案業務外包行業是一個新興行業，監管缺失是一個亟待解決的問題：一方面檔案形成機構出于成本考慮，不可能再找第三方進行監督，也很難保證自己的檔案人員進行及時有效地監督；另一方面，如果靠檔案中介機構（即業務外包服務者）的自我約束、自我監督，則對于檔案形成者而言，檔案信息面臨丟失、泄露的風險已是一個無法回避的問題，這在一定程度上制約了檔案業務外包行業的快速發展。

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