探討紙質(zhì)檔案管理與電子檔案的融合的方法

摘要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展與信息化時代的到來，人們對檔案信息資源的的需求已逐漸地由傳統(tǒng)的單一、零散型方式向信息的多元化、多層次轉(zhuǎn)變。這就使得我們的檔案工作出現(xiàn)了“靜態(tài)”現(xiàn)象，老處于一個被動的局勢，大大影響了檔案信息資源的利用效率，使其使用價值得不到充分的實現(xiàn)。鑒于此，為了使我們檔案信息能夠充分發(fā)揮，滿足我們的需要。我們在新時期檔案管理工作中應(yīng)加快紙質(zhì)檔案管理與電子檔案的融合，本文就是以此為主線而寫的。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案簡介及特征：

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數(shù)據(jù)庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優(yōu)點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又有許多弊端。與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案擺脫源文件的束縛，可以自由轉(zhuǎn)換和識別各種信息介質(zhì)，具有信息存儲的高容納性、載體的多樣性及信息資源的共享性等。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的共性與個性：

電子檔案出現(xiàn)在紙質(zhì)檔案之后，雖然是兩個不同的概念，但仍同屬于一個領(lǐng)域，在管理模式上也存在許多相似點值得我們探究和總結(jié)，同時，因為其特征不同，紙質(zhì)檔案依賴紙張而存在，電子檔案則必須通過磁帶或光盤等載體才能實現(xiàn)整個管理過程，因此二者也存在一定的差異性。

（1）紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的共性：

第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質(zhì)檔案靠紙張這個載體來延續(xù)其保存價值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質(zhì)和所處環(huán)境的條件，只要紙張纖維在所處的環(huán)境中避免氧化和水解反應(yīng)，紙質(zhì)檔案的壽命就會得以延長。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質(zhì)和聚酯底基，這兩種化學材料易產(chǎn)生強大靜電，如若管理不善，將會導(dǎo)致磨損、卷曲等不良現(xiàn)象發(fā)生，直接影響信息的再讀取能力和保存價值，對電子檔案的壽命也會大幅度縮短，因此在檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。

第二，在管理上可以相互轉(zhuǎn)化：這是二者最為典型的共性和交融點。為實現(xiàn)更便捷的保存但又能最大程度的反應(yīng)歷史的真實面貌，紙質(zhì)檔案和電子檔案實現(xiàn)了相互轉(zhuǎn)化：一是將計算機中的部分電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之在實際應(yīng)用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務(wù)實的職業(yè)道德精神；二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作電子文件和數(shù)字化副本，其主要出發(fā)點是便于改善和保護信息存儲，滿足異地查閱和實現(xiàn)資源共享。

（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的個性：

第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質(zhì)檔案從收集到分類和組卷，要經(jīng)過對文件進行分類；對已立卷歸檔的案卷進行排列、編號和整理，使其用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因為它可以借助計算機系統(tǒng)的超大功能，自動組建數(shù)據(jù)庫，從任何角度任何時間進行組合和檢索，并呈現(xiàn)一種有序狀態(tài)。同時，電子檔案的歸檔時間也與紙質(zhì)檔案也不同，它可以在文件辦理結(jié)案后任何時間歸檔或在某一周期內(nèi)統(tǒng)一進行歸檔，工作人員接受登記并給出檔案分類號，設(shè)定檔案分類級別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。

第二，在鑒定和利用方法上的不同：一般紙質(zhì)檔案的鑒定時間較長，要經(jīng)過資格審核、確定生存期和價值復(fù)審三個階段，逐頁逐份的進行價值鑒定。但電子檔案不同，它的鑒定時間較短，主要發(fā)生在電子文件形成之前，這是由于電子文件具有易修改和易消失性造成的。在利用方法上，紙質(zhì)檔案一般是通過閱覽服務(wù)、展覽陳列等途徑來實現(xiàn)其利用價值，但電子檔案可以不受時間及空間的限制，讀者可以隨時隨地進入網(wǎng)絡(luò)中的檔案系統(tǒng)，并且還可以復(fù)制并利用到其他方面。

三、新時期下紙質(zhì)檔案管理與電子檔案融合的發(fā)展策略

（1）更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。

長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案管理工作，習慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現(xiàn)代科學技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎(chǔ)知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎(chǔ)知識的掌握，更應(yīng)該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

（2）改進、創(chuàng)立檔案管理標準與制度

新型檔案載體的應(yīng)用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標準。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標準，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（GB379215- 85）、《文獻主題標引規(guī)則》（GB3260- 83）等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標準已是刻不容緩，如統(tǒng)計標準，著錄標準，標引規(guī)則標準等；計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標準、計算機硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標準等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)；由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護與確定。

（3）創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。

① 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

②電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理；電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度；電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進行保護管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設(shè)備、防護設(shè)施也有差別；電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點應(yīng)進行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

結(jié)束語：綜上所述，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達到檔案信息最大限度的利用，同時又能使這些資源得到最安全和最有效的保護。就目前發(fā)展的趨勢來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存時代已經(jīng)來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會有更多的技術(shù)和方法產(chǎn)生，同時對紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會成為一個熱點話題。

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