工程管理信息化規劃與實施

孫 凱，劉人懷

（1.珠海城市職業技術學院經濟管理學院，廣東珠海519090；2.暨南大學戰略管理研究中心，廣州510632）

1 前言

工程管理信息化的規劃與實施過程涉及業主、施工、監理、設計、運營、供應商、客戶等各利益相關者之間，以及工程相關組織與社會公眾和政府部門之間的信息溝通、信息共享、信息發布與信息反饋等一系列相關問題[1]。規劃與實施過程涵蓋了組織的兩個管理層面：戰略管理和項目管理。在從論證、設計、施工、運行直至報廢的工程全生命周期之中，不同階段的信息采集、信息處理、信息存儲和信息交互等工作的側重點則有所不同[2]。

在戰略管理層面，信息系統規劃應該充分考慮工程全生命周期之中的各類信息處理需求，對基礎設施、網絡安全、信息資源和人力資源等方面進行統一規劃，以實現組織中各類信息資源的共享。如采用通用的技術標準、建立單一的數據交換平臺，以及柔性的組織結構等，對組織中的各類項目進行統一管理[3]。

在項目管理層面，應圍繞項目的生命周期進行管理。在此過程中，需要與合作伙伴確定相應的應用模式，如項目由誰主導，投資如何進行，資源如何分配等。在不同的組織合作關系中，由于各合作伙伴投入的資源不同，以及對各組織的影響不同而導致每個項目的溝通機制、協調機制和激勵機制等都有所不同，與之對應的實施內容和重點也有所不同[4]。

在信息技術高速發展的今天，各種技術解決方案日趨成熟，當前成熟技術的信息處理能力已經可以在相當程度上滿足工程各方面的需求，信息技術應用產生的問題大都是非技術原因導致的管理問題。信息系統匹配問題是在工程全生命周期中長期存在的問題，這是一個由匹配到不匹配，再由新的不匹配到新的匹配的周而復始、波浪式前進的過程；是組織對信息技術應用所造成影響的積極關注和持續應對的過程；所產生的影響涉及組織的外部環境、內部結構、運作流程及管理模式等各個方面。

2 匹配問題及其研究概述

在工程全生命周期之中，不同階段的參與方不盡相同，信息化所面對的主要矛盾也有較大的區別。由于工程各利益相關者的組織戰略不徑相同，利益訴求有所區別，因而導致對相關問題的定義和理解也有著很大的差異；從而導致在工程管理中出現大量的信息溝通不暢與信息共享不完善等方面問題，這些問題都可以歸結為信息處理能力與信息處理需求不相匹配的問題。

匹配是一個涉及廣泛而又比較抽象的問題，在管理學、物理學、生物學、計算機科學與數學等學科都有對其的專門研究。在日常生活中，匹配觀念也被人們普遍接受，例如，相輔相成、相得益彰、相安無事等。

在管理學領域，匹配概念最早出現在戰略管理研究中，通常指環境、戰略、結構之間的配合關系，即組織需要制訂與環境相適應的戰略，并力爭使得組織的結構、流程、人事、文化等與戰略相適應。匹配問題往往與組織績效聯系在一起，當組織的兩個或兩個以上的要素之間達成匹配就有助于提高組織的績效，如果無法達成匹配，則會對組織績效產生負面影響，甚至導致組織發展停滯。這些都可以概括為通過戰略規劃過程，設計與環境相適應的組織結構，并根據環境變化動態調整的過程。

隨著信息技術的廣泛應用，匹配概念擴展到了信息技術如何有效支持業務運作等方面。信息技術應用是否完善受到諸多因素的制約，涉及組織的環境、戰略與結構等各個方面；進而，隨著組織合作關系的廣泛建立，信息技術對業務的支持也擴展到了多個組織的戰略與結構等要素的配合問題。

匹配是一種動態的平衡，信息系統與組織的匹配不僅是信息系統如何支持業務運作的問題，也是業務自身不斷調整和完善的問題。業務運作效率的提高既包括組織內部流程優化，也包括與合作伙伴的共同優化。隨著外部環境和內部資源的變化，組織的戰略和結構是一個持續調整的過程，信息系統亦然。匹配是一個動態的過程，當業務與信息系統的匹配關系達到一定程度時，可能引發組織業務的轉型或結構的變革，一輪新的匹配過程又會開始，周而復始、循環往復。

在研究信息系統匹配問題的諸多理論之中，信息處理理論（IPT）可以較好地解釋工程管理信息化過程中出現的問題。該理論通過分析不確定性來描述組織的信息處理需求，通過設計組織的流程及信息技術應用等來確定信息處理能力，通過尋求能力與需求的匹配以達到組織績效的提高。

Galbraith表明信息處理理論來自于Simon的觀點：即把組織看成一個決策制訂和信息處理系統，而不是簡單的人員集合[5]。該理論認為：對于為實現給定的績效水平所進行的決策，任務的不確定性越強，則決策者所需要處理的信息總量就越多[6]。

Tushman認為環境的不確定性來自于其復雜性和動態性，以及使其發生變化的各種環境變量；組織需要高質量的信息來應對環境的不確定性和提高決策的水平。Tushman將不確定性定義為信息處理需求與信息處理能力之間的差別，并建立了用于組織設計的信息處理模型（IPM），以說明組織結構與環境之間的聯系[7]。

Bensaou 等[8]以及 Premkumar等[9]對 IPM在跨組織合作方面進行了擴展。基于IPT，Gattiker[10]研究了企業資源計劃（ERP）對制造與市場之間關系的影響。Leonardi[11]研究了信息技術對組織變革的影響。Mani等[12]研究了信息技術對商業外包流程的影響。

匹配問題的產生是信息技術有效應用于工程管理并趨于成熟的標志。回顧工程信息技術應用的初期，相關的信息系統大都是按具體需求搭建的局部應用，大都是對人工操作流程的簡單模擬，此時的不匹配現象并不突出且都易于解決。但隨著信息技術的廣泛應用和不斷深化，以及工程各利益相關組織自身的不斷調整與變革，就產生了信息技術應用與工程管理模式不匹配的狀況。為了應對這一現象，就需要對工程管理信息化模式進行動態的調整和完善，以保持信息處理能力與信息處理需求的較高匹配程度。

3 工程管理信息化規劃流程

在工程全生命周期中，工程運營組織是貫穿始終的信息化主體，而工程建設組織（設計、施工、監理等）以及運營服務外包商等是信息化的重要參與者。工程運營組織側重于外部資源的協調，工程建設組織偏重于內部資源的配置[13]。適用于工程管理信息化的規劃流程如圖1所示。

圖1 工程管理信息化規劃流程圖Fig.1 Planning flow chart for engineering management in for matization

工程管理信息化規劃流程簡述如下：a.分析工程整體戰略，明確工程的定位（Where）；b.依據有關的時間進度（When）和各參與方（Who）的情況，明確工程信息化目標；c.分析工程的業務戰略，明晰信息處理需求，即特定工程的信息化目標（Why）；d.通過外部環境與內部資源分析，明確信息處理能力（What）；e.根據所設定的系統目標，將工程各參與方的信息資源與當前可采用的信息技術產品相結合，最終形成工程信息化規劃（How）。

匹配問題是工程管理信息化過程中的關鍵問題，在開展相應的信息系統規劃時要充分明晰工程的信息處理需求，根據需求確立信息系統規劃的目標。在此基礎上，充分評估工程不同階段各相關方的信息處理能力，設計工程的信息管理模式。在實施過程中，對規劃進行動態的調整和修訂，使得工程的信息處理能力處于合理的水平，工程信息處理能力的實現不是工程參與各方能力的簡單疊加，而是各方能力相互匹配的結果，匹配程度的高低決定了工程信息處理能力的高低；更進一步，工程信息處理能力與工程信息處理需求的匹配程度決定了工程管理信息化水平的高低[14]。

4 工程管理信息化實施分析

工程管理信息化中的匹配問題是信息技術應用過程中所涉及的各利益相關者的內外架構的調整，工程溝通協調機制的形成與完善等組織管理問題。信息系統與工程組織架構的不匹配程度越大，跨組織協調與協作的成本就越高，對工程進度的負面影響就越大，進而也會影響到工程目標的整體實現以及工程參與各方的組織績效[15]。綜合信息處理理論的各相關研究，并從概念上對其進行拓展，可以將信息處理需求與信息處理能力之間的匹配關系描述如圖2所示。

圖2 信息處理需求與信息處理能力的匹配關系Fig.2 Alignment of information processing capabilities&information processing requirements

在信息處理能力與信息處理需求匹配的邏輯關系中，低能力與低需求可以匹配，高能力與高需求可以匹配；而低能力與高需求、高能力與低需求都無法達成有效匹配，且都只能等價于低能力與低需求的匹配（圖2中箭頭C）。同理，如果要達成更高的匹配狀態，信息處理能力要隨著信息處理需求同步提升（圖2中箭頭D）。

按照信息處理理論的觀點，可以采用兩種策略來應對不確定性對組織的影響：一是減少信息處理需求，通過建立相應的緩沖區來降低不確定性的影響（圖2中箭頭A）；二是提高信息處理能力，通過建立結構化的機制以提高溝通效率，通過加強信息流動來降低不確定性的影響（圖2中箭頭B）。

前一種策略通過降低信息處理需求及組織績效標準來減少不確定性的影響程度，傳統的做法如：建立或增加庫存以降低采購和銷售風險；收購相關業務來降低競爭風險等。盡管這些做法在較大程度上增加了組織運營的成本和投入，但是在信息技術應用不完善的情況下，在提高信息處理能力的成本遠高于降低信息需求所耗費的成本；由于組織的信息處理效率較低，只能采用此方式。

隨著信息技術的發展，提高信息處理能力的手段變得十分有效，其投入遠低于降低信息處理需求所耗費的成本。特別是在需要大幅提高組織績效的情況下，采用后一種策略就體現出明顯的優勢。對于后一種策略，可采用的做法包括：對業務流程和組織結構重新設計以提高信息傳遞的效率來降低不確定性的影響；采用集成化程度更高的信息系統以提高組織信息處理的效率來降低不確定性的影響；建立跨組織的信息共享機制來降低供應鏈的不確定性等。

但是，信息處理能力的提升是有限度的，提升的幅度越大，成本的增長也就越快。因而，在工程管理信息化建設中應進行通盤考慮，在能力提高和需求降低兩者之間建立一個動態的平衡關系，也就是使二者得以匹配，以達到最佳的績效水平。信息處理能力與信息處理需求相互調整和相互配合的匹配過程貫穿于工程的全生命周期。

5 結語

工程管理信息化不僅是單純的技術進步，更是對組織的業務流程進行優化，對現有資源進行的合理配置的過程；資源整合是信息化的主要作用之一，即包括工程所擁有的內部資源，也包括可通過信息化手段實現共享的外部資源。資源整合與優化可以有幾種途徑：一是提高單一資源的使用效率；二是提高相關資源中“短板”的能力；三是對相關資源組合進行優化配置。工程管理架構不應只是一個利益相關者的松散組合，而應通過合理的配置實現多組織、多項目的資源共享，體現協同優勢。

在工程全生命周期中，項目管理如何與各工程利益相關者的組織目標相匹配，是信息化過程中所需要面對的重要問題。在信息化過程中，需要充分明晰、尋找和挖掘可被利用的組織內部及外部的各種有效資源，使得工程管理信息化與各組織自身的信息化有效結合。通過建立合理的系統集成模式，形成高效的信息處理能力，從而提高工程建設和運營的效率和效能，提升工程的綜合效益。

[1] 劉人懷，孫 凱.工程管理信息化的內涵與外延探討[J].科技進步與對策，2010，27（19）：1-4.

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