BPM系統淺識及實例分析

羅愛玲 耿應春

摘 要：業務流程（Business Process）是企業、政府以及其它各種組織，為了達到其業務目標，而執行的一系列活動，這些活動須由兩個或兩個以上的人或IT系統執行，串行或并行，活動的執行需要滿足一定的規則和條件。業務流程管理（Business Process Management，BPM），是一套達成企業各種業務環節整合的全面管理模式。它指根據業務環境的變化，推進人與人之間、人與系統之間以及系統與系統之間的整合及調整的經營方法與解決方案的IT工具。BPM不但涵蓋了傳統“工作流”的流程傳遞、流程監控的范疇，而且突破了傳統“工作流”技術的瓶頸。通過對企業內部及外部的業務流程的整個生命周期進行建模、自動化、管理監控和優化，使企業成本降低，利潤得以大幅提升。BPM的推出，是企業管理理念的一次劃時代飛躍。

關鍵詞：業務流程；BPM；工作流；EAI

1 前言

計算機信息技術發展到現在，形成了一系列的軟件應用系統，其底層是操作系統；第二層是通常用的計算機應用軟件，通常是一個企業多個部門的應用，如基于數據庫的文檔管理、電子數據表格、企業門戶等；第三層是特定領域的應用，這類軟件通常是特定行業或特定部門的應用，如稅收管理系統、呼叫中心、人力資源管理等；第四類是定制類的軟件應用系統，這類軟件是為特定的組織或特定的需求而進行的開發應用，如油田的數據采集分析系統等。

圖1 軟件系統層次

企業在其發展的過程中通常會形成如上圖所示的四類軟件應用系統，由于系統實施的時代和技術選擇差異，使得各系統成為了企業的“信息孤島”，系統與系統之間無法交換信息，出現了異構系統的集成難題。針對這一問題，先后出現了Middleware（中間件）， EAI（Enterprise Application Integration，企業應用整合）， Workflow（工作流）等系統或流程集成技術。在電子商務環境下企業或部門間的協作型流程集成則以基于服務的SOA（Service Oriented Architecture）結構為基礎，出現了Web Service、BizTalk等技術與語義標準。在具體的行業或業務類型領域還出現了企業間流程的接口標準或參考體系。這些新興技術、標準和參考體系部分解決了特定的異構系統和流程間的集成問題，但仍未從根本上消解異類動態型流程的集成問題，缺乏普適性和動態柔性。在企業內部流程集成方面，ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）、EAI等技術，盡管聲稱具有柔性，它們只是相對于過去非組件化的信息系統是一種飛躍，這些系統的柔性僅僅體現在實施之前，即在實施之前可以根據具體的需求特征柔性地選擇實施模塊、靈活設置模塊和系統的技術與運營參數，但這種柔性在系統實施之后則基本消失，被全球業務流程管理方面的專家稱為“濕混凝土型一次性柔性”，因此不具備靈活動態的流程資產重用能力。針對這一問題，有學者曾試圖以循環反復的BPR（Business Process Reengineering/Business Process Re-engineering/Business Process Redesign，業務流程重組）加以解決，但實際上每一周期的BPR需要花費漫長的時間和巨大的投資，尤其是對既往流程資產投資的破壞作用巨大，企業難以承受如此傷筋動骨的不斷巨變型改造，因此BPR快速反復實施的現實可能性很小，企業只能在基本框架流程不做重大調整的前提下進行BPR之后的BPI（Business process Improvement，業務流程改進），僅在局部對流程進行微調，或者對流程的部分參數進行重設置，這些調整盡管起到了局部績效改善的效果，卻難以從根本上取得敏捷適應動態變化的柔性能力，難以既保護過去的流程投資又能及時響應客戶需求的最新變化。針對這些涉及組織內外動態協作環境變化因素的流程管理新問題，國際上眾多流程管理研究者和機構分別進行了廣泛深入的探索，新一代流程管理體系被研究者稱為“流程管理的第三波” ，實現以流程資產重用為基礎的流程創新，即目前的BPM。

2 BPM與Workflow及EAI對比

BPM發展到今天已經形成軟件行業當今最熱門的技術之一。全球有多家廠商提供全方位業務流程管理，Ultimus（安碼）是其中之一，Ultimus Adaptive Business Process Management （BPM） Suite是一套在全球被最為廣泛使用的業務流程管理解決方案之一，超過2000家大中型企業通過建模（Modeling）、自動化（Automating）、管理（Managing）及優化（Optimizing） 核心業務流程提升企業執行力。

圖2 Ultimus BPM Suite

從Workflow、EAI到現在的BPM，BPM已經成為一個獨立的軟件分類，具有流程模塊化設計功能，自動化技術，管理和優化業務流程的完整的業務開發、運行、維護平臺。下表列出了幾個軟件的功能對比：

表1 Workflow、EAI到現在的BPM

Workflow以線性循序完成任務為主，其中心是完成任務的流轉；EAI以解決應用系統之間數據訪問為主，其中心是完成企業系統之間的數據交互；而BPM則是集成Workflow及EAI的功能，提供整體的業務流程管理解決方案。

3 BPM實例分析

業務流程的定義是：“一序列的組織或半組織的任務通過兩個或更多個體連續或同時完成去達到一個共同的目的。”由此可以看出，一個業務流程包含5個基本點：一個序列的任務、組織或半組織、連續或同時執行、兩個以上角色、共同的目的。

業務流程包括一個序列的任務。一個人完成一個單獨任務不是業務流程。

一個業務流程是組織或半組織的。這意味著必須有邏輯或規則規定任務應該按照什么樣的序列執行。他們不是在特別情況下執行的。當有清晰定義的邏輯時，自動化能用來消除失誤并且就流轉做出決策。

任務可連續或同時執行。多數任務從開始到結束都是根據連續的或系列的步驟。這些種類的任務進行自動化及跟進相當簡單。但是，同時執行任務就困難些，因為有兩個或更多活動在同一個時間執行而沒有任何自動化或跟進機制。通過BPM，不僅同時流轉變得容易，而你也能清楚地知道到正在生命周期中的某個特定流程事件-知道誰正在負責（或應該負責）并且下一步將到哪里。

必須要有兩個或更多個人或程序作為角色在工作流中執行不同任務。隨著信息流從一個人到另一個人，信息丟失或造成失誤的機會將會增加。通過步驟自動化和以電子形式獲取信息，這樣失誤的可能性明顯減少。

任務的序列必須要達到同一個目標，即業務流程連接在一起要產生結果。如果沒有達到期望的結果，則可以通過優化流程來改進。

下面以一個訂單更改申請流程為例進行描述。

流程開始節點是客戶請求進行訂單更改，項目經理收到客戶的申請，可以拒絕該申請并通過電子郵件通知客戶該變更不能接受，或接受該申請并通知軟件技術人員、電氣技術人員、機械技術人員同時進行審批，當所有人員將相關數據補充完畢并審批完畢后系統自動調用Web Service進行數據評估，評估生產時間及變更成本，項目經理根據評估的結果可以拒絕接受該變更并通知客戶也可以提交給銷售人員，銷售人員確認并補充相關信息后生成報價單并通過電子郵件通知客戶。

利用BPM建模工具建立的流程圖如下：

圖3 BPM流程圖

通過以上實例可以看出，BPM系統能夠有效地實現以下幾點：

（1） 通過BPM建模工具可以清楚地描述整個流程的每個步驟，并可以識別出流程中可以改進之處，這對于組織內的流程優化非常有幫助，而且可以通過流程中的相關信息自動確定流程的走向及需要審批的人員。

（2） 充分利用系統后臺的自動化工具，如郵件自動通知、Web Service自動調用進行數據評估等，有效提高了工作效率，并能夠保證流程中每個必要的環節都得到了有效執行。通過延時設置，可以設置每個步驟允許延時的時間，到時自動提醒相關人員或自動執行代替步驟以保障流程及時有效的處理。

（3） 可以并行進行任務處理，可以根據流程中的實際數據自動選擇流程路由，通過該特點可以有效提高流程的執行效率并保證流程數據的一致性。

（4） 可以有效監控流程的執行狀態，不同的部門甚至是客戶可以在線查看流程中的實時數據并對流程進行跟蹤。

（5） 整個過程都是電子化處理過程，不僅可以保證流程得到正確、有效的執行，而且可以監控流程（問題處理）花費的時間、成本，監控哪個部門流程的執行效率最高，對部門管理提供數據幫助以確定哪些部門需要優化，哪些步驟可以增減，哪些職能可以調整。而這些沒有BPM的幫助是非常困難的。

4 結論

BPM的實施可以為組織提供大量可見和不可見的價值：

4.1 改進業務速度 - BPM能夠通過自動化特定步驟，允許步驟同時進行，并且保證步驟完成時間，消除滯后延時，從而進一步縮短循環時間。

4.2增加客戶滿意度- 通過促進循環時間和保證不出差錯，內外客戶更快、更容易得到信息和反饋，從而提高了客戶滿意度。

4.3流程優化和消除不必要任務- 通過模塊化流程，組織部門能夠消除不必要的節點，提高業務執行效率。

4.4組織靈敏性- BPM 提供一個極好的方法來獲得組織靈敏性。業務流程自動化通過使用軟件很容易設置。當業務流程改變時，通過軟件設置比較容易地就可改變規則、角色和流程定義的關系。

中石化勝利石油工程公司鉆井工藝研究院于2011年引進了Ultimus BPM Suite，對部分業務流程進行梳理并與企業的OA系統整合，充分保護了企業已有的信息化投資， 令企業實現了業務流程的優化管理， 提升了企業的運營效率和競爭力，為打造中石化高端技術服務商提供了信息支撐。

參考文獻

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