BPM系統(tǒng)淺識及實例分析

羅愛玲 耿應(yīng)春

摘 要：業(yè)務(wù)流程（Business Process）是企業(yè)、政府以及其它各種組織，為了達(dá)到其業(yè)務(wù)目標(biāo)，而執(zhí)行的一系列活動，這些活動須由兩個或兩個以上的人或IT系統(tǒng)執(zhí)行，串行或并行，活動的執(zhí)行需要滿足一定的規(guī)則和條件。業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM），是一套達(dá)成企業(yè)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)整合的全面管理模式。它指根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，推進(jìn)人與人之間、人與系統(tǒng)之間以及系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合及調(diào)整的經(jīng)營方法與解決方案的IT工具。BPM不但涵蓋了傳統(tǒng)“工作流”的流程傳遞、流程監(jiān)控的范疇，而且突破了傳統(tǒng)“工作流”技術(shù)的瓶頸。通過對企業(yè)內(nèi)部及外部的業(yè)務(wù)流程的整個生命周期進(jìn)行建模、自動化、管理監(jiān)控和優(yōu)化，使企業(yè)成本降低，利潤得以大幅提升。BPM的推出，是企業(yè)管理理念的一次劃時代飛躍。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程；BPM；工作流；EAI

1 前言

計算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在，形成了一系列的軟件應(yīng)用系統(tǒng)，其底層是操作系統(tǒng)；第二層是通常用的計算機(jī)應(yīng)用軟件，通常是一個企業(yè)多個部門的應(yīng)用，如基于數(shù)據(jù)庫的文檔管理、電子數(shù)據(jù)表格、企業(yè)門戶等；第三層是特定領(lǐng)域的應(yīng)用，這類軟件通常是特定行業(yè)或特定部門的應(yīng)用，如稅收管理系統(tǒng)、呼叫中心、人力資源管理等；第四類是定制類的軟件應(yīng)用系統(tǒng)，這類軟件是為特定的組織或特定的需求而進(jìn)行的開發(fā)應(yīng)用，如油田的數(shù)據(jù)采集分析系統(tǒng)等。

圖1 軟件系統(tǒng)層次

企業(yè)在其發(fā)展的過程中通常會形成如上圖所示的四類軟件應(yīng)用系統(tǒng)，由于系統(tǒng)實施的時代和技術(shù)選擇差異，使得各系統(tǒng)成為了企業(yè)的“信息孤島”，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間無法交換信息，出現(xiàn)了異構(gòu)系統(tǒng)的集成難題。針對這一問題，先后出現(xiàn)了Middleware（中間件）， EAI（Enterprise Application Integration，企業(yè)應(yīng)用整合）， Workflow（工作流）等系統(tǒng)或流程集成技術(shù)。在電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)或部門間的協(xié)作型流程集成則以基于服務(wù)的SOA（Service Oriented Architecture）結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，出現(xiàn)了Web Service、BizTalk等技術(shù)與語義標(biāo)準(zhǔn)。在具體的行業(yè)或業(yè)務(wù)類型領(lǐng)域還出現(xiàn)了企業(yè)間流程的接口標(biāo)準(zhǔn)或參考體系。這些新興技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和參考體系部分解決了特定的異構(gòu)系統(tǒng)和流程間的集成問題，但仍未從根本上消解異類動態(tài)型流程的集成問題，缺乏普適性和動態(tài)柔性。在企業(yè)內(nèi)部流程集成方面，ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）、EAI等技術(shù)，盡管聲稱具有柔性，它們只是相對于過去非組件化的信息系統(tǒng)是一種飛躍，這些系統(tǒng)的柔性僅僅體現(xiàn)在實施之前，即在實施之前可以根據(jù)具體的需求特征柔性地選擇實施模塊、靈活設(shè)置模塊和系統(tǒng)的技術(shù)與運營參數(shù)，但這種柔性在系統(tǒng)實施之后則基本消失，被全球業(yè)務(wù)流程管理方面的專家稱為“濕混凝土型一次性柔性”，因此不具備靈活動態(tài)的流程資產(chǎn)重用能力。針對這一問題，有學(xué)者曾試圖以循環(huán)反復(fù)的BPR（Business Process Reengineering/Business Process Re-engineering/Business Process Redesign，業(yè)務(wù)流程重組）加以解決，但實際上每一周期的BPR需要花費漫長的時間和巨大的投資，尤其是對既往流程資產(chǎn)投資的破壞作用巨大，企業(yè)難以承受如此傷筋動骨的不斷巨變型改造，因此BPR快速反復(fù)實施的現(xiàn)實可能性很小，企業(yè)只能在基本框架流程不做重大調(diào)整的前提下進(jìn)行BPR之后的BPI（Business process Improvement，業(yè)務(wù)流程改進(jìn)），僅在局部對流程進(jìn)行微調(diào)，或者對流程的部分參數(shù)進(jìn)行重設(shè)置，這些調(diào)整盡管起到了局部績效改善的效果，卻難以從根本上取得敏捷適應(yīng)動態(tài)變化的柔性能力，難以既保護(hù)過去的流程投資又能及時響應(yīng)客戶需求的最新變化。針對這些涉及組織內(nèi)外動態(tài)協(xié)作環(huán)境變化因素的流程管理新問題，國際上眾多流程管理研究者和機(jī)構(gòu)分別進(jìn)行了廣泛深入的探索，新一代流程管理體系被研究者稱為“流程管理的第三波” ，實現(xiàn)以流程資產(chǎn)重用為基礎(chǔ)的流程創(chuàng)新，即目前的BPM。

2 BPM與Workflow及EAI對比

BPM發(fā)展到今天已經(jīng)形成軟件行業(yè)當(dāng)今最熱門的技術(shù)之一。全球有多家廠商提供全方位業(yè)務(wù)流程管理，Ultimus（安碼）是其中之一，Ultimus Adaptive Business Process Management （BPM） Suite是一套在全球被最為廣泛使用的業(yè)務(wù)流程管理解決方案之一，超過2000家大中型企業(yè)通過建模（Modeling）、自動化（Automating）、管理（Managing）及優(yōu)化（Optimizing） 核心業(yè)務(wù)流程提升企業(yè)執(zhí)行力。

圖2 Ultimus BPM Suite

從Workflow、EAI到現(xiàn)在的BPM，BPM已經(jīng)成為一個獨立的軟件分類，具有流程模塊化設(shè)計功能，自動化技術(shù)，管理和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的完整的業(yè)務(wù)開發(fā)、運行、維護(hù)平臺。下表列出了幾個軟件的功能對比：

表1 Workflow、EAI到現(xiàn)在的BPM

Workflow以線性循序完成任務(wù)為主，其中心是完成任務(wù)的流轉(zhuǎn)；EAI以解決應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)訪問為主，其中心是完成企業(yè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互；而BPM則是集成Workflow及EAI的功能，提供整體的業(yè)務(wù)流程管理解決方案。

3 BPM實例分析

業(yè)務(wù)流程的定義是：“一序列的組織或半組織的任務(wù)通過兩個或更多個體連續(xù)或同時完成去達(dá)到一個共同的目的。”由此可以看出，一個業(yè)務(wù)流程包含5個基本點：一個序列的任務(wù)、組織或半組織、連續(xù)或同時執(zhí)行、兩個以上角色、共同的目的。

業(yè)務(wù)流程包括一個序列的任務(wù)。一個人完成一個單獨任務(wù)不是業(yè)務(wù)流程。

一個業(yè)務(wù)流程是組織或半組織的。這意味著必須有邏輯或規(guī)則規(guī)定任務(wù)應(yīng)該按照什么樣的序列執(zhí)行。他們不是在特別情況下執(zhí)行的。當(dāng)有清晰定義的邏輯時，自動化能用來消除失誤并且就流轉(zhuǎn)做出決策。

任務(wù)可連續(xù)或同時執(zhí)行。多數(shù)任務(wù)從開始到結(jié)束都是根據(jù)連續(xù)的或系列的步驟。這些種類的任務(wù)進(jìn)行自動化及跟進(jìn)相當(dāng)簡單。但是，同時執(zhí)行任務(wù)就困難些，因為有兩個或更多活動在同一個時間執(zhí)行而沒有任何自動化或跟進(jìn)機(jī)制。通過BPM，不僅同時流轉(zhuǎn)變得容易，而你也能清楚地知道到正在生命周期中的某個特定流程事件-知道誰正在負(fù)責(zé)（或應(yīng)該負(fù)責(zé)）并且下一步將到哪里。

必須要有兩個或更多個人或程序作為角色在工作流中執(zhí)行不同任務(wù)。隨著信息流從一個人到另一個人，信息丟失或造成失誤的機(jī)會將會增加。通過步驟自動化和以電子形式獲取信息，這樣失誤的可能性明顯減少。

任務(wù)的序列必須要達(dá)到同一個目標(biāo)，即業(yè)務(wù)流程連接在一起要產(chǎn)生結(jié)果。如果沒有達(dá)到期望的結(jié)果，則可以通過優(yōu)化流程來改進(jìn)。

下面以一個訂單更改申請流程為例進(jìn)行描述。

流程開始節(jié)點是客戶請求進(jìn)行訂單更改，項目經(jīng)理收到客戶的申請，可以拒絕該申請并通過電子郵件通知客戶該變更不能接受，或接受該申請并通知軟件技術(shù)人員、電氣技術(shù)人員、機(jī)械技術(shù)人員同時進(jìn)行審批，當(dāng)所有人員將相關(guān)數(shù)據(jù)補充完畢并審批完畢后系統(tǒng)自動調(diào)用Web Service進(jìn)行數(shù)據(jù)評估，評估生產(chǎn)時間及變更成本，項目經(jīng)理根據(jù)評估的結(jié)果可以拒絕接受該變更并通知客戶也可以提交給銷售人員，銷售人員確認(rèn)并補充相關(guān)信息后生成報價單并通過電子郵件通知客戶。

利用BPM建模工具建立的流程圖如下：

圖3 BPM流程圖

通過以上實例可以看出，BPM系統(tǒng)能夠有效地實現(xiàn)以下幾點：

（1） 通過BPM建模工具可以清楚地描述整個流程的每個步驟，并可以識別出流程中可以改進(jìn)之處，這對于組織內(nèi)的流程優(yōu)化非常有幫助，而且可以通過流程中的相關(guān)信息自動確定流程的走向及需要審批的人員。

（2） 充分利用系統(tǒng)后臺的自動化工具，如郵件自動通知、Web Service自動調(diào)用進(jìn)行數(shù)據(jù)評估等，有效提高了工作效率，并能夠保證流程中每個必要的環(huán)節(jié)都得到了有效執(zhí)行。通過延時設(shè)置，可以設(shè)置每個步驟允許延時的時間，到時自動提醒相關(guān)人員或自動執(zhí)行代替步驟以保障流程及時有效的處理。

（3） 可以并行進(jìn)行任務(wù)處理，可以根據(jù)流程中的實際數(shù)據(jù)自動選擇流程路由，通過該特點可以有效提高流程的執(zhí)行效率并保證流程數(shù)據(jù)的一致性。

（4） 可以有效監(jiān)控流程的執(zhí)行狀態(tài)，不同的部門甚至是客戶可以在線查看流程中的實時數(shù)據(jù)并對流程進(jìn)行跟蹤。

（5） 整個過程都是電子化處理過程，不僅可以保證流程得到正確、有效的執(zhí)行，而且可以監(jiān)控流程（問題處理）花費的時間、成本，監(jiān)控哪個部門流程的執(zhí)行效率最高，對部門管理提供數(shù)據(jù)幫助以確定哪些部門需要優(yōu)化，哪些步驟可以增減，哪些職能可以調(diào)整。而這些沒有BPM的幫助是非常困難的。

4 結(jié)論

BPM的實施可以為組織提供大量可見和不可見的價值：

4.1 改進(jìn)業(yè)務(wù)速度 - BPM能夠通過自動化特定步驟，允許步驟同時進(jìn)行，并且保證步驟完成時間，消除滯后延時，從而進(jìn)一步縮短循環(huán)時間。

4.2增加客戶滿意度- 通過促進(jìn)循環(huán)時間和保證不出差錯，內(nèi)外客戶更快、更容易得到信息和反饋，從而提高了客戶滿意度。

4.3流程優(yōu)化和消除不必要任務(wù)- 通過模塊化流程，組織部門能夠消除不必要的節(jié)點，提高業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。

4.4組織靈敏性- BPM 提供一個極好的方法來獲得組織靈敏性。業(yè)務(wù)流程自動化通過使用軟件很容易設(shè)置。當(dāng)業(yè)務(wù)流程改變時，通過軟件設(shè)置比較容易地就可改變規(guī)則、角色和流程定義的關(guān)系。

中石化勝利石油工程公司鉆井工藝研究院于2011年引進(jìn)了Ultimus BPM Suite，對部分業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理并與企業(yè)的OA系統(tǒng)整合，充分保護(hù)了企業(yè)已有的信息化投資， 令企業(yè)實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理， 提升了企業(yè)的運營效率和競爭力，為打造中石化高端技術(shù)服務(wù)商提供了信息支撐。

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