淺談“郵件合并”功能在學(xué)校信息管理中的妙用

李冬紅

【中圖分類號】TP399 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）04-0305-02

學(xué)校信息管理是對學(xué)校大量業(yè)務(wù)工作進(jìn)行規(guī)范管理的統(tǒng)稱。總體任務(wù)是實現(xiàn)學(xué)校信息的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化和自動化。主要是用計算機對學(xué)校的各種信息進(jìn)行日常管理，如查詢、修改、增加、刪除等。推行學(xué)校信息管理系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用，是進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校管理規(guī)范化、辦公電子化和提高義務(wù)教育水平的重要舉措。

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機已經(jīng)進(jìn)入到千家萬戶，融入到人們的學(xué)習(xí)、生活和工作當(dāng)中。學(xué)校也跟隨著教育技術(shù)信息化的步伐，使用計算機進(jìn)行備課、上課等教學(xué)工作外，還經(jīng)常需要利用計算機處理教學(xué)工作外的一些事務(wù)。如制作學(xué)生個人成績單、獲獎證書、工資條、打印準(zhǔn)考證等一系列批量工作，如何既快又準(zhǔn)確的把它們按設(shè)計的格式打印出來呢？Word的“郵件合并”功能在學(xué)校信息管理的許多地方都可用到，不僅可以滿足我們的要求，而且還省時省力。現(xiàn)根據(jù)一個具體事例來闡述如下觀點。

一、排除膽怯，敢于探索

生活中總是有很多人做事喜歡用老辦法，不愿意嘗試，不敢嘗試，不追求高效率。比如學(xué)電腦一事，幾年前大家都是處于同一狀態(tài)，即不懂、不會，不過幾年后就有了兩種現(xiàn)象，即仍然不會或技術(shù)精通。再比如制作學(xué)生獲獎證書，有人寧愿找一些人手工抄寫，費時費力，也不想辦法用計算機來設(shè)置、打印。雖然目的可以達(dá)到，但是體現(xiàn)出的能力就不一樣了，所以說，人的能力是非常大的，只要善于發(fā)掘，敢于探索，就一定能做出自己想像不到的效果出來的。常言道：臺上一分鐘，臺下十年功。也就是說不管做什么事，前期都要做一些準(zhǔn)備工作，有時可能有些復(fù)雜，不過只要自己能夠靜下心來，精心準(zhǔn)備的話，還是可行的。相信自己能行的話，就從現(xiàn)在開始，從下面的事例開始。

1、概念理解：Word中的郵件合并，就是把文檔中不變（word主文檔）的內(nèi)容與變化的（excel表格數(shù)據(jù)）內(nèi)容巧妙結(jié)合到一起，從而實現(xiàn)批量打印的功能。具體以制作學(xué)生成績條為例。

2、前期準(zhǔn)備：在“郵件合并”中用到的數(shù)據(jù)文件共兩個。

（1）創(chuàng)建Word主文檔（不變的內(nèi)容，也就是模板）。即在word中創(chuàng)建一個成績條表格（如圖1）。

（2）創(chuàng)建數(shù)據(jù)源文件。即就是存放記錄信息的（Excel數(shù)據(jù)表（變化的內(nèi)容）（如圖2）。

二、積極鉆研，敢于實踐

現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上存放著各種種樣的信息，良莠不齊，五花八門。不過，如果有人想要學(xué)習(xí)的話，應(yīng)該很快會找出這方面的知識點的，看得越多，獲得的知識也就越全面。只要積極鉆研，敢于實踐，就一定能夠取得成功的。

將數(shù)據(jù)源合并到主文檔（即郵件合并）的具體步驟：

1、打開word主文檔（2013高一學(xué)情檢測成績條）。單擊“視圖——工具欄——郵件合并”，即調(diào)用“郵件合并”工具欄（如圖）。

2、設(shè)置文檔類型。

單擊“郵件合并”工具欄中的“①設(shè)置文檔類型”按鈕，在打開的“主文檔類型”中選擇“普通WORD文檔”后，單擊“確定”。

3、打開數(shù)據(jù)源（一個包括變化信息的EXCEL數(shù)據(jù)表）。

在工具欄中單擊“②打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在出現(xiàn)的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，在“查找范圍”后的下拉列表中，選擇數(shù)據(jù)源文件（學(xué)情檢測成績表）后，單擊“打開”。

注意：在出現(xiàn)的“選擇表格”中選定數(shù)據(jù)所在表格并勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”后，單擊“確定”。

4、在主文檔中添加數(shù)據(jù)域。

將鼠標(biāo)指針定位在word主文檔中的“學(xué)號”后，單擊“⑧插入域”按鈕，出現(xiàn)“插入合并域”對話框，如圖，選擇“學(xué)號”字段，單擊“插入”按鈕。

如此重復(fù)，一一對應(yīng)插入合并域直到將需要的字段名全部添加完畢。出現(xiàn)下圖。

5、查看合并數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)域添加完后，單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，可預(yù)覽到生成的記錄的情況。

6、合并生成新文檔。

預(yù)覽合格后，單擊“④合并到新文檔”按鈕，在“合并到新文檔”對話框中選取要生成記錄的范圍，可以是工作表中的所有記錄，也可以是部分記錄，選取范圍后單擊“確定”按鈕，則生成所需要的新文檔，將新文檔命名后保存在指定位置后即完成郵件合并。

7、小設(shè)置大改變

按照上例，一頁只顯示一條記錄，不太適用，能不能一頁顯示多條記錄呢？具體設(shè)置方法如下：打開合并生成的新文檔，然后點擊文件——頁面設(shè)置——版式——節(jié)的起始位置——接續(xù)本頁，再選“應(yīng)用于——整篇文檔”確定后，記錄條就自動合回來了。

三、取得成功，善于思考

合并文檔制作好了后，我們就會感覺有成功感。這時我們不僅要回憶剛才操作的幾個步驟，而且還要思考將剛才所學(xué)到的知識應(yīng)用于哪些方面？可以用于獎勵證書、個人工資審批表等方面。

學(xué)校作為推動信息化社會發(fā)展的中堅力量，現(xiàn)代信息技術(shù)為學(xué)校信息管理提供了有力的保障，并在很大程度上促進(jìn)了整個校園的信息化建設(shè)，“郵件合并”滿足了學(xué)校教學(xué)、實踐、科研、管理等多種應(yīng)用需求。總之，我們每個人都要有探索精神，利用信息技術(shù)更好地為工作服務(wù)。“郵件合并”是word的一項高級功能，是辦公自動化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)之一。我們要認(rèn)真鉆研現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)，使它成為生活工作的得力助手，成為我們離不開的“左手右臂”。