淺談高校檔案網站建設存在的問題與對策

邵景輝

近年來，不少高校尤其是重點院校陸續建立起檔案網站。然而，由于高校檔案網站建設尚處于發展初期，帶有種種缺陷與問題。

1 高校檔案網站建設存在的問題

1.1 檔案館、室建站率偏低。據統計，目前，高校網上可訪的檔案站點不到全國院校的40%，而調查數據顯示，高校90%的部門在校園網上建立了站點。相比之下，檔案館、室建站率明顯偏低，這與高校檔案館、室作為學校信息基礎事業的地位極不相符。

1.2 檔案網站建設目標不明確。目前許多高校檔案館、室只是“跟風上網”，為建站而建站，建站后便萬事大吉。沒有充分認識到網站建設只是檔案信息網絡建設工程的第一階段，也沒有充分認識到網站將成為檔案管理服務的重要工具，對檔案網站擬達到的目標不明確，網站擬實現的功能無規定，設計定位不準，質量要求太低，使檔案網站建設流于形式，成為擺設。

1.3 網站提供內容欠豐富。在內容上，高校部分檔案網站缺乏檔案業界的新聞、學術動態等方面的信息，大多數網站只反映一些本單位范圍內的信息，而對于全國檔案工作動態、兄弟院校檔案工作情況報道較少。至于作為網站信息主體的館藏檔案信息，目前所有高校檔案網站僅限于提供二次檔案信息和作為特色介紹的部分珍貴檔案照片，尚無檔案網站能夠提供檔案全文信息。并且，大部分網站僅停留在給出介紹性的館藏指南和全宗目錄而已，提供案卷級以下檔案目錄的極少。大多數網站沒有網上查詢功能，能夠提供在線檔案目錄檢索的寥寥無幾。總體來看，目前高校檔案網站還停留在“網上黃頁”階段，即僅發揮著對館室的宣傳介紹功能而已，內容雷同，猶如一個個網上檔案管理部門的職能或成就展覽。

1.4 網站設計和網頁制作質量欠佳。檔案網站在策劃、設計方面水準不一，總體水平不高，多數顯得較為粗糙，網站主頁面質量低，結構呆板。其主要原因是：檔案網站的主頁一般是由檔案部門的工作人員自行設計，沒有專業美術人員和專業技術人員參與。許多主頁設計毫無美術觀念，色彩、結構、字體等都不夠美觀。

1.5 未能很好地融入網絡世界，排外現象嚴重。高校檔案網站未能很好利用網絡環境為檔案館、室提供全方位、多角度、多元化的信息服務空間，未能充分融入社會化、開放性的網絡世界。表現在：其一，檔案網站與非檔案網站的鏈接太少，現有檔案網站很少從檔案用戶利用信息的一體化需求出發，建立與數字圖書館、專業情報網站、專業數據庫、信息咨詢機構、政府服務部門網站的鏈接，也較少從擴大網站知名度、提高訪問率角度考慮在相關網站和知名網站上建立鏈接。其二，高校檔案網站加入網上搜索引擎的不多。其三，一些網站的專業術語過多，似乎是局限于檔案專業人員或研究人員等少數人使用的專業站點，給人以高不可攀的感覺，無形中犧牲了檔案網站的社會性和親和力。

1.6 網站維護不力。在維護方面，高校檔案網站普遍存在著對網站內容更新較慢的問題。大多數檔案網站很久不更新，或制作完成后不再更新，由此造成網站訪問者的流失。

1.7 技術落后，進入較為困難。高校檔案網站普遍設備支持水平一般，甚至較為落后，導致訪問效率較低，個別進入較為困難。在硬件上，由于資金問題，高校檔案網站的配置往往偏低，升級不及時，運算處理速度較慢。軟件方面，不同檔案網站由于使用不同的軟件開發，在查詢、檢索上有差異，造成利用者不便。

1.8 網站訪問率低。由于定位、內容、設計、宣傳、技術環境等多方面的原因，高校檔案網站的瀏覽人數很少，據統計，年訪問尚未有超過萬人的檔案網站，這和日訪問量上萬人的熱門網站形成鮮明的對比。目前，進入檔案網站瀏覽的多數是檔案界人士，少數是對檔案和檔案工作有一定關切度的人士。訪問率是檔案網站建設成敗的衡量指標，高校檔案工作者必須盡早改變這種“有站無車”的現象。

2 高校檔案網站建設策略與舉措

高校檔案工作者必須認真分析問題的癥結所在，采取有效舉措，盡快改變這一局面。針對上述問題，本文建議采取如下措施：

2.1 加強上網宣傳，改變傳統觀念，提高思想認識。提高對檔案網站建設工作的思想認識，通過宣傳使檔案工作者了解網絡技術環境及其巨大潛能，破除對網絡技術的神秘感，充分意識到未來檔案館對網絡環境的依賴性，摒棄對檔案網站建設的種種顧慮乃至“恐懼”感，在增加檔案網站建設壓力的同時增強信心。只有正確了解網絡技術，充分認識檔案網站建設的必要性、可行性及其最終所要達到的目標，網站建設才能有一個正確的定位和科學的起步。

2.2 成立相應的管理機構，制定必要的規劃和規范。成立檔案信息網絡建設的組織管理機構，由管理機構制定出網站建設的近遠期發展規劃和建設規范，將目前的檔案網站建設由自發發展階段轉變為自覺發展階段，使全國高校檔案網站建設有序推進，有章可循，呈現整體上的“一盤棋”局面。

2.3 以內容為本，逐步拓展檔案網站提供信息的廣度和深度。解決高校檔案網站內容方面存在的問題是一項長期艱巨的任務。相對而言，創建檔案網站難度并不大，因為網站的功能定位可高可低，創建技術可繁可簡，但內容建設卻不可能一蹴而就，需要投入巨大的人力物力，館藏檔案的數字化、網上檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫的建立，需要付出艱巨的勞動和大量的時間，沒有捷徑可言。高校檔案工作者唯有發揚“愚公移山”精神，才能建成內容豐富、檢索便捷的“數字化網上檔案館”。

2.4 注重網站的策劃設計，配備專門人才。網站策劃和網頁制作是一項細致的工作，既有技術含量，又有知識含量，同時也要有信息儲備和一定的審美觀點。要改變目前檔案網站設計質量方面存在的問題，高校檔案館、室一方面要充分重視這項工作，對網頁設計進行大量細致的籌劃，做好方案的設計和論證工作，另一方面，盡快吸納和培養網站策劃和網頁制作方面的人才，改變這方面人才缺乏的狀況。

2.5 拓寬視野，加強聯合，共同發展。網絡環境是面向全社會的開放性、綜合性的公共信息平臺，高校檔案網站建設必須充分利用網絡環境所帶來的開放性優勢，拓寬視野，加強合作。在內容設計上，注意面向廣大的社會公眾，避免專業性過強的詞匯、內容，在技術服務、信息利用、站點互聯、網絡宣傳等方面，加強與圖書、情報等信息咨詢服務機構的聯合，加強與兄弟院校、科研機構、社會組織等潛在用戶單位的聯合。通過廣泛的聯合與合作，提高高校檔案網站的知名度，拓寬網站服務領域和內容，擴大網站服務對象，提高網站服務質量，充分發揮網上服務的綜合性、一體化優勢，使高校檔案網站真正融入網絡世界。

2.6 不斷改善檔案網站的技術環境。通過多渠道吸納和有效利用建設資金，積極改善網站軟硬件設備環境，提高網站設備運行性能。硬件方面，加快相關設備的升級，提高信息處理速度。軟件方面，盡可能購買信譽度高的成熟軟件，用軟件彌補硬件上的不足，達到軟硬互補的目的。

（作者單位：河南大學數學與信息科學學院 來稿日期：2013-10-16）