高校檔案數字化管理之我見

張靈

高校檔案數字化指的就是利用計算機等相關措施把通過鑒選、以前存儲在常規載體上的檔案內容實施數字化改變且進行再存儲、保障、檢索利用的系統工作。本文針對高校檔案數字化利弊進行深入的剖析：

1 高校檔案數字化概念的背景

數字化檔案構建指的是把常規的以錄音帶、紙張、錄像帶為儲存媒介的一系列原始檔案資料，經過壓縮、掃描轉化等措施改變為圖片文件、聲音文件以及影音文件。比如，黑龍江大學畢業生把檔案信息由一些物理載體形式體現出來的信息，全部以數字記錄的形式錄入光盤、磁盤等計算機的相關存儲中，讓所有媒介承載的主要文獻資料被數字化；讓所有人都能夠通過信息網絡中任何一點查閱到自己所要的檔案文件，使檔案信息的利用不再被空間與實踐所束縛。

不過，長期以來，檔案的保密性以及檔案的利用之間的問題，使檔案在信息化層次的進程遠落后于信息全面化的進程速度。

2 高校檔案數字化管理的優勢

2.1 更可以利于節約經濟。伴隨經濟進程的速度逐漸加快和信息量的增加，政府部門與行政系統辦事效率低下顯得不協調。以往辦公為“粗放型”，不經意間提高了辦公人員與相關的費用。常規的檔案信息通常是紙質，也不便于存儲與管理，而利用檔案數字化管理，不但節約了相當一部分保管費用，節省了使用空間，且在查找、管理過程中十分便捷，也防止紙張浪費等一系列問題。

2.2 更利于提升工作效率。高校檔案數字化管理能為學校辦公人員提供便利，能時時更新資料且歸檔存儲，方便用戶查找資料、修改等操作，讓用戶隨時隨地都可以了解網絡信息。

2.3 可以利于高校相關部門立卷體系的落實。之前高校檔案管理員對學校各系統的工作并不能很好地掌握，檔案管理和各系統實際工作之間出現誤差不能做到同步，致使材料缺失、檔案品質存在問題等情況發生。當我校進行數字化管理后，各系統能夠通過網絡數據傳輸到檔案管理室，檔案管理員利用網上操作實施檔案數據的更替與歸檔，為檔案管理的一系列工作提供便捷，也從深層次確保了檔案的完整性以及立卷體系的完善。

2.4 能夠深化提升高校檔案信息。經過調查，我們發現之前管理體系主要是針對檔案實施分類、整合并存檔的。雖然會為數據的及時更新及相關文件查找提供便利，但只能利于單一文件的保管及查找，在完善檔案數字化管理后，利用網上管理資源，對一些檔案實施分類、儲存在相關硬盤里且標注。辦公人員可利用檢索等方式去搜索所需文檔或資料，也可從多個方面了解情況且適時添加或修正所需資料，及時更新數據避免數據的缺失。

3 高校檔案數字化管理的劣勢

國內的檔案數字化管理應用時間較短，我校在此領域的應用也只是屬于起步期，遇到很多問題，具體內容如下所述：

3.1 因為病毒等原因造成電子文件存在一定的安全問題。雖然電子文件有使用空間小、便于用戶進行操作及網絡傳輸迅速等特點，在安全層次上卻有著很多的不確定因子，不能進行很好的控制，比如，信息的保密性、利用工作等。因為電子文檔能夠按照用戶需求實施修改存儲，經過修改之前的數據信息就不再有記錄了，用戶沒辦法查詢以前的數據。若用戶錯誤地操作保存的話，會讓重要的數據與相關內容丟失，對工作產生負面的影響。

3.2 數字化檔案的保存受媒介的限制。數字化檔案使用，其數據傳輸以及性能等方面與所使用的計算機軟硬件有很密切的關系。雖然計算機可以進行儲存的量很大，不過也總有飽和的時候。計算機的軟件及硬件更新也很頻繁，容易出現文檔在舊系統下能夠正常保存、更新，在新開發的系統下卻不可以全面兼容或不能夠進行讀取。如果還是使用之前的系統，會對未來的管理操作帶來了很大的負面效果。

常規文件檔案需通過紙質、電子資料的存儲，有時為了更加安全存儲會實施電子文檔備份，雖然安全性提升，但占用空間大，資源也出現了不必要的浪費。在文件存儲環節，文件一般都是人手一份，利用電子文檔的數據更新與存儲，紙質檔案存儲也需要更新，辦公人員第一時間進行更新數據給出便捷條件，也加重了工作量。

3.3 影響現代化管理進程。相關高校各系統與人員對檔案數字化管理模式認識和掌握還不是很全面，網絡功能在工作環節的使用也只限于信息傳輸、文字編輯還有打印等方面。辦公人員忽視網絡傳輸的便利與網絡資源的應用，從而導致數字檔案利用率的減少，

4 高校檔案數字化管理要注意的內容

4.1 完善高校數字化檔案的安全。電子檔案有修改、保存等相關隱患，要給出相應的管理措施去完善管理體系，比如，文件保密、歸檔、鑒定等，讓數字化檔案構建能夠在實際應用時更為安全更為放心。所有管理模式中最為主要的就是安全管理制度。檔案有關個人信息及隱私，很多如獲獎證書、工作經歷、知識技能等相關內容能夠公開，但有很多重要的信息要實施保密處理，就對數字化管理模式的安全性提出更高的要求。

我們所說的安全管理主要涵蓋了硬件及軟件等層次。針對硬件方面，主要是對于所運用設備的實踐與品質上的要求。要安排專門人員實施檔案管理以及設備檢修、保養，避免文檔丟失等情況。針對軟件方面，主要是利用文檔密碼加密以及設置系統應用限制，針對主要的信息實施多層模式的監控、通訊，讓文檔更為安全、更為可靠，使數據防止非法篡改以及損壞，真正完善校園數字化信息安全性以及可靠性。

4.2 提高管理水平的主要措施。目前網絡進程較為迅速、信息現代化逐漸完善，各大高校的檔案管理體系也出現了相應的調整，從過去的勞動密集型向目前的技術密集型改變，在很大程度上提升了工作效率。對管理者的要求有所提升，需要他們有一定的分析能力，能夠對相關較專業的知識給出意見及操作規程，要按照用戶需要給出大量的資料信息。此種崗位需要素質高、能力全面的管理人員才可以更好地開展工作。學校要深化檔案管理人員的全面素質培養，讓其更多地學習管理知識，構成文件安全概念，使思維能站在一定的高度，致力于目前數字化管理。

對高校檔案數字化管理領域的理解、應用還有較大的提升空間，要更為深入地分析及解決，達到高校檔案數字化管理全面應用的目的。

（作者單位：河南牧業經濟學院 來稿日期：2013-10-16）