醫院統計數據質量核查與管理

◆鐘銀莉 彭傳薇 劉琛璽

醫院統計數據質量核查與管理

◆鐘銀莉 彭傳薇 劉琛璽*

目的 探討檢查醫院統計數據質量的方法，提高醫療數據質量，為管理決策提供依據。方法 結合醫院實際，制定嚴格的質控制度。針對數據產生的各個環節，組成數據鏈，從問題數據產生的根源出發，采用閉環質控模式，由淺入深地對不同層次數據質量進行全面檢查。結果 促使全院參與質控，及時發現并糾正各環節醫療數據質量問題，有效提高醫院統計數據質量。

檢查方法；數據質量；閉環

First-author′s addressGeneral Hospital of Guangzhou Military Command,Guangdong,Guangzhou,510010,China

醫院統計數據質量的優劣直接影響著醫院管理決策和醫院政策效果評價［1］。隨著醫療統計數據在醫院管理決策中地位的日益凸顯,廣州軍區廣州總醫院加大了對醫療數據質量的檢查力度。首先從數據源---病案首頁抓起,對存在的數據質量問題進行剖析,并運用有效的檢查方法,提高數據質量［2］。

1 醫療數據錯誤分析

醫療數據包含兩大層面：基礎醫療數據和統計處理數據。前者主要是指存在于醫院信息系統中的原始數據,未經統計匯總或計算,如基本信息數據、診療數據、經濟結算數據以及管理數據等。后者則是指在前者基礎上運用統計學知識進行匯總、計算以及挖掘等后續處理后產生的數據,如統計指標、匯總后的高粒度數據等。

基礎醫療數據的錯誤主要表現為形式缺漏、含義不準確以及前后邏輯不對應等。而統計處理數據的錯誤主要表現為統計指標失準、統計信息謬誤等。

2 問題分析

2.1 填寫、錄入錯誤

這是基礎醫療數據中最常見的錯誤,出現此類錯誤的原因是錄入人員粗心或者概念不清。以病案首頁為例,作為多項統計指標的數據源,除了入出院時間等系統自動記錄的數據外,其它數據均由操作人員填寫或錄入生,涉及多個環節,如住院登記處、護士工作站、醫生工作站、收費處、病案室等。任何環節出現錯誤,都有可能影響后續數據質量。

2.2 不規范操作

不規范操作會直接導致錯誤數據產生,而且這種錯誤隱蔽性強,如果不進行專門的監控很難被發現。常見的數據錯誤：(1）床位的增減不按照規范進行,導致信息系統內床位配置混亂。如果不進行日常的管理和監控,只有在月底統計床位使用率時才會從異常指標上發現；同時護士隨意添加展開床位,也會導致床位使用率降低。(2）將已經出院的病人取消出院后再出院,導致病人的住院時間段改變。若病人的住院時間跨越了統計節點會導致流動數據前后不一致；而不跨越統計節點的變動,必須由專門監控才能發現。

2.3 數據處理不當

數據處理對于提高醫院統計數據質量起著舉足輕重的作用,它直接影響著統計數據質量。數據處理不當主要表現為指標計算方法錯誤、統計路徑錯誤等［3］。如計算有多個病區的科室平均住院日,錯誤地將各病區出科人次總和作為出院人次。再如計算床位使用率,若統計期間展開床位數發生變化,但錯誤地將當前展開床位數用于公式計算等。

3 檢查方法

3.1 查找填寫、錄入錯誤

3.1.1 通過計算機軟件實現自動化查找 編寫嚴格的核查條件,對填寫、錄入的數據進行全面核查,從形式審查到內涵質量審查,層層把關。深入分析數據核查結果,準確定位數據錯誤。

對首頁每個項目進行空校驗,這是最基本的核查。數據的邏輯校驗,如提示“請核查男性患者患有女性病”,又如提示“請核查日均床位費是否小于6元”等。

3.1.2 利用數據庫工具進行數據錯誤查找 利用Sql(Structured Query Language,Sq l）數據庫查詢語句,通過PL/SQL、PowerBuilder等工具進行數據錯誤查找和定位,主要用于查找現有軟件出現差錯時無法實現或者實現較困難的情況,如首頁搶救數據、診斷符合數據明細、三日確診數據明細、單病種等。

(1）搶救成功率。非死亡病人搶救成功次數應等于搶救次數；有書寫“搶救記錄”的非死亡病人首頁必須填寫搶救數據；惡性腫瘤及慢性消耗性疾病死亡患者最后1次搶救不記入搶救統計；已搶救成功的病人,病情平穩24小時以上再次出現危急情況需進行搶救,按第2次搶救計算(1日內搶救多次,只算1次）。編寫sql語句對以上數據的邏輯錯誤核查。

(2）三日確診率。病案首頁默認的主要診斷日期為出院日期,醫生為了方便,沒有根據實際進行填寫,導致三日確診率偏低。通過sql語句調取三日未確診明細,將該病人的入院診斷與出院診斷進行對比,判斷是否確診。

(3）病人流動情況。利用sql語句查詢病人流動數據表,發現有退院、入院未入科、出院未出科、24小時內重復入院等情況及時核實并通知住院登記處或通知護士站作相應處理。如病人已辦理入院手續,但超過24小時未入科；病人已出院,但護士站無出科記錄等。

(4）監控門診病人費用。若發生費用異常情況,及時追溯查源,看是否存在多人使用同一ID號累計記帳的情況。

3.2 查找操作錯誤

3.2.1 跟蹤系統后臺關鍵表的監控記錄 信息系統后臺關鍵表的跟蹤監控十分必要,可以通過建立觸發器和跟蹤監控記錄表來控制違規操作。如身份、費別等字典表的變動會直接帶來統計處理數據的錯誤,除了對單表的監控,對相關字典表之間的邏輯對應關系也必須經常進行檢查,否則可能導致從不同維度統計同一個數據而數據結果不同的問題產生。針對展開床位,通過在數據庫后臺編寫觸發器將展開床位的增減權限收歸統計室,僅對科室開放加床的操作權限,這保證了展開床位數據的準確,進而保證了床位相關醫療數據和指標質量。針對入出轉操作,通過建立跟蹤監控記錄表,來跟蹤記錄所發生的“出院”與“取消出院”操作。通過對上述數據表的查詢可以輕松監控違規操作,維護流動數據的準確性。

3.2.2 利用針對性Sql語句進行查找 針對性Sql語句是查找違規操作中數據錯誤的重要手段。違規操作造成的數據錯誤具有遲發、隱蔽等特點。因此必須在熟練掌握正確操作流程和了解違規操作所造成的數據錯誤表現的基礎上,通過Sql語句直接查找和定位數據錯誤,且應當優先通過導致錯誤發生的軟件或系統進行修改。如入院不入科、違規取消出院等。

3.3 查找數據處理環節錯誤

統計軟件雖然可以提高工作效率,但是也存在一定的不足。如指標的計算缺乏科學的依據,計算公式、統計路徑有誤等。利用Oracle Tracer跟蹤工具分析平均住院日,發現分病區的科室平均住院日偏小,原因是將各病區的出科人次求和計算,導致分母偏大,平均住院日偏小。通過寫Sql語句,將屬于同一科室并在不同病區進行入出轉的出科人次去重處理。利用Oracle Tracer跟蹤工具檢驗統計軟件的計算方法是否正確,以保證統計指標的準確性。

3.4 對相關指標的分析進行回溯查找

嚴重的數據錯誤必然會表現在相關的統計指標上,因此對統計指標進行分析是查找數據錯誤的重要手段,但回溯修改的成本和代價也較高。如對床位使用率指標的分析能夠反映床位數據是否有異常；對平均住院日及日均費用指標的分析能夠反映入出院時間的異常；對搶救成功率指標的分析可以反映首頁搶救數據填寫的異常等。

建立重點監控醫療數據指標體系,結合醫院等級評審等標準對每月(部分指標每天）的數據指標進行深入的分析,對于不達標的指標回溯調取細節數據,查找相關問題數據并進行修改［4］。

4 主要做法

4.1 建立質控制度,規范相關業務流程

建立統一的數據標準和嚴格的質控制度,制定《出院病人電子病案首頁質量控制管理規定》、《出院病人紙質病案回收質量控制管理規定》、《手術信息錄入管理規定》等質控管理規定,制定《出院病人電子病案首頁填寫規范及說明》、《首頁搶救數據填寫細則》、《(主要）診斷填寫細則》等醫療數據實施細則。

4.2 建立培訓制度,提升數據質控意識和能力

將醫療數據質量控制及相關數據作為核心醫療制度納入醫院三基培訓。同時,加強統計和編碼人員的業務培訓,組織學習ICD國際疾病和手術編碼、醫院等級評審、單病種及臨床路徑管理、臨床重點學科、DRGS付費等與統計相關的業務知識,提高數據質控意識和能力［5］。

4.3 建立信息交互平臺,完善閉環質控模式

為了將可能發生的質量管理成本分散于每一個操作環節中,避免積少成多、集中爆發帶來極大的醫院管理成本損耗及可能發生的醫療安全隱患,同時為了提高全員參與質控的積極性,引進了質控信息交互平臺,通過超期即罰和點循環處罰模式構造質控閉環。

通過兩個質控點的嵌入和及時的信息互動交流,改變了以往數據操作人員被動查詢錯誤的局面,使得數據操作人員能夠及時知悉錯誤細節,并進行查詢和學習,不斷提升數據操作水平。

4.4 建立數據質量通告制度,及時糾正發現的問題

將醫療數據質量問題及時向相關部門反饋,做到“早發現、早糾正”。以紙質形式報告并存檔,確保質控工作的正規化。每日向全院公布數據質量情況和重點醫療指標情況。目前日通告范圍包括電子病案首頁填寫質量情況、紙質病案三日回收質量情況、搶救成功率及搶救數據填寫質量情況、手術信息錄入質量情況、病歷(部分）形式審查情況、病歷書寫時限監控情況、當日入院未入科情況等。以上措施有效保證了統計數據質量的持續改進,為領導決策提供了有力的數據支撐。

提高數據質量關鍵在于制度的制定與落實。醫院龐大的數據僅僅依靠統計人員來監控遠遠不夠,必須制定嚴格的質控管理規定,優化質控流程,利用質控管理工具,促使全員參與質控,及時反饋問題并糾正,從而全面提高醫療數據質量。

［1］ 張 楠.淺析衛生統計數據質量及其在現代醫院管理中的作用.現代醫院信息［J］.2012(5）：87_94.

［2］ 劉愛民.醫院管理學---病案管理分冊［M］.北京：人民衛生出版社,2003.

［3］ 應桂英,段占祺,郭小林,等.衛生統計數據質量審核方法的探討.現代預防醫學［J］.2012,39(5）：1132_1135.

［4］ 李 明.管理信息系統中提高數據質量方法技術.電腦知識與技術［J］.2013, 9(4）：776_781.

［5］ 應桂英,段占祺.衛生統計數據質量存在的主要問題及其控制措施［J］.衛生軟科學,2012(11）：933_935.

修回日期:2013_10_20

責任編輯:姚 濤

Check and Management of Hospital Statistical Data Quality

ZHONG Yinli,PENG Chuanwei,LIU Chenxi.

Objective To explore themethod for statistical data quality check in hospital,improve the quality ofmedical data,provide evidence formanagement decisions.Method Combined with practice,strictquality control ruleswas formulated.Aiming at each link ofhospital data generation,data chainswere formed.Starting from the source of problem data,the closed_loop controlmode was used to fully comprehensive check the different levels of data quality.Resu lt It can encourage participation of whole hospital in quality control,discover and correct quality problems ofmedical data of each link in time,improve quality of hospital statistical data.

Check Method；Data Quality；Closed Loop

2013_07_09

鐘銀莉 彭傳薇 劉琛璽*

通信作者:劉琛璽

廣州軍區廣州總醫院 廣東 廣州 510010

Chi-nese Health Quality M anagement,2014,21(3):37-39

劉琛璽:廣州軍區廣州總醫院信息中心病案統計室主管技師

E_mail:gzbatjs@163.com