辦公自動化系統在我院的應用

俞宏彬，黃璐穎

南京軍區福州總醫院476臨床部 a.質管辦；b.財經中心，福建 福州 350002

辦公自動化系統在我院的應用

俞宏彬a，黃璐穎b

南京軍區福州總醫院476臨床部 a.質管辦；b.財經中心，福建 福州 350002

本文以我院辦公自動化系統（OAS）的實際應用為例，統計2011～2013年院內各部門對系統的利用率，在此基礎上分析評價OAS對醫院管理的作用，并進一步提出OAS的優化措施。

辦公自動化系統；醫院信息系統；內網建設；協同操作

0 前言

辦公自動化系統（Office Automation System，OAS）是運用先進的科學技術，將辦公業務活動轉向由各種設備和信息集成協助的完成模式[1]。OAS以通訊和協同操作、協調運行為技術基礎，以內網建設為核心，以非結構化數據的辦公工作流為主要存儲和處理對象，每種辦公事項都有相應的工作流程，同時對各種文檔進行規范化登記和處理。在這種機制下，日常行政事務，如會議管理、日程、通知、查詢、統計等功能都在網絡環境下實現，收發文也從傳統的方式轉向工作流自動化方式。

1 開發背景

1.1 人員構成復雜

我院作為一家軍區綜合性三甲醫院，現有29個科室，工作人員800余名，人員成分多種多樣，行政機關層級分明，醫護人員流動性大。各種信息的上傳下達、報表的報送、情況的溝通都存在障礙，統一的培訓工作也不易開展，各種的審批請示流程未制度化、規范化[2]。

1.2 地域分布離散

營區占地面積189畝，醫療用房占建筑用地的近七成，但門診樓、5個獨立的住院部各自為營，4個專科診療中心離散分布，在福州市醫療機構中較為罕見。醫療基礎設施的地理位置阻礙著信息傳播的速度，掛號、就診、住院在空間上的距離也削弱著“一站式服務”的效力。

2 功能結構及使用現狀

2.1 功能設計

2.1.1 公共信息

主要包括:① 信息管理。一般性的文件、通知、任務等都是通過“信息即時發布系統”即時發布，能實現信息的及時、快速、準確發布，是最常用的功能；② 最新消息。信息發布后能自動彈出窗口并提示用戶閱讀。未閱讀的信息在下次登錄系統后，也會在頁面上自動彈出，從而讓用戶在第一時間了解到院內最新資訊，關注醫院的發展；③院內公告。系統3日內的最新消息會在頁面上循環滾動播出。使用戶了解機關或各職能科室的最新管理動態。

2.1.2 個人事務

主要包括:① 我的工作。用戶進入系統后，系統自動識別其身份和所在部門，用戶只需辦理和自己相關的日常事務；② 待辦事宜。以日程表的形式提示用戶待辦的工作，如該辦理的公文、需審批的申請，體現工作在時間安排上的合理性，以便對突發和應急事務及時作出調整；③ 郵件管理。即網絡辦公郵件系統，用戶可以按部門、職位選擇或自定義添加內部收件人，實現電子文件一對一或一對多的發送，拒絕過多的人工干預或物理干擾。

2.1.3 行政事務

主要包括:① 工作計劃。員工可以在此根據自己的工作職責和權限，快速而準確地規劃自己的工作安排和任務，明確工作范圍；② 文檔管理。回顧性地查詢各種成形文件、歸檔公文和資料匯編，對運行文檔進行技術指導和規范分類；③ 會議管理。包括會議名稱、通知情況及會議紀要，明確應參加的會議；④ 常用鏈接。提供學術交流平臺，用戶能實時登陸科研網站，檢索自己所需的教研資料。

2.2 使用現狀

我院自2011年1月29日啟用OAS以來，截止至2013年12月31日，3年來，通過“網絡信息即時發布系統”已累計發布各類辦公消息1849條。其中2011年457條、2012年620條、2013年772條。具體數據，見表1。由表1可見，我院各部門對辦公管理系統的依賴程度逐年增加。

3 作用分析

3.1 明確職責分工

在辦公自動化中，僅有31%的工作是個人完成的，其它2/3的工作都與交往有關[3]。實際應用中，OAS主要扮演的是信息通道的角色，它是各個部門信息溝通和共享的橋梁，為醫院內部的信息傳遞建立聯系，實現了協同辦公。員工能快速而準確地規劃自己的工作安排和任務，明確業務分工，辨別上級交代的事情、需要獨立完成的事情、需要和別人協同完成的事情或需交付他人完成的任務，減少了扯皮和內耗。同樣，可以就工作中所遇到的問題進行提問或尋求幫助，充分發揮了工作人員的智慧和積極性，提高科室內部凝聚力。

3.2 便于科學決策

OAS動態窗口，直截了當地為醫院領導提供醫院的日常運行概況，同時，系統提供的工作追蹤功能，可以監控工作實施情況，實時了解工作的進度[4]，為管理者及時調整各種人員和物資的安排提供可靠的依據，方便其對可能出現的問題及時發現、調控，避免和有效減少問題的發生。

3.3 提高工作效率

信息發布過程快捷、動作迅速、傳達到位，無任何中間環節，大大提高了信息傳遞效率，節約時間。無紙化的電子文書大大降低了辦公成本，提升了醫院信息化的綜合管理水平。同時，醫務管理人員可以將OAS與醫療診療程序有機結合，使醫療管理活動通過該系統深入到醫療質量控制的各個環節，及時發現醫療、護理過程中存在的問題，并采取相應的管理措施，將事后管理變成事前管理[5]。

3.4 和諧辦公環境

OAS中的郵件管理系統是實現政務公開和黨內民主的有效途徑，它搭建了除見面會談和辦公電話以外的交流平臺，為員工建言獻策提供機會，保證院領導能廣泛地聽取各方意見，實現對隱秘信息的反饋和控制。同時，OAS基于工作流約束的機制，引入了規范化、制度化的管理理念，可以減少工作中人為的錯誤，讓用戶真正體驗信息化辦公的方便與快捷，不斷增強管理者主動使用系統的意識，在潛移默化中對醫院行政管理、工作調度等發揮作用。

4 出臺規范使用管理規定

目前我院處于OAS使用的初級階段，有些老員工要改變他們傳統的工作模式，難免會產生抵觸情緒[6]。因此，OAS的應用是一個循序漸進的過程。未來OAS的改造升級應更注重方便和易用性，縮短培訓教育和系統實施的周期。然而，作為姓軍為兵的、為部隊服務的醫療單位，也鑒于部隊醫院信息化建設的特殊性，OAS對外網連接和公文的密級存在嚴格的限制。因此，明確OAS的使用須知和信息發布要求，實現有級別的公開，保護核心資料安全[7]，勢在必行。

（1）嚴格用戶準入制度。嚴格新用戶登記和審批制度和OAS管理者的授權制度。要求OAS管理者按照不同的等級，如在院工作年限、管理層次，來設定相應的經驗值，使不同的用戶根據自身不同的職位權限進行信息發布，最后通過經驗值的管理來實現信息傳遞的層次性。

（2）遵守信息發布流程。發布信息須嚴格按照政府機關公文寫作的要求規范書寫，力求簡練；在信息編輯者發布通知之前，須經過預發布部門負責人審核、修改，再經第三方復核，確認無錯別字后，才能完成“發送”動作。

（3）嚴格信息撤銷制度。在實踐中，各部門錄入錯誤或重復發送同一條信息的現象屢見不鮮。有的對撤銷“錯誤”信息途徑一無所知，任其在院內公告上循環反復；有的也只是通過電話告知后臺系統管理者處理。建議此類信息必須填寫“信息修改或撤銷”申請單，并由業務口和信息口負責人審核確認后，才能執行信息“撤銷”動作。嚴格的信息糾錯制度，定能大大降低此類差錯的發生頻率。

5 結語

目前系統基本能滿足機關、領導與臨床應用的常規要求，但還存在種種不足和缺陷。只有管理部門共同參與，才能設計出高質量的滿足實際需要的信息系統，才能保證OAS的推廣[8]。當管理者不僅僅滿足于一般醫療指標的獲得，必然會對信息系統提出更高要求，屆時信息化工作會轉向“大型醫療設備管理”、“醫療質量建設”、“臨床路徑”等研究領域，而這些方面的研究成果能夠極大地推動管理和醫療水平的提升，提高醫院的整體競爭力，這也是OAS對醫院管理的最終意義所在。

[1] 楊慧安.淺談辦公自動化在醫院信息化管理中的應用[J].電子技術與軟件工程,2013,(7):34.

[2] 高超.醫院OA辦公自動化系統的應用[J].現代醫院管理,2008, 5(26):68-70.

[3] 李長樹.辦公自動化系統的設計方法與實施策略[J].計算機應用究,2000,(7):47-50.

[4] 李凱,王慧,劉睿.醫療機構無紙化信息辦公系統[J].醫學信息學雜志,2008,(5):50-51.

[5] 史麗波,楊愛榮,李瑩.信息化建設對提升醫院管理水平的作用分析[J].中國管理信息化,2011,12(14):48.

[6] 黃守文,譚俊君,黃慧玲.淺談醫院推行辦公自動化的必要性和措施[J].臨床醫學工程,2010,17(8):140-141.

[7] 王非.辦公自動化系統在醫院信息化中的應用[J].中國醫療設備,2012,27(8):111-112.

[8] 曾艷梅,劉宏生,李新波.醫療辦公自動化系統在設計開發中的問題[J].中國數字醫學,2008,3(8):40-41.

Application of Off i ce Automation System in Our Hospital

YU Hong-bina, HUANG Lu-yingb
1.Department of Quality Control;
2.Financial Center, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou Fujian 350002, China

This paper calculated the utilization factor of office automation system (OAS) in each department in our hospital from 2011 to 2013. Based on above data, this paper analyzed and evaluated the function of OAS in hospital management, fi nally put forward measures to optimize the OAS.

off i ce automation system; hospital information system; intranet development; concurrent operation

TP317.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.09.037

1674-1633(2014)09-0103-02

2014-03-27

2014-05-05

作者郵箱：441784198@qq.com