PDCA理論在我院醫學裝備管理中的應用

姚雨露，戴建榮

中國醫學科學院腫瘤醫院 設備處，北京 100021

PDCA理論在我院醫學裝備管理中的應用

姚雨露，戴建榮

中國醫學科學院腫瘤醫院 設備處，北京 100021

改革的深入和醫院的發展對設備處的要求逐步提高，設備處工作的持續改進在現代醫院管理中尤其重要。本文從對PDCA理論（戴明環）的認識出發，結合2013年我院設備采購和迎接三甲復審兩方面工作，探討如何持續改進設備處工作。

PDCA循環；設備采購；三甲醫院復審；醫療設備管理

先進的醫學裝備是醫院建設與發展的物質基礎。隨著醫學科技的飛速發展和醫療改革的不斷深入，對醫學裝備的系統化、規范化管理要求越來越高。我院設備處負責醫院醫學裝備的采購、運行維護和質量監管等工作[1-2]，其工作好壞將直接影響醫院的診療水平和服務質量。本文探討如何持續改進設備處的工作。

1 對持續改進方法的認識

現代企業管理理論將企業管理視為是一個過程。企業在不同時間內，應完成不同的工作任務。企業的每項生產經營活動，都有一個產生、形成、實施和驗證的過程[3]。美國戴明博士將這個過程形象地總結為4階段的循環，即“計劃（Plan）-執行（Do)-檢查（Check）-處理（Act）”。① 計劃階段：分析現狀，找出存在的質量問題，分析產生質量問題的各種原因或影響因素，找出主要因素，針對主要因素，提出計劃，制定措施；② 執行階段：執行計劃，落實措施；③ 檢查階段：檢查計劃的實施情況；④ 處理階段：總結經驗，鞏固成績，工作結果標準化，提出尚未解決的問題，轉入下一個循環[4]。

PDCA方法最早應用于大型工業企業，并取得了巨大的成功。雖然醫療行業面臨的工作任務更復雜，更難定量化、標準化，PDCA仍可應用于醫院的設備管理工作[5]，三甲醫院評審標準就是依據PDCA方法制定的。標準中有關醫療裝備管理的條款共有16條，條款數量在各職能部門中名列前茅，體現了醫學裝備方面的管理在整個檢查和醫院各部門工作中的重要性。

2 PDCA理論運用案例

2.1 設備采購中的應用

設備采購是設備處的一項主要工作任務，其工作特點是涉及面廣、政策性強、流程復雜、風險高。長期以來，使用科室抱怨采購周期長，需要的東西不能及時采購進來。為了盡力解決這個問題，我院設備處在2013年初與各個使用科室協商，做出計劃，制訂每個預算項目的執行進度表，明確每個項目的采購小組人員及分工、項目執行方式和每個執行步驟的截止日期。2013年2月份，各采購員根據項目執行進度表，按照時間順序開始分工執行各自管轄的預算項目。

2013年6月底設備處要求每個采購員檢查所負責的項目，對于進度慢的項目查找原因。主要原因有以下幾點：

① 項目主體不明確。使用科室申報項目過程中，對項目的需求并不明確，不能確切提出相關技術參數，設備處采購員需要花費一定時間與使用科室項目負責人溝通了解其需求，并查找資料，完善技術參數；② 項目執行過程中預算資金短缺。使用科室在申請項目預算過程中，由于缺乏實際調查或沒有根據使用需要制定詳細的實施方案，在申報專項資金時倉促填報，使得預算不符合項目實際用款需求，設備處采購員在執行過程中難以實施或由于資金不足問題被迫中止，只能頻繁調整預算資金，造成項目執行時間的拖延；③ 部分項目招標公示后供應商響應不積極。使用科室提出的部分特殊、個性化定制類項目或標的額不大、技術要求簡單的采購項目，往往對供應商有較高的要求或因為對項目熟悉度不夠，致使經營規模不大的供應商無法參與競爭，而經營規模稍大的供應商又由于項目標的額不大而對投標不感興趣，結果做出響應的供應商不足3家，招標過程無法繼續進行。找出原因后，設備處采購員逐一提出整改措施，通過及時與使用科室溝通、咨詢、改變采購方式等方法，加快采購進度，并由處長督促落實。其中比較典型的一個項目是我院xx科室申請定制特殊防護用具，在此之前科室沒有使用過類似產品，提出預算申請時，對于其使用的具體要求并不清楚，而且預算金額較少，約2萬元左右。招標信息公示后，做出響應公司較少，4～6月，該項目無任何進展。6月份檢查階段，采購員向領導反應了該問題。設備處處長和使用科室領導溝通，決定去其他醫院相應科室進行考察，借鑒其經驗，最終明確了該防護用具的具體設計方案和要求，并對該項目重新招標公示。另一方面，采購員通過網上、兄弟醫院咨詢等途徑尋找廠商信息，使其做出響應，到11月份該項目順利結束。

2.2 三甲醫院復審中的應用

迎接三甲復審是2013年醫院工作的重中之重，在醫院的統一部署下，設備處從4月初開始進行三甲復審的準備工作。首先是成立了處長牽頭的工作小組，形成以工作小組為主、全員參與為輔的工作模式。整個復審工作可分為以下幾個階段。

2.2.1 制定整改計劃

2013年4月份，我們對評審標準中設備處牽頭負責的16項條款和6項配合條款，逐條核對找差距，提出整改措施。缺管理制度的條款，補制度；缺記錄的補記錄；未開展的工作如果具備條件的就要盡快開展。并對每一項措施，明確落實期限。

2.2.2 落實整改計劃

2013年5～6月，為迎接三甲復審，也為完善管理制度體系，設備處新發布《關于調整醫學裝備委員會職責和人員的通知》、《院所計量工作管理辦法》、《醫學裝備驗收工作制度》、《醫學裝備質量保障制度》《醫學裝備檔案管理制度》、《醫療器械臨床使用的安全控制與風險管理》、《醫學裝備使用人員培訓和考核制度》、《院所醫用設備績效評價制度》共8個制度，健全了從醫用裝備購置申請、準入論證、審批到驗收、臨床使用及使用評價等各個環節的管理，節節相連，環環相扣，責任明確，程序規范，便于操作。準備現場檢查資料14盒，數量僅次于財務處、院辦和檔案室。協助臨床各使用科室成立由科主任、工程師與具備資質的質量控制人員組成的醫學裝備質量與安全管理小組，負責科室醫療裝備的質量與安全管理，并完善小組所需的包括崗位職責，繼續教育，醫學裝備的管理、使用、維修，安全防護管理等相關制度。積極準備各科室檢查所需物資。檢查準備期間，設備處各崗位工作人員堅守崗位，對各科室三甲檢查所需的大量物資能夠做到及時采購和配送，主要包括洗手液、擦手紙、檔案盒、文件夾等辦公用品和部分醫療耗材。

2.2.3 接受檢查

2013年7～8月，接受院領導和專家組的檢查。

（1）7月份，接受了醫院內部檢查，并實施第二輪整改。院領導分組檢查各部門的準備情況，黨委副書記帶隊檢查設備處，指出的問題有：① 對個別條款理解有誤，導致準備失當；② 與其他部門分工不明確，導致個別條款無部門去落實；③ 準備的材料沒有很好地整理，不方便檢查。針對以上問題及時進行了整改。

（2）8月份，接受了衛計委專家組的檢查。專家組花了2個半天的時間，嚴格檢查了設備處的工作。專家組對我們的工作給予了較高的評價，同時也指出了存在的一些的問題。主要問題為：① 化學試劑庫管理不當，硫酸、酒精、氯化鈉等危險化學試劑和物品混放，存儲處門口及周圍沒有危險品標識，危險品倉庫沒有供水、供電，沒有監控、領用手續不嚴格；② 常規醫療設備沒有預防性維護，設備處未對設備進行登記、狀態標識和維護記錄。

（3）9月份至今，針對問題，制定并落實第3輪整改計劃。針對危險化學品管理問題，修訂了《設備處危險化學品管理辦法》，對危險化學品的安全保管，庫存量、領用量及入出庫登記等做出了明確規定，并向醫院提交了化學危險品庫房改造方案；針對常規設備維護問題，設備處向醫院遞交了配置工程師的申請，并得到批準，提出了采用我院大型設備管理模式，為常規設備購買維保服務，專職工程師配合、監督廠家執行維保的方案。除此以外，設備處還調研了各種狀態標識，結合各種標識優點，自行設計磁力狀態標識牌，發放到臨床科室，解決了設備無狀態標識的問題。

3 討論

本文設備采購的案例說明了經過PDCA循環的一次改進，2013年11月份再次對預算項目進行檢查，情況得到大幅度改善[6]：① 預算執行率比去年同期提高15.9%；②完成了前2年積壓的100萬元以上的所有預算項目。

三甲復審的案例則說明PDCA多次循環持續改進具有重要作用，通過對成功的經驗及時總結，對存在的問題及時修改，每一循環都使管理有改革、有更新，最終促進管理不斷完善，質量不斷提高[7]。2013年的三甲復審，我院順利通過，并得到了評審專家的一致好評，對于醫學裝備方面的管理也逐漸完善[8]，今后將在此基礎上，推廣運用PDCA方法，持續改進各項工作，進一步提高醫學裝備管理水平。

[1] 路秀珍,賈瑜賓.加強醫療設備使用及管理適應醫院現代化需要[J].中國水電醫學,2002,(4):62-63.

[2] 賴東珍.綜合性三級甲等醫院生物醫學工程科的科學管理模式及其發揮的作用[J].中國醫學裝備,2009,(7):41-44.

[3] 劉立戶.全面質量管理[M].北京:北京大學出版社,2004.

[4] 周益清.現代企業管理方法-PDCA工作方法研究[J].中國科技博覽,2009,(4):67-68.

[5] 夏志宏.PDCA循環法在醫療質量管理中的運用與體會[J].中國衛生事業管理,2004,(4):18-19.

[6] 楊俊,錢正瑛,金偉.戴明循環在醫療設備質量控制中的應用[J].醫療衛生裝備,2011,32(6):105-106,113.

[7] 尹傳勝,李濤,吉利俠.PDCA在醫用設備管理中的應用[J].中國醫學裝備,2006,3(4):17-19.

[8] 何金圣,徐立平,蔣麗麗.醫院等級評審與醫學工程學科的發展[J].中國醫療設備,2013,28(1):104105.

Application of PDCA Theory in Management of Medical Equipment in Our Hospital

YAO Yu-lu, DAI Jian-rong
Department of Equipment, Cancer Hospital, Chinese Academy of Medical Sciences, Beijing 100021, China

With the deepening of reforms and the development of hospitals, the requirement to equipment department has raised gradually. Continuously improvement of equipment department is important for the management of hospital. This paper begins from the recognition of PDCA theory, explores the measures to improve the eff i ciency of equipment department combined with the equipment procurement and preparation for rechecking of our hospital in 2013.

PDCA cycle; equipment procurement; recheck of 3A grade hospitals; medical equipment management

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.09.038

1674-1633(2014)09-0105-02

2014-01-24

2014-08-05

戴建榮，中國醫學科學院腫瘤醫院設備處處長，高級工程師。

作者郵箱：yaoyulu2008@126.com