高校化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)探索

文/邵月銀

信息管理系統(tǒng)的出現(xiàn)始于上世紀80年代，現(xiàn)已在我國得到迅速發(fā)展。化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)依托利用計算機網(wǎng)絡(luò)，聯(lián)系到各用戶終端，可用于檢索、分析、計劃和管理。對于各位終端用戶來說，可進行材料的查詢、預(yù)領(lǐng)、預(yù)訂、委托管理和查看經(jīng)費使用情況；對管理人員來說，可進行化學(xué)藥品的出入賬登記、藥品的盤點。因此，信息系統(tǒng)克服了以往紙質(zhì)化管理化學(xué)藥品的缺點[1]，能提供信息支持化學(xué)藥品的運行管理和決策功能，可及時準確掌握、管理實驗室物流和信息流，實現(xiàn)化學(xué)藥品的信息化管理，既快速準確，又減少工作人員的工作量，是對學(xué)校教學(xué)的輔助管理。我校自行建立的化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)，除充分保障上述功能外，還具有鮮明的特色。

1.系統(tǒng)運行的兼容性好

系統(tǒng)根據(jù)學(xué)校對化學(xué)藥品管理的實際需要，充分考慮系統(tǒng)的兼容性、安全性、靈活性和準確性。在常用的組裝微機中即可運行，以當(dāng)前流行的Windows為軟件平臺，具有功能強大、速度很快、界面友好的特點。

2.以人為本，為學(xué)校的教學(xué)和科研提供全方位服務(wù)

隨著學(xué)校的快速發(fā)展，學(xué)校的教學(xué)和科研需要的化學(xué)藥品量也急劇增加。為了更好地做好服務(wù)工作，我校對學(xué)校各學(xué)院、教研室以及每個教師都開設(shè)賬戶，對開設(shè)新賬戶的教師都要進行化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)使用培訓(xùn)，以便更好地提高服務(wù)質(zhì)量。

目前，隨著學(xué)校國際化進程的遂步實施，越來越多的外籍教師也到學(xué)校任教，為了便于他們更好地使用這個系統(tǒng)，我們的界面有中文和英文兩種文字，這種界面友好的系統(tǒng)對外籍教師來講是非常方便的。

3.增加化學(xué)藥品管理系統(tǒng)的信息量，提高服務(wù)質(zhì)量

沒有數(shù)據(jù)就談不上管理，一切用數(shù)據(jù)說話。對化學(xué)藥品管理來說，化學(xué)藥品和信息是二大重要資源。可以說，化學(xué)藥品是可見的有形資源，而信息是一種無形的管家。為了更好地發(fā)揮管家的作用，信息量的多少就顯得日益重要。只有在足夠多的信息量的前題下，才能更好地管理好有形的化學(xué)藥品，使之發(fā)揮更好的效益。

因此，我們應(yīng)該采取一些具體的方法收集信息，對于進庫的每種化學(xué)品，我們都要采集以下信息：材料編號、材料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、供貨單位、采購人、發(fā)票號、單價、總價、所在倉庫號、最低儲備量、最高儲備量。而對于藥品出庫時，需要采集單位、領(lǐng)用人、經(jīng)手人、材料名稱、單價、數(shù)量、總出價、日期、經(jīng)費類型和經(jīng)費名稱。雖然需要采集的信息量大，增加了勞動強度，但為了更好地服務(wù)于教學(xué)和科研，這些都是值得去做的。

以往教師在領(lǐng)取化學(xué)藥品時只憑借經(jīng)驗決定藥品的數(shù)量，具有很大的隨意性，這就可能導(dǎo)致少領(lǐng)、漏領(lǐng)、多領(lǐng)和錯領(lǐng)等現(xiàn)象的發(fā)生；并且領(lǐng)取過程復(fù)雜，需要多道手續(xù)；教師在領(lǐng)取化學(xué)藥品以前不能確定所需的藥品庫存，當(dāng)領(lǐng)取時發(fā)現(xiàn)庫存不夠，還得重新編排化學(xué)試驗和課程，給教學(xué)帶來很大的麻煩。而現(xiàn)在教師通過這一化學(xué)藥品信息管理系統(tǒng)就可一目了然地知道藥品的庫存量，藥品的領(lǐng)用量，可以做到有的放矢。

4.完善數(shù)據(jù)處理功能

獲得信息是重要的一環(huán)，但眼花繚亂的數(shù)據(jù)并不能解決問題。這些數(shù)據(jù)中隱含著非常豐富的寶貴信息，尤其是一些涉及質(zhì)的規(guī)律性的東西并不在這些數(shù)據(jù)的表面。因此化學(xué)藥品信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理是把隱沒在數(shù)據(jù)中的信息集中和提煉出來，幫助管理者作出判斷、以便采取適當(dāng)?shù)男袆印Ｓ脭?shù)據(jù)說話，使管理更具科學(xué)性和準確性。

為了方便經(jīng)費管理，我校完善了數(shù)據(jù)處理功能，當(dāng)化學(xué)藥品進出庫后，可及時地對信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新，同時對用戶的經(jīng)費使用也作相應(yīng)的記錄。

5.增加預(yù)測功能

預(yù)測是制訂計劃的前提，沒有預(yù)測就無法制訂計劃，否則，即使勉強制訂了也沒有意義。預(yù)測是制訂化學(xué)藥品采購年度、季度、月度計劃的基礎(chǔ)。它是制訂采購計劃的首要條件和重點思考內(nèi)容。為了強化對化學(xué)藥品的預(yù)測功能，在信息系統(tǒng)中設(shè)置了“查看預(yù)訂信息Destine See”和“查看增訂信息In See”菜單，可及早進行預(yù)測，為化學(xué)藥品的采購打好基礎(chǔ)。

6.突出了計劃功能

信息管理系統(tǒng)中的計劃功能可以為化學(xué)藥品的管理指明方向并作相應(yīng)的協(xié)調(diào)，也能減少化學(xué)藥品采購中的重復(fù)和浪費現(xiàn)象，同時也可對預(yù)測和控制起作用。為了方便管理部門的采購計劃，在化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)中設(shè)置了“材料預(yù)訂Materials destine”、“新材料增訂New Materials In”菜單，從而可以進行有計劃的材料采購。

7.強化控制功能

控制是完成化學(xué)藥品管理的保證。它是及時改正缺點，提高組織效率的重要手段。為了強化對化學(xué)藥品的管理，在信息系統(tǒng)中設(shè)置了“查看預(yù)領(lǐng)信息Prein See”菜單，并可在“倉庫管理”和“材料管理”的頁面中查找?guī)齑嫠幤贰⒁寻l(fā)藥品以及它們的分類匯總，可及早進行監(jiān)督、檢查、比較執(zhí)行與計劃的差異、分析差異及產(chǎn)生差異的原因，并及時加以控制。

8.完善經(jīng)費使用信息

為了方便經(jīng)費管理，我們完善了數(shù)據(jù)處理功能，在化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)中有“經(jīng)費管理”頁面，可以對所用的經(jīng)費使用情況進行查找、分析和匯總，個人用戶可在“經(jīng)費記錄Fee Note”菜單中查看以下內(nèi)容：用戶名、代號、經(jīng)費類型、單位、余額、加費、查看、修改、刪除。用戶可以方便地查看并以Excel格式將其打包下載。

9.采用委托管理的辦法，做好個性化服務(wù)

有的教師由于工作原因有較長的時間不在學(xué)校，在此期間，也可以采用委托管理的方法，委托他人進行管理，為此，本信息管理系統(tǒng)也有相應(yīng)的“委托管理Proxy Manage”菜單，進行這一操作。

10.從源頭抓起，提高服務(wù)質(zhì)量

本化學(xué)藥品信息管理系統(tǒng)還有“供貨單位管理”頁面，從源頭上進行跟蹤，從而了解化學(xué)藥品的質(zhì)量。

小結(jié)

高校化學(xué)藥品信息管理是時代發(fā)展的必然趨勢，能夠體現(xiàn)并充分發(fā)揮信息化管理所具有的優(yōu)勢，如信息可能長期保存完整，并可及時動態(tài)更新，各終端用戶可在自己的微機上隨時查詢，不受下班、周末或節(jié)假日的限制，利用信息管理系統(tǒng)可很好地指導(dǎo)制定藥品購買計劃，有效地追蹤藥品的流向，極大地降低失誤率，從而增加服務(wù)質(zhì)量。因此實現(xiàn)化學(xué)藥品信息化管理是必要的。

[1] 王轉(zhuǎn)莉. 淺探化學(xué)試劑庫房信息化管理的必要性[J]，價值工程. 2012.（23）.252～253