Excel工作表在醫院藥品庫存數據管理中的應用

蘇永立

Excel工作表在醫院藥品庫存數據管理中的應用

蘇永立

目的 規范藥品帳物管理，提高工作效率及準確性。方法 利用Excel工作表的排序、篩選、分類匯總、Vlookup函數、&鍵、選擇性粘貼等功能，補充醫院信息系統不足。結果 實現我院藥品采購計劃由“藥庫的以出定入”為“全院的以銷定入”，使藥品采購更加科學、規范，減少了藥品積壓、滯銷，提高了工作效率；同時對全院藥品使用情況進行分析，及時發現、解決藥品帳物管理中存在的問題。結論 利用Excel工作表可進一步規范醫院藥品采購、庫存管理，提高工作效率。

Excel工作表；藥品；數據管理

我院信息系統已使用多年，雖然能實現藥品的一些回顧性查詢、分析功能，但由于醫院信息系統（HIS）的開發設計存在一定的局限性，不能滿足醫院藥品管理的需求[1]。為促進藥品管理的不斷提升，藥學部堅持每月盤點，以HIS為基礎，利用Excel工作表強大的計算、分析功能，實現了藥品的數據管理，取得了一定的成效，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 每月藥品數據采集 從HIS系統導出當月相關數據，包括上月末各藥房與藥庫盤點庫存表、本月末各藥房與藥庫盤點庫存表、本月各藥房從藥庫領藥明細表、本月各藥房銷售明細表。要求格式統一，內容包括藥品編碼、藥品名稱、規格、劑型、最小單位、轉換系數、包裝單位、數量、進價、售價、生產廠家。

1.2 利用Excel工作表將采集數據加工為藥品信息匯總表 創建藥品信息匯總表，將采集數據內容“復制”到藥品信息匯總明細表中，調整采集數據信息與匯總表結構一一對應；在“藥品名稱”前插入一列，利用“&鍵 ”將藥品名稱與規格合并填充為“藥品名稱&規格”，保證每一種藥品信息的唯一性，按“藥品名稱&規格”排序；利用Vlookup函數將匯總表中除數量之外的單元格信息進行一一填充；利用“分類匯總”，以“藥品名稱&規格”為分類字段，進行匯總；將“數量”與“藥品名稱&規格”列之外的內容選擇“插入單元格”下移一行；利用“復制”與“選擇性粘貼”中“數值”將匯總表粘貼至一個新的Excel工作表中；采用“自動篩選”對表中分類匯總結果進行取舍，即得出最終藥品信息匯總明細表。

1.3 藥品信息匯總表的應用 ①藥品采購計劃的生成：假如要求醫院所有藥品存量保證使用2個月，計劃數量=各藥房銷售之和×2－各藥房與藥庫盤點之和，通過人為適當調整即生成藥品采購計劃表；②利用Excel工作表計算的強大功能，可以計算出每種藥品當月實際銷售與實際消耗差異，通過“排序”功能，及時發現賬物不符的藥品，并進行分析，做出決策，杜絕藥品管理漏洞；③各藥房可利用藥品信息匯總表中關于本藥房的藥品信息，對本單位當月藥品使用情況進行分析，驗證日常管理效果，及時調整管理策略。

2 結果

通過近兩年的實踐證實，利用Excel工作表在藥品采購中采用“以銷定入”，實現了醫院藥品總量的有效控制，降低了醫院藥品總庫存量，減少了藥品積壓與過期，每月近效期藥品品種由原來的50種左右減少至現在的10種以下，近效期藥品金額降至原來的10%～20%，使近效期藥品管理變得簡單、有序；由于采購計劃考慮周到，減少了采購次數，補充采購計劃由原來的每月10次減少至現在的1～3次，補充采購計劃金額降至原來的30%以內，提高了工作效率，使整個藥品供應環節更加順暢；每月及時對藥品的庫存、銷售情況進行分析，易發現藥品管理存在的問題，特別是藥品的流失、調換等，利于促進藥品帳物管理方法的改進。

3 討論

HIS大都是通過藥庫藥品庫存設定上下限的辦法[2-3]，預警并確定采購計劃數量，或是通過藥庫某一時間段發放藥品數量確定藥品計劃數量，由于各藥房庫存量采購員并不清楚，導致有些藥品藥房可能存量較大，但藥庫存量少，采購后藥品積壓；也有可能是藥庫雖然有一定數量的庫存，藥房存量很少，不能滿足藥房1個月的需求，不得不做出補充采購計劃，甚至出現藥品缺貨。通過以上方法使各藥房藥品存量與近期銷售情況清晰可見，避免了藥品采購的盲目性，保證了藥品計劃量的準確性，減少藥品積壓過期與計劃不周造成的藥品斷檔，同時有效降低了醫院藥品總庫存，在降低藥品管理成本與付款壓力方面的積極作用更為明顯，實現了“以銷定入”的科學管理手段。

河南省洛陽東方醫院為擁有1 100張床位的三級綜合醫院，在用藥品1 400余種，以往雖然采取每個藥架固定到人的方法，每月對6個月內失效藥品進行統計、匯總、反饋、處理，耗費很大精力，但仍有部分藥品以過期告終，多數原因歸結于采購環節，故從采購環節抓起不失為一個可行有效的管理辦法。

綜上所述，該方法適用于HIS系統不能滿足需求的醫療機構藥品管理，操作簡單、實用，只要充分利用Excel工作表函數，設計好操作思路，均能達到預期的效果。

[1] 曾明儀,黃春.Microsoft Excel工作表在醫院藥品管理中的應用[J].中國藥房,2009,20(1):43-43.

[2] 袁進,李賢文,季波,等.醫院藥房庫存管理中藥品上下限設定及影響因素探討[J].中國藥房,2005,16(13):984-984.

[3] 汪榮軍.解決醫院藥房“缺藥”問題的幾點建議[J].中國藥房, 2006,17(23):1778-1778.

R95

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1673-5846(2014)07-0190-02

河南省洛陽東方醫院，河南洛陽 471003