淺論檔案管理的技術保護

金淑紅

摘 要：檔案在使用過程中效果非常好，同時在使用的時候也要做好檔案的保護工作，這樣才能更好地保證檔案未來的使用效果。在進行檔案保護的時候，傳統的理論受到了很大的沖擊主要是因為現在的檔案大多都是以電子文件的形式出現的，這樣在載體上就發生了很大的變化，對電子文件和紙質檔案進行保護的時候采用的技術是不同的，而且存在著很大的差別，對新的載體形式進行必要的研究，同時在保護技術方面得到更好的發展，才能更好的促進檔案管理工作得到發展。

關鍵詞：檔案管理；保護技術；發展

在科學技術不斷發展的過程中，檔案信息不再以紙質的介質存在，而是出現了電子文件，這種文件在儲存介質上發生了很大的變化，因此，在對檔案進行保護的時候，在保護技術方面要進行很好的發展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護，同時也能更好的實現電子檔案保護技術的發展。

1 載體壽命的差異

紙質檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質有很大的關系，纖維素在一定的條件下非常容易出現水解反應，因此，在進行檔案保護的時候要非常注意環境對紙質檔案的影響，在進行紙質檔案保管過程中對環境進行很好的控制能夠實現紙質檔案的壽命達到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質材料在使用的時候會出現靜電反應，在出現靜電反應以后，會導致磁粉出現脫離的情況，在伸長以后不易恢復。同時，磁粉也非常容易出現磨損和脫落的情況，這樣就會導致電子檔案出現信息無法再現的問題。光盤是利用激光技術來進行信息的存取的，它是一種在激光熱效應作用下能夠產生變化的材料，這種材料非常不穩定，同時也經常會出現一定的問題，也會出現氧化反應，因此，和紙質檔案載體相比，在壽命上比較短。

2 環境條件影響的差異

2.1 溫濕度影響的差異

溫度和濕度的變化對磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對紙質檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現紙張的水解一氧化反應，這樣能夠加速紙張中不利化學成分對紙張影響的速度，同時也會導致紙張中的字跡出現擴散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發生的反應卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質會出現膨脹和收縮的情況，同時，光盤中的一些物質也會受到一定的影響，出現變形，因此，在對紙質檔案和電子檔案進行保管的時候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時間得到延長，同時，濕度和溫度對電子文件和紙質檔案的影響程度也會存在著一定的偏差。

2.2 灰塵影響的差異

灰塵給紙張帶來的危害主要表現在機械的紙張磨損情況，這樣非常容易導致紙張出現粘結的情況，形成紙張霉菌。灰塵也會導致電子文件的載體出現一定的損壞，一般是會出現物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質受到污染或者是出現表面的劃痕，這樣都會導致信息出現損壞的情況。化學損壞是指在灰塵中所含有的化學成分是會導致磁帶、磁盤和光盤出現不同程度的腐蝕，同時也會導致數據出現損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會導致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時會導致數據出現丟失的情況。灰塵對紙質檔案和電子檔案都會產生一定的影響，但是在產生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對紙質檔案的帶來的影響能夠進行補救，但是對電子文件帶來的影響卻是不能進行補救的，這樣會導致很多的信息出現丟失的情況。防止灰塵對電子文件載體進行影響非常重要，這樣能夠更好對電子文件進行保護，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。

2.3 光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙質檔案的危害只要是導致紙質出現水解氧化反應，導致紙張的強度出現降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會出現腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導致電子文件在信息方面出現丟失的情況。光線的變化會導致電子文件載體發生光氧化反應，導致出現文件載體強度下降的情況，同時，紫外線也會導致磁性記錄出現一定的問題。

3 技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸岡素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準ODA/ODLF，IRDS，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換，這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

4 信息保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的。保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

5 結束語

現在，在對電子文件信息進行保護的時候，主要是要避免其出現信息被篡改和盜取的情況，同時也要對其刪除的技術途徑進行保護，可以通過防火墻技術和數據加密技術來對檔案信息進行保護。同時在進行保護的時候要避免出現保護技術采用不合理的情況，這樣對電子文件的保護存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲方式，在對其進行保護的時候要保證其不會出現保護方面的問題，同時要避免出現信息缺失的情況。對影響保護技術的因素要進行很好的分析，這樣能夠更好的在保護技術方面得到更好的發展，同時也能的實現技術的發展。電子文件保護技術要不斷進行發展，這樣才能更好的促進檔案管理技術水平的提高。

參考文獻

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