高校人事檔案管理人員的現狀與對策

莊頊琦

（汕頭職業技術學院,廣東 汕頭 515078）

人事檔案是一個人學習、工作、生活的原始記錄，關系到一個人的事業和政治生命的發展。高校人事檔案有著自身的特點，其重要性表現在兩個方面：一是高校教師大多為社會精英，其人事檔案涉及個人隱私、知識產權，甚至國家機密，若管理不善，傳播出去，影響面較大。尤其是一些明星教師，在傳播媒介相當發達的今天，稍有不慎就會引發群體事件，影響社會穩定。二是人事檔案在高校教職員工的招聘引進、職務晉升、職稱評聘、績效考核等方面發揮著重要作用，一旦出現遺失或造假，后果不堪設想。這些年來有多所高校教師因履歷造假導致學校和個人名聲掃地。

但是，面對如此重要的檔案，一直沒有得到應有的重視，其集中表現在管理人員的選配上。而理論界對此也沒有引起重視，有研究表明，1990-2010年間有關“高校人事檔案”的論文有342篇，其中“隊伍建設、人員素質”為主題的只有六篇，占1.75%。

一、高校人事檔案管理人員的現狀

1.高校人事檔案管理人員年齡兩極分化。筆者曾參與一次高校人事檔案管理人員培訓，與會者呈兩極分化狀態，不是二十幾歲的小姑娘就是五六十歲的老頭老太太，而且老人偏多。這無非基于以下兩種考慮：一是老同志更穩重可靠，更耐得住寂寞，有心思去做一些零零碎碎的工作；二是照顧老同志，人事檔案管理相對而言工作壓力小、強度低。這與安排老年人去圖書館工作是一個道理。

2.高校人事檔案管理人員身心素質偏弱。弱不僅表現在身體上，還反映在能力上。年齡小，常不能安分本職工作，加上經驗不足、經常出錯，而剛熟悉業務就被調走；年齡大了，身體又逐漸變弱，繼而帶來能力上的欠缺。因年紀大，對于新技術的掌握存在一定的困難，對于一些新的檔案管理理念難以接受消化。而一些年富力強者又身兼數職，多處用功，對人事檔案管理這種不能出“成績”的工作自然精力投入不足，嚴重影響了檔案管理水平的提高。

3.高校人事檔案管理人員政治、專業素質較差。現在高校很少有檔案管理專業畢業的人員來擔任此職，多為其他人員兼任。遇有上級檢查或部門意見較大時就安排一些素質較低的人員或招一些臨時工來充當管理員。而這些素質較低、基礎較差的人員又不愿意加強業務學習，導致管理落后于時代的要求。另一些有志于檔案管理的人員，則由于種種原因，得不到培訓進修的機會，對變化了的政策、法規了解不清，政治、專業素質停滯不前。

4.高校人事檔案管理員中“病號”較多。基于檔案管理是一個閑職的理念，許多高校領導安排一些身體出了毛病的人來管檔案，順便養生，常會出現人不在崗的現象；二是犯了錯誤，或者是與領導發生矛盾，被“發配”來管檔案。這類人如能正確對待遭遇還好，如不能，把這么重要的檔案放在他們手里，風險是極大的。如果這些人想報復，在人事檔案上做些手腳，那就萬劫不復。

二、管理人員綜合素質低下帶來的問題

1.服務態度惡劣。檔案管理在大家眼里就像收發室，人員不是兼職就是被發配而來，服務態度自然好不到哪去。人事檔案管理既要面對物（紙質的和電子的），又要服務人，不僅僅是一個保管材料的問題，還有一個服務教職工的問題。許多人認為檔案管理就是收集材料，歸類整理好，不讓丟失就交差了。一旦有人沒能及時上交材料，不是不聞不問，就是大呼小叫，而不是指導協助完善；一旦要提取調閱，似乎動了自己的私產，極不情愿、百般刁難。其實，建立人事檔案的初衷不應當是管制人身，而是服務人生。直到20世紀，高校人事檔案還被當做僅供組織考察的神秘材料，個人無法查閱；或當做限制人員自由流動的一種工具，未經組織批準不得調檔，于是法律訴訟案件隨之而來。新世紀，人才最貴。為了爭奪人才，用人單位已開始靈活處理人事檔案問題，使人事檔案約束人的功效大打折扣，出現了“棄檔”現象。既然時代變了，我們的檔案管理思維也要變，利用檔案整人、困人的思維應摒棄，以人為本，為人服務才是人事檔案管理的宗旨。那么，當有關人員需要提供材料時，只要這個需要是合理合法的，就應及時、熱情、準確地提供服務。有朋友就反映，考研究生時要提供大學時期的成績表，去人事處檔案室復印材料時“門難進、臉難看、事難辦”。

2.管理能力低下。高校人事檔案管理既有傳統文檔收集整理的一面，也有與時俱進，現代化管理、資源開發的一面。面對當前信息技術化時代，不合格的管理人員難以完成高校人事檔案規范化管理的要求。首先是死守實體檔案管理理念，不愿或不會信息化管理，由于對計算機技術的陌生和一些工作軟件操作的未知，檔案不能夠信息化，致使調閱困難。其次是檔案不能規范整理。由于管理人員基本上是業余人員，不懂得規范管理，一些檔案得不到及時有效的處理，有些整理歸檔形式不一，更有甚者檔案亂放，容易遺失或泄密。最后是不會開發人力資源。《干部檔案工作條例》第八條規定，干部檔案管理部門有十項職責。很多檔案管理人員將大量的時間和精力用于檔案的接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認真思考人事檔案工作實質是為了什么。如果熟悉每一個人力資源，利用好、開發好，那對于高校的教學科研工作不無裨益。例如，一個高校的定位，首先要考慮的就是自身擁有的人力資源，這時就需要人事檔案管理人員提供準確的數據。

3.引發風險。讓職業素質低下的人員管理人事檔案會產生以下風險：一是檔案殘缺。由于平時不勤于清理，對于個人的材料以“愛交不交，反正受害的是檔案主人自身”的態度，不及時催繳，致使檔案不全。某高校對人事檔案進行清查時，在1000多份人事檔案中，光缺年度考核者就有近200人次之多。二是檔案丟失。已有的檔案在移交、借閱的過程中違規留在身邊，致使忘記丟失，這已有多個案例見諸報端。大部分檔案具有唯一性，一旦丟失就無法彌補。三是泄露機密。檔案既有個人隱私，也有單位和國家機密，管理不當容易泄露出去，后果嚴重。進入知識經濟時代，知識產權在經濟社會生活中愈發重要，高校人事檔案里就有不少知識產權的信息。四是偽造材料。有些是為了“補全”檔案，有些則是為了達到某些不法目的。近些年，高校掀起反腐高潮，許多偽造的個人履歷表被人揭發出來。檔案不全或虛假檔案會導致組織人事部門在人才引進、職稱評聘、職務晉升、退休定級、工資調整等方面帶來極大的干擾。

三、解決高校人事檔案管理人員存在問題的路徑

其實，高校人事檔案管理是一項富有挑戰性和開拓性的工作。要解決管理人員的問題，可從以下幾個方面著手：

1.提高用人意識。高校領導普遍對人事檔案的管理不夠重視，“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉”。一項不被重視的工作，首先帶來的效應就是：要么沒有專人負責，要么調配一些“老、弱、病、殘”的人員充當。其次是管理人員的績效沒人過問，這就嚴重挫傷了管理人員的工作積極性和創造性。所以，要解決管理人員問題，先解決用人意識的問題，高校領導特別是直接管理的領導要認識到人事檔案管理工作的重要性和挑戰性。思想上有了轉變，行動上就會配備合格的人員。在人員的選擇上，首重政治性，一定要選擇講政治講原則、紀律性強、保密意識高的人擔任，人事檔案事關重大，不得私自傳播信息；其次要耐得住寂寞，人事檔案管理工作整天打交道的就是文字材料，工作枯燥單一，沒有多少姿彩，也拿不出轟轟烈烈的成績。最后要勤苦好學、與時俱進，學習新的法規和技術，管理、開發好檔案，為高校的各項工作提供優質服務。

2.拓寬人員途徑。高校的教職工多則幾千人，少也有幾百人，人事檔案量大，有的高校專門設立檔案館或檔案科（室）。面對數量繁多的材料，而管理崗位非常有限，流動性又大的狀況，高校人事檔案管理應設專崗，配備專人，而且這些管理人員也應視為專業人員，與高校其他系列，如教學、科研等一樣，給予評聘專業技術職稱的機會，這樣就能減少管理人員流失的現象，在穩定現有人員基礎上再想方設法謀求隊伍擴展。人事檔案管理部門應建立縱向通暢的檔案收集渠道，可要求學校二級單位（各院系、部門）指定專人負責，利用學校OA系統或建立工作QQ群，必要時集中培訓，解讀驗收標準，指導材料填寫。發現問題，及時反饋，不至于一個檔案管理員直面幾百、幾千教職工。如每年的年度考核表，各部門有一個代表，這樣材料不致遺失混亂，同時，這個代表有義務對材料的真實性進行核查，提供保證。長此以往，工作系統就建立起來了，大家也能有條不紊、按部就班地進行。在橫向上，可建立全省或全國高校人事檔案管理員工作群，相互交流學習。一些人事檔案管理較為薄弱的學校可聘請專家指導或委托人事代理機構的專業人士聯合處理檔案業務。

3.培養提高素質。人員的素質是可以培養提高的。一是培養人們的檔案法治意識，讓大家意識到造假不僅違法，也害人害己。就檔案管理人員而言，上對組織，下對個人，要在《檔案法》和《檔案工作條例》的框架下制訂切實可操作的制度，規范檔案管理人員的日常業務行為，讓他們有法可依、照章辦事。鑒于高等學校的特點，人事檔案管理人員還要熟悉《高等學校檔案管理辦法》《著作權法》《知識產權法》《高等教育法》《教師法》《教育法》《民法》《保密法》等，在關鍵時刻能有法可依，減少法律糾紛。二是培養檔案管理人員的信息化技能。高校人事檔案管理部門要充分利用高校自身的優勢，開發一套人事檔案管理軟件，實現人事檔案數字化、網絡化，提高工作效率。同時，可以借助掃描儀等電子設備，將原始檔案掃描到計算機中，這樣就不用經常翻閱原始檔案，對實體檔案造成的傷害也可降至最低。三是培養檔案管理人員的開發意識。教職員工是高校的人才寶藏，如果開發得當，對學校的教育事業將起重大的促進作用。例如，某高職院校得知一教師有在企業的工作經歷，人事部門推薦他擔任實訓課程和校企合作項目的負責人，效果非常好。再如，某高校在解決教學用地征地問題上，查閱人事檔案，發現部分教師有相關社會關系，充分發動這些有相關社會資源的教師參與，很快解決了問題。

[1]邢金榮.二十年來高校人事檔案研究論文分析[J].山西師大學學報(社會科學版)，2012（1）:155.

[2]馬麗.對高校人事檔案管理若干問題的思考[J].北京檔案，2012（3）：36-37.