高職院校科技檔案管理與開發(fā)

●馬 景

（寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處，銀川750021）

高職院校科技檔案管理與開發(fā)

●馬 景

（寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處，銀川750021）

高職院校；科技檔案;開發(fā)利用

結(jié)合寧夏地處西北戰(zhàn)略通道的實際和少數(shù)民族地區(qū)的特點，分析了目前高職院校科技檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的管理措施，以更好地為學(xué)院科研教學(xué)的發(fā)展服務(wù)。

重建絲綢之路，加快西北戰(zhàn)略通道建設(shè)，具有戰(zhàn)略性的意義，對職業(yè)人才的培養(yǎng)提出了新的要求。當(dāng)前，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，教學(xué)設(shè)施不斷完善，實訓(xùn)條件不斷加強，如何加強科技檔案的開發(fā)利用，培養(yǎng)適應(yīng)寧夏經(jīng)濟工作發(fā)展的人才的重要性日益凸顯。

1 高職院校科技檔案管理中存在的問題

加強高職科技檔案的整理、編研、綜合管理，能夠科學(xué)設(shè)定專業(yè)人才培養(yǎng)的方向，調(diào)整高職院校與企業(yè)的合作模式，為地方經(jīng)濟、社會發(fā)展提供人才支撐。目前，職業(yè)院校科技檔案管理中還存在很多不完善的地方，比如科技檔案管理意識薄弱、科技檔案管理內(nèi)涵缺失等。

1.1 科技檔案管理意識薄弱

科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究和實踐的直接記錄，是文化活動的客觀反映。隨著生產(chǎn)力水平的不斷發(fā)展，有的民族工藝技術(shù)和產(chǎn)品必將逐步退出歷史的舞臺，建立相應(yīng)的科技檔案，用最新的科技手段進行記錄發(fā)掘，建檔留存，是傳承和保護民族文化遺產(chǎn)最有力的措施，但是，科技檔案管理意識薄弱阻礙了這一機制的發(fā)展。科技檔案管理意識薄弱主要體現(xiàn)在三個方面：一是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層檔案意識淡薄，不重視科研檔案管理；二是科技檔案管理部門對具有民族特色和區(qū)域特色的科研成果的歸納整理工作不夠深入；三是科研管理人員對科研檔案管理不夠重視，不重視過程管理，沒有認(rèn)識到科研檔案整理是科研工作的重要組成部分。

1.2 科技檔案整理缺失內(nèi)涵

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。科技檔案記載著科研項目從申報、立項、中期檢查到結(jié)題驗收和研究成果全過程，這些文字材料有著重要的科研價值，因此，必須保證科技檔案的完整性。［1］但是，現(xiàn)階段很多高職院校都存在科技檔案內(nèi)涵缺失嚴(yán)重的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是缺乏對科研檔案內(nèi)涵的認(rèn)識；二是缺乏對歸檔材料的正確評定，一般性材料多，能夠體現(xiàn)核心科研成果的科研材料少；三是收集整理材料形式單一，不做深入的整理歸納，缺乏科學(xué)性。

1.3 科技檔案管理制度不完善

第一，沒有專門的科技檔案制度。缺乏對科研檔案的正確認(rèn)識，專業(yè)性、系統(tǒng)性缺失，許多院校沒有科研檔案管理制度，科研檔案管理混亂，科研檔案存檔在許多部門，且沒有專門管理部門。第二，科研檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高。從事科研檔案管理的工作人員專業(yè)不對口，很多人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，檔案工作人員后續(xù)教育培訓(xùn)也缺乏。第三，科研檔案工作沒有制度約束。工作隨意性大，借出和歸檔沒有制度規(guī)范，造成部分科研檔案的缺失。科研成果被剽竊也時有發(fā)生。

2 科技檔案管理的應(yīng)對措施

高職院校科技檔案承載著不同專業(yè)的教學(xué)實踐歷程，是在長期辦學(xué)實踐中形成的一本無聲的教材。［2］高職院校科技檔案涉及教學(xué)、管理、技能、服務(wù)等各環(huán)節(jié)，能否有效提高高職學(xué)生的職業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，結(jié)合寧夏的經(jīng)濟環(huán)境，緊密依照寧夏經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃，打造絲路經(jīng)濟帶，加快中阿自由貿(mào)易區(qū)建設(shè)，直接關(guān)系到寧夏高職學(xué)院人才培養(yǎng)的質(zhì)量和院校自身的生存與發(fā)展。因此做好高職院校科技檔案管理工作是很有必要的，具體應(yīng)做到以下幾個方面。

2.1 明確高職院校科技檔案的管理范圍

科技檔案記載著科研項目申報、立項、中期檢查、結(jié)題驗收和研究成果的全過程。分年度，按照項目類別，從項目申報書開始，到立項文件、中期檢查報告書、結(jié)題申請書，再到研究成果、分門別類、歸納整理。

2.2 強化高職院校科技檔案管理意識

高職院校科研檔案管理工作有重要的意義：一是憑證價值，科研項目申報書中的經(jīng)費預(yù)算，是今后科研經(jīng)費使用的重要依據(jù)，也是教師評定職稱的重要支撐材料；二是情報價值，科研項目成果中蘊含著科技信息，尤其是一些發(fā)明、專利；三是歷史價值，科研檔案是對科研工作的過程證明，對于查證工作有重要意義。

2.3 注重科研檔案收集的完整性、真實性

職業(yè)教育的特點就是要求學(xué)生對所學(xué)專業(yè)有一個全面的認(rèn)識，對工藝流程有充分的了解，具有發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力。因此，注重科研檔案收集的完整性、真實性，具有現(xiàn)實意義。

2.4 合理設(shè)置科技檔案管理機構(gòu)

高職科技檔案具有專業(yè)性、多學(xué)科性、分散性和及時性等特點，必須安排專人去收集整理和立卷歸檔，設(shè)立專門的組織機構(gòu)和專職的檔案人員，科技檔案管理機構(gòu)是搞好科研檔案工作的組織保證。實行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

2.5 建立健全科技檔案管理制度

內(nèi)容完整、準(zhǔn)確及成套的科研活動檔案才具有存檔價值。因此，高職院校需建立一套規(guī)章制度，確保科技檔案在保管、借閱、利用過程中做到層層負責(zé)，有條不紊。科技檔案的保管工作需切實做到安全、不遺失、不泄密，定期進行安全檢查。科技檔案的借閱、利用需嚴(yán)格履行簽批登記手續(xù)，歸還時需按規(guī)定步驟仔細查驗是否有遺缺、損毀現(xiàn)象，確保科研教學(xué)服務(wù)機制的運行。［3］

3 科技檔案的開發(fā)與轉(zhuǎn)化

高校科技檔案中的科技信息在科學(xué)研究領(lǐng)域通向生產(chǎn)領(lǐng)域的過程中，起著將現(xiàn)有科技成果轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益、轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的巨大作用。［4］所以，結(jié)合寧夏的民族特色和區(qū)域特色，將科技檔案中有實用價值的技術(shù)信息開發(fā)出來，將具有民族特色的產(chǎn)品推向世界，使科技檔案的價值得以體現(xiàn)。

3.1 提高科技檔案信息的利用率

根據(jù)寧夏經(jīng)濟發(fā)展的趨勢和現(xiàn)狀，改革服務(wù)方式，更新服務(wù)觀念。檔案部門不能僅停留在對檔案的實體管理，也不能安于現(xiàn)狀，必須改變單一的查找借閱利用方式，創(chuàng)新科技檔案信息的借閱方式，推動檔案信息的開發(fā)利用。另外，相關(guān)工作人員應(yīng)該努力提高自身的知識水平和管理能力，以人為本、與時俱進，樹立一種創(chuàng)新的、主動提供服務(wù)的新觀念。

3.2 提高科技檔案檢索的查全率、查準(zhǔn)率

高職院校檔案部門要逐步建立各類檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄工作的工作方式，逐步適應(yīng)采用計算機代替人工編制目錄，這樣才能極大地提高檢索的查全率、查準(zhǔn)率，幫助查閱者方便快捷找到所需資料。利用新技術(shù)、新觀念強化現(xiàn)代化管理是搞好高職院校科技檔案信息資源開發(fā)利用的有效手段。

3.3 加強科技檔案科技平臺建設(shè)

要想實現(xiàn)檔案信息資源的快速共享，必須加強科技檔案科技平臺建設(shè)，推進高校檔案信息管理的系統(tǒng)化。一是運用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快檔案資料的傳輸效率，建立一套完整的操作簡便的自動化檔案檢索系統(tǒng)，真正實現(xiàn)文檔一體化和資源共享。二是要確保檔案的安全性、保密性，構(gòu)建高校檔案管理安全系統(tǒng)，對信息內(nèi)容進行加密處理，依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，分級管理，按需查閱。

科研檔案管理工作是澤被后世的工作，對于總結(jié)科研管理工作有重要的意義。在信息公開背景下，高職院校的檔案服務(wù)必須與時俱進，提高自身素質(zhì)和服務(wù)能力，在工作中不斷探索研究，逐步完善。

［1］陳永新．談科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用［J］．安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2005（4）：112－114.

［2］秦愛紅，季鳳云．淺談檔案信息的開發(fā)和利用［J］．中國科技信息，2006（20）：182－183.

［3］陳作明．科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)［M］．北京：檔案出版社，1989.

［4］王傳宇．科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)（修訂本）［M］．北京：中國人民大學(xué)出版社，1998.

G278.5

B

1005－8214（2014）12－0125－02

馬景(1956－)，男，寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院科技開發(fā)處館員，研究方向：檔案管理。

2014－05－10［責(zé)任編輯］劉丹