高職院校科技檔案管理與開發

●馬 景

（寧夏職業技術學院科研處，銀川750021）

高職院校科技檔案管理與開發

●馬 景

（寧夏職業技術學院科研處，銀川750021）

高職院校；科技檔案;開發利用

結合寧夏地處西北戰略通道的實際和少數民族地區的特點，分析了目前高職院校科技檔案管理中存在的問題，提出相應的管理措施，以更好地為學院科研教學的發展服務。

重建絲綢之路，加快西北戰略通道建設，具有戰略性的意義，對職業人才的培養提出了新的要求。當前，隨著高職院校辦學規模不斷擴大，教學設施不斷完善，實訓條件不斷加強，如何加強科技檔案的開發利用，培養適應寧夏經濟工作發展的人才的重要性日益凸顯。

1 高職院校科技檔案管理中存在的問題

加強高職科技檔案的整理、編研、綜合管理，能夠科學設定專業人才培養的方向，調整高職院校與企業的合作模式，為地方經濟、社會發展提供人才支撐。目前，職業院校科技檔案管理中還存在很多不完善的地方，比如科技檔案管理意識薄弱、科技檔案管理內涵缺失等。

1.1 科技檔案管理意識薄弱

科技檔案是科學技術研究和實踐的直接記錄，是文化活動的客觀反映。隨著生產力水平的不斷發展，有的民族工藝技術和產品必將逐步退出歷史的舞臺，建立相應的科技檔案，用最新的科技手段進行記錄發掘，建檔留存，是傳承和保護民族文化遺產最有力的措施，但是，科技檔案管理意識薄弱阻礙了這一機制的發展。科技檔案管理意識薄弱主要體現在三個方面：一是學院領導層檔案意識淡薄，不重視科研檔案管理；二是科技檔案管理部門對具有民族特色和區域特色的科研成果的歸納整理工作不夠深入；三是科研管理人員對科研檔案管理不夠重視，不重視過程管理，沒有認識到科研檔案整理是科研工作的重要組成部分。

1.2 科技檔案整理缺失內涵

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。科技檔案記載著科研項目從申報、立項、中期檢查到結題驗收和研究成果全過程，這些文字材料有著重要的科研價值，因此，必須保證科技檔案的完整性。［1］但是，現階段很多高職院校都存在科技檔案內涵缺失嚴重的現象，主要體現在以下三個方面：一是缺乏對科研檔案內涵的認識；二是缺乏對歸檔材料的正確評定，一般性材料多，能夠體現核心科研成果的科研材料少；三是收集整理材料形式單一，不做深入的整理歸納，缺乏科學性。

1.3 科技檔案管理制度不完善

第一，沒有專門的科技檔案制度。缺乏對科研檔案的正確認識，專業性、系統性缺失，許多院校沒有科研檔案管理制度，科研檔案管理混亂，科研檔案存檔在許多部門，且沒有專門管理部門。第二，科研檔案從業人員素質不高。從事科研檔案管理的工作人員專業不對口，很多人員沒有經過專業培訓就上崗，檔案工作人員后續教育培訓也缺乏。第三，科研檔案工作沒有制度約束。工作隨意性大，借出和歸檔沒有制度規范，造成部分科研檔案的缺失。科研成果被剽竊也時有發生。

2 科技檔案管理的應對措施

高職院校科技檔案承載著不同專業的教學實踐歷程，是在長期辦學實踐中形成的一本無聲的教材。［2］高職院校科技檔案涉及教學、管理、技能、服務等各環節，能否有效提高高職學生的職業能力和職業素質，結合寧夏的經濟環境，緊密依照寧夏經濟發展規劃，打造絲路經濟帶，加快中阿自由貿易區建設，直接關系到寧夏高職學院人才培養的質量和院校自身的生存與發展。因此做好高職院校科技檔案管理工作是很有必要的，具體應做到以下幾個方面。

2.1 明確高職院校科技檔案的管理范圍

科技檔案記載著科研項目申報、立項、中期檢查、結題驗收和研究成果的全過程。分年度，按照項目類別，從項目申報書開始，到立項文件、中期檢查報告書、結題申請書，再到研究成果、分門別類、歸納整理。

2.2 強化高職院校科技檔案管理意識

高職院校科研檔案管理工作有重要的意義：一是憑證價值，科研項目申報書中的經費預算，是今后科研經費使用的重要依據，也是教師評定職稱的重要支撐材料；二是情報價值，科研項目成果中蘊含著科技信息，尤其是一些發明、專利；三是歷史價值，科研檔案是對科研工作的過程證明，對于查證工作有重要意義。

2.3 注重科研檔案收集的完整性、真實性

職業教育的特點就是要求學生對所學專業有一個全面的認識，對工藝流程有充分的了解，具有發現問題、分析問題、解決問題的能力。因此，注重科研檔案收集的完整性、真實性，具有現實意義。

2.4 合理設置科技檔案管理機構

高職科技檔案具有專業性、多學科性、分散性和及時性等特點，必須安排專人去收集整理和立卷歸檔，設立專門的組織機構和專職的檔案人員，科技檔案管理機構是搞好科研檔案工作的組織保證。實行集中統一管理，統一提供利用。

2.5 建立健全科技檔案管理制度

內容完整、準確及成套的科研活動檔案才具有存檔價值。因此，高職院校需建立一套規章制度，確保科技檔案在保管、借閱、利用過程中做到層層負責，有條不紊。科技檔案的保管工作需切實做到安全、不遺失、不泄密，定期進行安全檢查。科技檔案的借閱、利用需嚴格履行簽批登記手續，歸還時需按規定步驟仔細查驗是否有遺缺、損毀現象，確保科研教學服務機制的運行。［3］

3 科技檔案的開發與轉化

高校科技檔案中的科技信息在科學研究領域通向生產領域的過程中，起著將現有科技成果轉化為經濟效益、轉化為生產力的巨大作用。［4］所以，結合寧夏的民族特色和區域特色，將科技檔案中有實用價值的技術信息開發出來，將具有民族特色的產品推向世界，使科技檔案的價值得以體現。

3.1 提高科技檔案信息的利用率

根據寧夏經濟發展的趨勢和現狀，改革服務方式，更新服務觀念。檔案部門不能僅停留在對檔案的實體管理，也不能安于現狀，必須改變單一的查找借閱利用方式，創新科技檔案信息的借閱方式，推動檔案信息的開發利用。另外，相關工作人員應該努力提高自身的知識水平和管理能力，以人為本、與時俱進，樹立一種創新的、主動提供服務的新觀念。

3.2 提高科技檔案檢索的查全率、查準率

高職院校檔案部門要逐步建立各類檔案資料目錄數據庫著錄工作的工作方式，逐步適應采用計算機代替人工編制目錄，這樣才能極大地提高檢索的查全率、查準率，幫助查閱者方便快捷找到所需資料。利用新技術、新觀念強化現代化管理是搞好高職院校科技檔案信息資源開發利用的有效手段。

3.3 加強科技檔案科技平臺建設

要想實現檔案信息資源的快速共享，必須加強科技檔案科技平臺建設，推進高校檔案信息管理的系統化。一是運用先進的計算機網絡技術，加快檔案資料的傳輸效率，建立一套完整的操作簡便的自動化檔案檢索系統，真正實現文檔一體化和資源共享。二是要確保檔案的安全性、保密性，構建高校檔案管理安全系統，對信息內容進行加密處理，依據電子檔案內容的密級層次，分級管理，按需查閱。

科研檔案管理工作是澤被后世的工作，對于總結科研管理工作有重要的意義。在信息公開背景下，高職院校的檔案服務必須與時俱進，提高自身素質和服務能力，在工作中不斷探索研究，逐步完善。

［1］陳永新．談科技檔案的管理與收集及其開發利用［J］．安徽電氣工程職業技術學院學報，2005（4）：112－114.

［2］秦愛紅，季鳳云．淺談檔案信息的開發和利用［J］．中國科技信息，2006（20）：182－183.

［3］陳作明．科學技術檔案管理學［M］．北京：檔案出版社，1989.

［4］王傳宇．科學技術檔案管理學（修訂本）［M］．北京：中國人民大學出版社，1998.

G278.5

B

1005－8214（2014）12－0125－02

馬景(1956－)，男，寧夏職業技術學院科技開發處館員，研究方向：檔案管理。

2014－05－10［責任編輯］劉丹