Excel軟件在辦公自動化中的有效應用探討

李波

摘 要：Excel軟件作為辦公自動化軟件系統的重要組成部分，其發揮的功能性作用十分明顯。教師研究了Excel軟件在辦公自動化應用中的價值和現況，同時結合Excel軟件具體的操作方法對其使用技巧進行了說明，最后闡述了Excel軟件帶動下的辦公自動化的美好前景。

關鍵詞：Excel軟件；辦公自動化；微軟；計算機

Excel軟件是微軟公司推出的office辦公系列套件的一部分，主要以處理表格數據、數學函數等信息為主體，在社會各行各業中的應用十分廣泛。Excel軟件作為辦公自動化的重要組成部分與推動力量，其應用的范圍與程度一致備受關注。

一、Excel軟件在辦公自動化中的應用現狀與價值

Excel軟件作為一款功能強大的辦公軟件，在各類企事業單位、政府機關、學校及學術機構、工業廠礦、微小企業等辦公及運營過程中都發揮著極為重要的作用。不難發現，Excel軟件自身豐富多彩的應用功能與快捷便利的操作技巧也是其迅速引起關注的重要因素。當前，Excel軟件在辦公自動化中的應用主要呈現出三個特點。首先，眾多企事業單位以及廣泛應用Excel軟件，并將其作為數據處理尤其是財務數據管理的重要工具；其次，作為推動辦公自動化的重要組成軟件，Excel軟件具備強大的分解與拆分功能，可以滿足不同用戶群體的需求，可以為企業發展、財務管理、精細化操作提供全方位的服務，深受各級企業的歡迎；再者，Excel軟件的容量很大，能夠保存與傳輸海量的信息，甚至辦公人士的青睞。綜合來看，當前Excel軟件在辦公自動化過程中扮演著極為重要的角色，而且必將發揮出愈發重要的作用。

Excel軟件在辦公自動化中的推動與引領的作用，體現了新時期企業發展的一個基本方向，即追求辦公、經營與管理的精細化、科學化、標準化。從這個角度看，Excel軟件的最大價值恰恰是軟件應用提供的管理思路與操作內涵，這才是現代企業發展最為核心的要素，也是企業保持長遠競爭力的關鍵所在。所以，Excel軟件代表的操作精神與管理精細化的內涵是其最大的價值所在，亦是其推動辦公自動化趨勢的核心力量。

二、Excel軟件在辦公自動化中的應用技巧探析

前面我們已經提到，在辦公自動化過程中合理應用Excel軟件往往可以實現對數據資料的精細化管理，進而提升企業的整體管理水平，這也是Excel軟件的價值所在。現在，我們不妨以Excel軟件在辦公自動化中的應用細節及技巧為例，對上述問題進行說明。

（1）辦公自動化應用工作表的信息處理。在我們處理的工作表中的大量數據時，有時輸入下面的記錄數據看不到上面的表頭，常常將數據輸錯位置，這時我們可以采用凍結窗格的辦法，將表頭的內容始終顯示在窗口的上面，方法如下：選中表頭下面的一行數據，單擊“窗口”|“凍結窗格”命令，這樣，上面的表頭部分內容就被凍結，下面的數據可以隨意利用滾動條來查看，這樣輸入數據時，表頭部分始終會顯示在窗口的上面，就不至于輸錯位置。

所以，大凡此類的工作表的相關操作是Excel軟件在辦公過程中強大功能的一個體現而已，其廣泛的應用技巧和范圍是當下眾多企業所最需要的。信息的處理、數據的管理與一系列的標準化流程的應用是Excel軟件在辦公自動化中最顯著的特征，也是作為企業管理工具的一個基本優勢。前面我們提到的在企業財務數據管理中Excel軟件的多元化應用，正是基于Excel軟件數學屬性的判別與應用于數據處理的方式。無論Excel軟件的更新如何變化，其對于辦公自動化要求的把握是不變的，這也是未來企業信息化建設的一個主要方向。

（2）數據處理中的刪除操作細則。在企業繁雜的數據處理與管理中，往往出現關于數據刪除方面的工作內容。一旦出現這方面的情況，Excel軟件的優勢就可以立馬顯現出來。Excel軟件具備大批量數據處理的能力，而且可以將其應用于數據的定量、定性的刪除中。當然，數據的大批量刪除如此的快捷、便利，只是Excel工作表諸多功能的一個縮影。借助刪除功能的強大優勢，正好可以反映出Excel軟件在辦公自動化進程中的良好應用前景。

例如在涉及大量數據的刪除工作時，可以采取這樣的步驟。首先打開要刪除空行的工作表，在工作表的數據項最后一列再添加一列，如“刪除空行”列，在該列的下面兩個單元格中分別輸入“1”“2”兩個數字，選中這兩個單元格，拖動下面的填充句柄，一直拖動到數據末尾，這樣就在該列中順序填入了整數。然后單擊“數據”|“排序”菜單項，會彈出一個對話框，在彈出對話框的“主要關鍵詞”中選擇數據表中的除“刪除空行”列以外其他列，排序順序選擇“降序”，單擊“確定”按鈕，這時所有空行都會集中到表的底部，并且都變成相鄰行了，在行標號處選中這些連續的空行，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”，這些空行就都被刪除掉了。再以“刪除空行”列進行重新排序，排序的順序為“升序”，這時數據又恢復成原來的順序，最后將“刪除空行”一列刪除……

三、Excel軟件在辦公自動化應用中的趨勢

現在隨著辦公自動化時代的到來，越來越多的企業將信息化建設與辦公自動化緊密結合起來，這無疑給企業的科學管理和可持續發展帶來了契機。展望未來，辦公自動化的大趨勢是很難逆轉的，而Excel軟件的多元化應用也必將呈現出不同的特色。微軟目前在世面應用最廣的Excel軟件分別為Excel 2003和Excel 2007，而隨著軟件更新的加速和軟件功能的逐漸提升，辦公自動化的未來更加令人期待。

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（遼寧省瓦房店市職業教育中心）