高校人事檔案管理的現代化

吳冬梅

（黃岡職業技術學院 人事處，湖北 黃岡 438002）

高校人事檔案管理的現代化

吳冬梅

（黃岡職業技術學院 人事處，湖北 黃岡 438002）

為實現高校人事檔案管理的現代化，本文對傳統人事檔案存在的弊端進行剖析，提出實現人事檔案管理現代化建議：培養全員檔案意識。提高管理人員的專業素質和業務能力。開放管理，資源共享，主動接受群眾監督。加大資金投入，完善檔案信息化支撐體系建設，使人事檔案更好地為高校教學、管理及各項工作提供優質服務。

人事檔案；高校；管理；現代化；研究

高校人事檔案是高校黨的建設和組織人事工作的重要信息支撐之一，是高校黨的干部工作的基本憑證和公道正派地選人用人的重要依據。因此，檔案工作人員應提高認識，增強責任感和使命感，增強全局意識和服務意識，為提升組織工作滿意度、選人用人公信度、組工干部形象認可度貢獻自己的智慧和力量。

一、傳統人事檔案管理存在的問題

1.觀念上的神秘。過去人事檔案嚴加保密、戒備森嚴，給人一種“神秘莫測”的感覺，檔案資料中的個人資歷、經歷的記載，亦偏重于政治，內容多是套話；且對個人能力及業績的現實資料也沒能及時收集歸檔。人事檔案改革和創新后，仍然過分保密的作法依然存在，致使該歸檔的資料不能及時歸檔，甚至遺漏丟失，不齊全、不完整或不真實，無法在實際工作中發揮其重要作用。

2.管理上的沿襲。由于制度的不健全，檔案人員多為兼職，對資料收集不重視，導致有失真資料的出現。同時，因過去長期處于一種封閉狀態，人事檔案收集審核歸檔制度不完善，加之人員隊伍不穩定，致使人事檔案長期未收集整理，亦無人問津。對于資料方面，亦未審查、核實、嚴格把關，對交來的資料塞入檔案袋了事，使部分資料出現失實甚至有虛假內容，給日后工作帶來諸多麻煩，也降低了其使用價值。

二、高校人事檔案管理現代化的必要性

舉目當今，信息化已成為國際經濟和社會發展的關鍵環節。顯然，高校人事檔案管理的現代化，是適應社會主義現代化建設對高校檔案事業的需求。采用現代科技管理軟件，運用到人事檔案管理工作中，是勢在必行的。只有逐步實現人事檔案工作的現代化，才能更好地為高校教學、管理及各項工作提供優質服務。

1.管理現代化是當前檔案工作的需要。人事檔案工作的發展，有賴于科學技術的使用。實現人事檔案管理的現代化，是當前檔案工作的必需。因此，管理信息化、現代化，是人事檔案管理的必由之路。為此，要將人事檔案的管理重心，從實體管理轉移到信息化管理上來。通過信息統計，對個人業績、政績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系。從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

2.管理現代化是時代發展的需要。隨著干部隊伍的不斷壯大，人才流動的增加，信息復雜性逐步提高。傳統的手工檢索和統計方式，已遠遠不能滿足時代發展的要求，如反映干部個人能力的業績、教師從事教研的成果，業務能力進展、專業特長等收集不全、不及時，使檔案資料不能體現本人個性發展和實際水平的真實記錄，成為陳舊的、靜態的歷史資料；而電子計算機具有高效率的信息處理功能，能實現人事檔案的統計、編目、檢索等方面的現代化，使檔案管理人員從煩瑣的具體手工操作中解脫出來。

三、實現高校人事檔案管理現代化的建議

近年來，高校組織人事部門雖配備了現代化辦公設備，但工作僅停留在打字及簡單數據資料處理上，造成了設備的嚴重浪費。當前仍存在手工處理方式多、電子方式少；原始信息多、加工整理少；孤立分散者多，可共享者少；部門自我服務的多，可向社會提供的少等弊端。若使用人事檔案管理信息系統，即可逐步節省大量人力、物力和財力，實現信息資源共享。因此，必須重視和加強人事檔案信息基礎建設工作，并把此項工作向更深一層的現代化方向發展。

1.培養全員檔案意識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結晶和聘用的依據。一般而言，在具備高深學問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應十分濃厚，然而事實并非如此。許多人認為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠看不到的資料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法，加強干部檔案宣傳，使各級領導、干部群眾，正確認識人事檔案特點、地位和作用，關心并參與檔案工作，自覺收集資料，及時歸檔，促進檔案工作良性發展。

2.增強專業素質，提高業務能力。為適應崗位發展的需要，檔案人員要努力學習黨的建設和組織工作業務，做到應知應會，把熟練掌握檔案管理業務，爭當檔案管理行家里手，作為一種責任，一種追求，加強學習，認真思考，刻苦鉆研，努力在檔案收集歸檔、審核整理、保管保護和開發利用等工作實踐中探索新方法、新途徑、新規律，以改革創新的精神，推動新時期檔案工作創新發展，努力把自己培養成為學習型、研究型、創新型、實干型、復合型的人才，進一步擔負起服務大局、傳承文明的責任，提高檔案管理現代化水平和服務能力。

3.開放管理，資源共享，主動接受監督。昔日人事檔案唯有少數人能看，其實，掀開其面紗，可發現其大部分內容是可以公開的。可以作為一種資源供社會共享，沒有保密的必要。人事檔案內容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、組織評價、學識專長、家庭背景（核心關系）、政治信仰、獎懲激勵、違紀處理、經濟待遇（履職軌跡）和其他類。實際上，可簡分兩大類分別管理，將學識專長部分歸業務檔案，其余歸人事檔案。業務檔案內容是可以公開的，經過整理加工后，即可作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監督了。

4.加大資金投入，完善檔案信息化支撐體系建設。針對高校檔案管理技術相對落后的實際，有計劃、有步驟地加大

投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。高校檔案管理的核心問題，是信息資源庫的建設。因此，信息化建設要抓好三個方面的工作。（1）要建立高校人事檔案信息通用數據庫。實現人事檔案數字化。通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。（2）要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統。高效地利用人事檔案信息通用數據庫中的信息資源，才能將人事檔案的日常管理，通過計算機實現信息化管理。（3）要建設高校人事檔案信息網站。通過網站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

實現高校人事檔案信息的計算機現代化管理，為檔案工作注入了新內容，為更好服務于黨的組織人事工作開辟了新途徑。同時，也進一步推動了高校人事檔案工作的發展。作為人事檔案管理的工作人員，必須切實重視思想政治建設、愛崗敬業，忠于職守，不斷提高業務水平和能力，為促進高校檔案事業的發展作出新貢獻！

[1]王彩云.高校干部人事檔案管理對策[J].內蒙古農業大學學報，2002，（2）.

[2]王曉燕.高校教學檔案管理淺析[J].河西學院學報，2007，（4）.

[3]秦建華.高校檔案管理工作探討[J].機電兵船檔案，2007，（5）.

G717

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1674-9324（2014）04-0018-02

吳冬梅，女，湖北黃岡人，副研究館員，研究方向：高職院校人事檔案研究。