圖書館新生注冊工作方法探究
——以匯文管理系統(tǒng)為例

張玉紅

（鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 圖書館，江蘇 南京 210049）

圖書館新生注冊工作方法探究
——以匯文管理系統(tǒng)為例

張玉紅

（鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 圖書館，江蘇 南京 210049）

面對高等院校招生數(shù)量不斷擴(kuò)充的現(xiàn)狀，高校圖書館如何將新生資料及時(shí)、準(zhǔn)確地注冊到圖書館管理系統(tǒng)，成為開學(xué)這一個(gè)時(shí)段圖書館管理員的重點(diǎn)工作，也是高校圖書館為廣大學(xué)子提供信息服務(wù)最基礎(chǔ)的前提條件。本文以匯文系統(tǒng)為例，介紹了如何采集、整理新生信息，將新生照片的文件名與讀者的條碼號或證件號相統(tǒng)一，批量地將讀者信息導(dǎo)入到圖書館管理系統(tǒng)并加強(qiáng)核對，不斷完善相關(guān)信息，作好個(gè)別調(diào)整工作。并對新生注冊方法進(jìn)行了初步分析和探討。

圖書館；新生注冊；方法

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，高等院校招生數(shù)量不斷擴(kuò)充。這種現(xiàn)狀不僅使各類高等院校迎來了空前的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也給學(xué)校的教學(xué)、管理諸方面帶來了新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。對于高等學(xué)校學(xué)生第二課堂的圖書館來說，如何將新生資料及時(shí)、準(zhǔn)確地注冊到圖書館管理系統(tǒng)，成為開學(xué)這一個(gè)時(shí)段圖書館管理員的重點(diǎn)工作，也是高校圖書館為廣大學(xué)子提供信息服務(wù)最基礎(chǔ)的前提條件。在這方面，各高等院校在圖書館的新生注冊工作方面已經(jīng)積累了很多的經(jīng)驗(yàn)。圖書館管理系統(tǒng)的應(yīng)用普及，使得圖書館工作人員從瑣碎繁雜的手工辦證中解脫出來。事實(shí)上，許多圖書館的管理系統(tǒng)已經(jīng)提供了批量處理讀者信息的功能，但是由于新生相片通常都是從本校招生辦公室或其他途徑獲取的電子圖像資料，其文件名通常是由考生號或是身份證號來命名的，圖書館管理系統(tǒng)往往要求新生照片的文件名要以借書證條碼號或證件號來命名，這就為批量注冊造成了一點(diǎn)難度。本文將以匯文系統(tǒng)為例，介紹如何將新生照片的文件名與讀者的條碼號或證件號相統(tǒng)一，批量地將讀者信息導(dǎo)入到圖書館管理系統(tǒng)并加強(qiáng)核對，不斷完善相關(guān)信息，作好個(gè)別調(diào)整工作。

一、新生圖像信息的采集

采集方式大致有三種：第一種采用分批次現(xiàn)場為新生拍照的方式進(jìn)行圖像采集；第二種請新生以班級為單位上交照片，背面注明姓名、學(xué)號，然后由圖書館統(tǒng)一進(jìn)行掃描處理；第三種向本校招生辦公室或?qū)W籍管理部門索取新生電子檔案獲取圖像資料。由于第三種方式相對便捷、準(zhǔn)確，推薦作為首選，如果遇到存在不清晰等問題的圖像照片，可再采用另外兩種方式進(jìn)行補(bǔ)充。注意：如果采用第一種方式，拍照的時(shí)候就要注意照片的大小，單張照片太大是無法導(dǎo)入到圖書管理系統(tǒng)的，一般從校招生辦公室獲取的照片基本上都符合要求。

二、新生詳細(xì)的信息登記表的來源及整理

采集方式大致有二種：第一種向本校的教務(wù)部門獲取；第二種由學(xué)生所在系、院提供。第一種方式比較全面、快捷；第二種方式比較準(zhǔn)確。如果采用第一種方式可能存在一人兩個(gè)學(xué)號的情況，這時(shí)可向新生所在系、院詢問核實(shí)。以上兩種方式獲得的文件都是Excel表格的方式。接下來將新生資料信息根據(jù)需要稍做修改，即：將新生的姓名、性別、學(xué)號、考生號、所在班級、系院等重要信息整合保存，將家庭住址、準(zhǔn)考證號、高考分?jǐn)?shù)等與辦證無關(guān)的信息刪除。值得注意的是，不管是從教務(wù)部門還是從系院獲取的新生信息登記表基本上都是以班級為單位，也就是一個(gè)班級一個(gè)文件，匯文系統(tǒng)要求導(dǎo)入信息登記表的時(shí)候每次只能導(dǎo)入一個(gè)文件，如果以這樣的方式導(dǎo)入，會浪費(fèi)不少時(shí)間。這里可以將一個(gè)系及至整個(gè)一屆的新生的登記表做成一個(gè)文件，這樣就會節(jié)省時(shí)間，還不會在管理系統(tǒng)里產(chǎn)生過多的文件名。

三、將以身份證號或考生號命名的新生圖像文件改為以證件號或條碼號命名的文件

匯文系統(tǒng)要求讀者的圖像文件名必須與該讀者的條碼號或條碼號一致，這就要求把以身份證號或考生號命名的讀者照片改為以該讀者的證件號或條碼號為命名的文件。如：某新生的考號是13320102490xxx，那么照片文件的文件名為13320102490xxx.JPG，如果該新生的證件號是1301010101，那么就需要把該生的照片文件改名為1301010101.JPG。具體修改方法為：這里以原始“身份證號”和修改后的“證件號”為例，先打開要重新命名的系院的信息登記表和新生照片文件，在新生信息登記表中復(fù)制要修改的新生的身份證號，然后在打開的新生照片的文件里用“搜索”，將復(fù)制的身份證號粘貼點(diǎn)擊搜索按鈕，就可以找到

需要修改的照片，然后再回到新生信息登記表中復(fù)制與身份證號相對應(yīng)的新生的證件號，最后用重新命名的方式將找到的那個(gè)照片的證件號命名為圖像文件名，至此該生的圖像文件名就已完成（以考號命名的文件也是同樣的方法）。

四、將重新命名的新生照片重新排列，并查漏補(bǔ)缺

把所有新生的照片按照上述的方法重新命名結(jié)束后，將全部重新命名的新生照片放在一個(gè)文件夾下，打開文件夾，可在“查看”下拉菜單下找到排列圖標(biāo)，以“名稱”為標(biāo)準(zhǔn)重新排列照片，這樣就可以對照新生的信息登記表檢查一下每個(gè)班級的新生照片是否都已齊全，查漏補(bǔ)缺。

五、數(shù)據(jù)導(dǎo)入

先將修改成一個(gè)文件的新生信息表導(dǎo)入到圖書館管理系統(tǒng)，然后再將修改后的圖像文件導(dǎo)入到管理系統(tǒng)，這里要注意的是導(dǎo)入圖像文件時(shí)首先要設(shè)置文件名的匹配方式，即是與證件號相一致還是與條碼號相一致，也就是與修改后圖像文件名相一致，設(shè)置好后在注冊時(shí)管理系統(tǒng)會自動查找與新生信息相對應(yīng)的圖像文件，這樣才能確保新生注冊順利進(jìn)行。至此整個(gè)新生批量注冊的前期工作基本完成，接下來的注冊工作可以在管理系統(tǒng)注冊模塊的提示下很快就能夠完成。

六、加強(qiáng)核對，不斷完善相關(guān)信息，作好個(gè)別調(diào)整工作

1.注冊工作結(jié)束后，需要加強(qiáng)核對工作。按照教務(wù)部門提供的新生名冊逐一進(jìn)行核對，查漏補(bǔ)缺。發(fā)現(xiàn)重學(xué)號或照片和姓名不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)與教務(wù)部門核實(shí)，必要時(shí)和招辦及新生所在系院聯(lián)系.，及時(shí)予以修改更正，盡量將問題解決在讀者使用之前。

2.流通部工作人員在日常服務(wù)中，應(yīng)加強(qiáng)工作責(zé)任心，發(fā)現(xiàn)證件信息和讀者信息不符、照片和本人不符的情況應(yīng)及時(shí)詢問、匯報(bào)和處理，盡量避免差錯(cuò)出現(xiàn)，以免發(fā)生冒借、代借而工作人員無法分清的現(xiàn)象，否則無形中會增加流通管理難度，也易激化讀者與工作人員之間的矛盾，引起新生對圖書館的整體印象不佳。

新生注冊工作的展開，縮短了辦證周期，方便了讀者，也體現(xiàn)了圖書館“以人為本”的服務(wù)理念，使得圖書館管理向現(xiàn)代化又前進(jìn)了一步。我們學(xué)院幾年來的實(shí)踐工作證明，用以上方法在匯文管理系統(tǒng)中進(jìn)行新生注冊工作，能達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確，提高工作效率之作用。以我院為例，2000余新生的注冊工作，一天時(shí)間就能輕松搞定。應(yīng)當(dāng)注意的是，注冊工作是一項(xiàng)很細(xì)致的工作，除了要求圖書館注冊人員耐心、細(xì)心的工作態(tài)度、熟練的信息操作技能外，還要加強(qiáng)和學(xué)校招辦、教務(wù)、各系院的配合協(xié)調(diào)，因?yàn)榍捌跀?shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性非常重要，這是做好注冊工作最重要的基礎(chǔ)和前提。偶而遇到采集的學(xué)生照片和本人不符，準(zhǔn)考證號有誤、學(xué)號重復(fù)等現(xiàn)象，我們工作人員要認(rèn)真耐心地做好核對工作，同時(shí)盡量減少數(shù)據(jù)輸入時(shí)的手誤現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行查詢更正，共同為學(xué)生們利用圖書館的豐富資源創(chuàng)造有利條件。

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1674-9324（2014）04-0019-02