關于對企業檔案工作科學管理法的探討

孫奇

摘 要：本研究根據企業檔案工作的總結和經驗，提出了用科學管理法指導企業檔案工作的觀點，從領導重視、人員素質、規范檔案工作、創造經濟效益等方面對企業檔案工作科學管理展開了思考，希望能夠對提升企業檔案工作的質量，提高企業檔案工作管理水平有所啟發，是科學管理方法真正落實到企業檔案工作之中，在更有效提升企業檔案工作質量的基礎上，為企業發展和振興提供企業檔案工作方面的支撐。

關鍵詞：企業檔案工作；科學管理法；人員素質；經濟效益；保密工作

1、前言

企業檔案是企業發展的印記，是企業文化和歷史的忠實記錄者，是企業重要信息重要的保存者。當前信息化、網絡化潮流沖擊著企業，也強烈影響企業檔案工作的內涵和外延，特別在企業競爭加劇的情況下，企業更應該發揮檔案管理工作的潛在優勢，挖掘企業和檔案管理工作的內涵和價值，真正形成一個全面的新平臺，實現企業的長遠發展和競爭核心能力的打造。在具體的企業檔案工作中應該獲得各方面，尤其是領導層面的支持，在提高企業檔案工作人員素質的基礎上，以規范的企業檔案工作來提升總體質量，以便形成對企業發展的全力支持。

2、提高領導層對企業檔案工作的重視

首先，領導層重視是取得企業檔案工作進步的基礎，應該通過對企業檔案工作的展示和強化提高領導層對企業檔案工作的重視程度，使其能夠為企業檔案工作投入更多的關注和資金，幫助企業檔案工作解決迫在眉睫的問題，實現企業檔案工作又好又快地發展。其次，領導層的重視對于企業檔案工作者來說是一種鞭策手段，同時也是企業檔案工作的激勵機制，新時期企業領導應該善于利用這一方式，在提升企業檔案工作活力的基礎上，提高企業檔案工作的質量。

3、提高檔案管理人員的綜合素質

人員素質是提升企業檔案工作的根本，是實現科學管理的基本保障，要實現檔案事業快速、協調發展，必須要工企業檔案工作人員的素質入手，通過培養開拓創新型人才提升企業檔案工作的水平，以德才兼備檔案干部隊伍的建設擴大企業檔案工作的基礎，真正實現企業檔案工作人員能力和素質的全面提高。作為一名新時期檔案工作者，要真正使自身的能力和素質得到全面發展，要通過檔案業務知識學習、企業管理科學學習和相關寫作技巧培訓，真正形成企業檔案工作的管理、組織、協調和應用能力，將自身打造為復合型企業檔案工作人才，成為企業檔案工作的先行者和帶頭人。

4、規范企業檔案工作

4.1做好企業檔案工作資料的收集工作

企業檔案歸檔是企業檔案工作的第一步，要保障企業檔案文件材料得到按時收集收齊，應該做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案工作的基礎。這就要求檔案工作者熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，采取各項有力措施，做好企業檔案材料的收集工作，做到檔案工作的“五率”達標，即檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率達標。

4.2做好企業檔案工作的集中管理工作

一個企業的檔案必須集中管理，這是一個基本的原則。本單位的全部檔案，是一個企業最重要的資料，如果分散進行管理，就會造成混亂的局面。此外，集中管理檔案也是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。

5、做好企業檔案的保管和保密工作

現在企業的檔案有兩種：一種是紙質檔案；一種是電子檔案，對這兩種檔案要加強保護和保密工作。首先要做好企業檔案的保護，特別是紙質檔案，保存企業檔案的庫房要防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵，并經常對其進行通風，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；對企業電子檔案也要采取必要的措施，并加強信息保護。企業檔案工作中保密工作也是檔案管理工作中不可缺少的一個必要條件，檔案的借閱必須有審批，否則，任何人不能翻閱檔案。

6、創造企業檔案工作的經濟效益

應該千方百計開發檔案信息和企業檔案工作的經濟效益。如：我們可以對歷年來檔案利用數據分析，通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用。

7、做好企業檔案工作的總結

企業檔案工作需要科學方法作為指引，要加強對檔案工作的全面總結，以強化企業檔案工作重點和要點實現企業檔案工作的科學管理。應該看到企業檔案工作提高是一個長期的過程，要求檔案人員要積極全面對檔案工作的實際，在不斷進行總結的基礎上，形成對企業檔案工作的科學認知，此外，全面地對企業檔案工作進行總結可以起到以團體進步的作用，在細節上和實際上對企業檔案工作進行有效覆蓋，真正能夠對企業檔案工作死角和弱項進行全面曝光，形成對企業檔案工作細節無縫的控制，進而全方位、多角度提高企業檔案工作的質量。

8、結語

綜上所述，企業檔案工作應該應用用科學管理的方法，以領導重視、人員素質、規范檔案工作、創造經濟效益、不斷總結為途徑，全方位實現企業檔案工作的提升。要看到企業檔案工作的專業性和長期性，要抱有信心，從企業檔案工作的細節入手，真正形成企業檔案工作的創新性提高，在科學管理方法全面利用的基礎上，提升企業檔案工作的質量。

參考文獻：

[1]張慶梅.論企業檔案綜合管理[J].江漢石油職工大學學報.1994（01）

[2]姜淑文.企業檔案集中管理的作用[J].繼續教育研究.2002（01）endprint